｢CC｣の人への依頼はNG! わかりやすいメールにするための｢CC｣の使い方

上司に相談したが、あまり親身になってもらえなかった。アドバイスをもらったけれども、それはすでにやっていることだった。せっかく相談したのに残念な思いをした。あるいは期待した答えが返ってこなかった。そんな経験はありませんか。

良いアドバイスをもらうためには、情報を整理して相談相手にわかりやすく伝える必要があります。上司の方は、その情報から問題解決の糸口を見出したり、物事の進め方を決めるための判断材料としたりします。情報を整理してわかりやすく伝える手段として、ビジネスメールは効果的です。ここでは、ビジネスメールで良いアドバイスをもらうための相談の仕方について、ポイントをお伝えしていきます。

｢CC｣は"参考までに読んでおいてほしい人"

メールには、｢宛先(TO)｣｢CC｣｢BCC｣と3つの送り先があります。それぞれ、違いやマナーを把握して使い分けることが大切ですが、｢CC｣のマナーは意外と知られていません。

｢CC｣は、カーボンコピー(Carbon Copy)の略で、"参考までに読んでおいてほしい人"に送るときに利用します。このため、ビジネスメールのマナーとしては、｢CC｣で受け取ったメールには、返信をしなくても失礼ではありません。しかし、このマナーを知らず、｢CC｣でメールを送った人に依頼をするケースがあります。

下記の｢提案書提出日の連絡｣メールサンプルを見てみましょう。

このメールでは、"参考までに読んでおいてほしい人"という意味合いの｢CC｣に設定した｢加藤さん｣に、「〇〇製品対応表を送ってほしい」と依頼をしています。｢加藤さん｣へのメッセージが矛盾していますね。

｢CC｣でメールを送った人への｢依頼｣はNG!

｢CC｣の人は、"参考までに読んでおいてほしい人"ですから、本来はメールを読んでおくだけでよいわけです。ですから、｢CC｣の人に｢依頼をする｣ということは、ビジネスメール上はマナー違反! 依頼をしたいのであれば、｢宛先(TO)｣でメールを送ります。

では、今回の場合は、どうすればよかったのでしょうか。あなたなら、どうしますか? 方法はいくつかありますが、下記のようにメールを2回に分けて送る方法をオススメします。

1.加藤さんを「CC」に入れた｢提案書提出日の連絡｣メールを送る
2.加藤さんを「宛先(TO)」にした、「〇〇製品対応表の送付依頼」メールを送る

上記「1」のメールをCCで加藤さんに送るのはなぜだろう? と思いませんでしたか? 製品対応表を送ってもらうのであれば、上記「2」のメールだけでもよさそうですよね。

今回の例の場合、上記「1」の「提案書提出日の連絡」メールを送り、読んでもらうことで、加藤さんは「なぜ製品対応表を送る必要があるのか」という理由がわかるため、話が早く進み、スムーズに製品対応表を送ってもらえるというメリットがあります。

それでは、それぞれについて具体的なメールサンプルを例に、確認してみましょう。

｢CC｣の人が"スムーズに動ける"メールの送り方

1.加藤さんを「CC」に入れた、｢提案書提出日の連絡｣メールを送る

このメールの目的は、「TO」の鈴木さんに提案書の提出日をお知らせし、「CC」の加藤さんに、提案書の修正のために「〇〇製品対応表」が必要になることを知っておいてもらうことですので、宛先(TO):鈴木様、CC:加藤様でメールを送ります。

このときの内容は、下記のように提案書の提出日連絡のみを記載します。

2.加藤さんを「宛先(TO)」にした、「〇〇製品対応表の送付依頼」メールを送る

このメールの目的は、加藤さんに「〇〇製品対応表」を送っていただくことですので、宛先(TO):加藤様でメールを送ります。

このように2つのメールに分けることで、加藤さんには明確なメッセージが伝わるようになります。

1通目:「参考までに読んでおいてほしい」
このメールを読むことで、加藤さんは、｢提案書の修正には、〇〇製品対応表が必要だ」ということがわかります。

2通目:｢依頼事項に対応してほしい｣
1通目でなぜ製品対応表が必要か理解できているため、依頼に対して必要な〇〇製品対応表をすぐに送ることができます。

いかがでしたでしょうか。1通のメールでまとめる方法もありますが、今回はあえて「メールを分ける方法」をご紹介しました。

メールを2つに分ける大きなメリットは2つあります。

・｢宛先(TO)｣で、「誰に伝えたいと思っているのか」が明確になる
・「件名」で、｢伝えたいこと｣が明確になる

上記の例では、

1通目は鈴木さんに、提案書の提出日を伝えたい
2通目は加藤さんに、〇〇製品対応表を送付してほしい

ということを明確にすることができています。

少し手間に感じるかもしれませんが、加藤さんにとってこの方法がよりわかりやすいメールになります。

メールは、文字だけのコミュニケーション。ちょっと面倒でも、相手にとってわかりやすくお伝えできる方法を選択しましょう。