「すみませんでした」は上司に使える敬語? 意味や使い方、言い換えも紹介

「すみませんでした」は謝罪の気持ちを表す敬語表現です。会社の同僚や上司など、日常的な会話の中で比較的よく使われますが、謝罪の程度が重いときには「すみませんでした」は不適切な場合があります。

そこで本記事では「すみませんでした」の意味や使える相手、例文、言い換え表現などを紹介します。英語表現や返答例、「すいませんでした」との違いもまとめました。

「すみませんでした」の意味とは? ビジネスで使うのはおかしい?

「すみませんでした」は、申し訳ないというお詫びの気持ちを相手に説明する時の丁寧な表現です。漢字表記は「済みませんでした」ですが、あまり使われません。

「すみませんでした」は、「すみません」に「でした」が付いた表現です。

「すみません」とは動詞「済む」の連用形「すみ」に丁寧の助動詞「ます」の未然形「ませ」、打ち消しの助動詞「ん」が付いた言葉で、「すまない」の丁寧語にあたります。「済む」には「他人に対して言い訳ができる」という意味があり、否定の言葉を伴って謝罪表現でよく用いられます。

また「でした」は、断定の助動詞「だ」の丁寧な表現「です」の連用形「でし」に、過去の出来事を表す助動詞「た」が付いた表現です。つまり「すみませんでした」は、過去の出来事を謝罪する時によく使われる表現といえます。

「すみませんでした」は、丁寧な表現の助動詞である「ます」や「です」が使われていて、「すまない」を丁寧に表した表現です。ビジネスシーンでもよく使われ、主に社内で使うのに適しています。

ただしあらたまった謝罪を行う場合など、シーンによってはふさわしくない場合もありますので、使い方には注意しましょう。

「すみませんでした」は、使っても問題ないシーンとふさわしくないシーンがありますので、使い方には注意しましょう。

「すみませんでした」は正しい敬語ですので、上司への謝罪にも使える言葉です。下記のように軽い物事に対して、口語表現として使われることが多く、普段から接している上司に使うのは問題ありません。

・思った以上に提出まで時間がかかってしまいすみませんでした。
・急に休んでしまいすみませんでした。

しかし、上司との関係性が遠い場合や謝罪内容が重大なことである場合などは、よりあらたまった表現を使う方が望ましいでしょう。

取引先へ謝罪する場合に、「すみませんでした」を使うのは適切ではありません。

さらに丁寧であらたまった表現である「申し訳ありませんでした」や「お詫び申し上げます」などを使うようにしましょう。

会社の中で仕事をする中で、周りの人に迷惑をかけることは避けられません。口頭で「すみませんでした」と伝えることで、謝罪の気持ちが伝わります。

・今回も結果的に手伝わせてしまいすみませんでした。
・こちらの部署の電話を取らせてしまってすみませんでした。

「すみませんでした」は状況によってはふさわしくない謝罪表現です。そこで、「すみませんでした」のより丁寧な言い換え表現を紹介します。

「お詫び申し上げます」は、公の場で謝罪する場合によく用いられる、あらたまった表現です。取引先や上司に謝罪する場合は、この表現を用いましょう。

・謹んでお詫び申し上げます。
・このたびはご心配をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

「申し訳ございませんでした」は謝罪の際に用いられる「申し訳ございません」に「でした」を付けた表現です。あらたまった謝罪でよく使われます。「大変」を付けると、より意味が強まります。

・お返事が遅れてしまい申し訳ございませんでした。
・このたびは弊社の不手際でご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございませんでした。

謝罪で使える表現を程度別に紹介します。

謝罪の程度	謝罪表現	使える相手
軽	・すみません・ごめんなさい	友人や気心が知れた同僚
中	・お詫びします・失礼しました・すみませんでした	同僚や関係性が近い上司
高	・お詫び申し上げます・申し訳ありませんでした・申し訳ございませんでした	取引先や上司