仕事で使うチャットマナー - 「チャットだけにこだわらない」

今回解説するチャットのマナーは、「チャットだけにこだわらない」だ。これまで解説してきたとおり、チャットはとても便利なコミュニケーション手段だ。そのため、ついついどんなやり取りもチャットで済ませがちになる。とはいえ、コミュニケーションの中にはチャットが向かない場面がある。また、チャットでのやり取りが苦手な人もいる。

• チャットでのやり取りが苦手な人とはどのようなやり取りをすれば良いのか?

チャットが向かない場面は2つ

1つ目は、相手を褒めたり叱ったりフォローしたりするなど、相手の顔を見ながら話す必要があるときだ。文字だけでは、どうしてもキツイ印象を相手に与えてしまい、こちらの温度感が伝わりにくい。また、相手の顔が見られないと、こちらの話がちゃんと伝わっているのか、相手が今どんな気持ちなのかなどを汲み取ることができなくなってしまう。

2つ目は、キックオフミーティングや企画立案など、議題が明確・具体的ではなく、各自思い思いに発言して、場の盛り上がりや空気感の共有が必要なときだ。これをチャットでやると、話がまとまらなかったり、盛り上がりに欠けたりしてしまう。

また、テキストコミュニケーションであるチャットをスムーズに行うためには、文書作成力、読解力がある程度必要になる。しかし、その能力が高くない人が少なからずいるのだ。そういう人と無理にチャットでやり取りをすると、こちらの言っていることが伝わらなかったり、誤解されたり、相手の言っていることが分からなかったりして、かえってコミュニケーションコストが生じることになってしまう。

筆者も以前はチャット原理主義者のようになって、クライアントとのやり取りは全てチャットだけにしようとしたこともあったが、色々と不都合が生じてしまった。

• 筆者とチャットでやり取りすることに不満を示された顧問先企業からの連絡

例えばこれは、筆者とチャットでやり取りすることに不満を示された顧問先企業からの連絡だ。顧問先企業からのフワッとした相談に対して筆者が矢継ぎ早にチャットで質問を投げかけることが続いたところ、音を上げられてしまった。

とはいえ、一度チャットの便利さを知ってしまうと、対面での打ち合わせがどうしても面倒に感じられてしまう。そこで筆者がよく使うのがテレビ会議だ。有名どころだと「Skype」があるが、最近は「zoom」など、相手がアカウントを持っていなくてもテレビ会議グループのURLをワンクリックするだけで参加できるような(しかも無料の)便利なテレビ会議システムがある。

• 筆者から顧問先企業にテレビ会議を提案している場面

例えばこれは、顧問先企業が筆者に相談するにあたり、背景の説明をチャットでまとめることが難しそうだったので、筆者からテレビ会議を提案している。

これまでの記事で解説してきたとおり、チャットは現代のビジネスの場で最も優れたコミュニケーションの手段ではあるが、「チャットだけにこだわらない」、つまり場面や相手によっては「対面」か「テレビ会議」を選択するというのが、チャットのマナーである。