契約書などと同様、ビジネスにおける公的文書である覚書にはビジネス上の役割があります。覚書とはどのような書類で法的に拘束力があるか、またほかの契約関係書類との違いなど、覚書の基本について見ていきましょう。

覚書とは?

  • 覚書の作り方や注意点を知りましょう

    覚書の作り方や注意点を知りましょう

覚書の内容

覚書は当事者双方が合意した事項をまとめた書面のことで、一般的には契約書の内容を変更した場合などに、変更事項を補足した文書を指します。覚書を作成することで、一から契約書を作成し直さずに契約内容の変更が可能です。

また会社の名称(商号)を変更した際に、名称変更の旨を覚書として残しておくこともあります。

覚書の法的拘束力

覚書の法的拘束力は、事案の状況によって異なります。覚書の内容や覚書が締結された経緯から考え、法的拘束力が生じるものとして「当事者双方の合意あり」とみなされた場合は、法的拘束力を持つと言えます。逆に当事者間に覚書の内容や経緯から鑑みて、法的拘束力が生じるものとする双方合意の意思があったと認められなければ、法的拘束力があるとはみなされません。

覚書とあっても実態が契約書と同等だとみなされた場合は、契約書として取り扱われるケースもあります。また法的拘束力を持つとみなされた覚書の場合、その覚書の法的な位置は契約書の次とされます。

覚書の法的拘束力について気になった場合は内容を精査し、法的な義務が発生するような内容や文言の有無について確認するといいでしょう。

覚書・契約書・念書の違い

「覚書」は契約当事者の合意内容を文書化したり、契約書の記載内容を変更・修正したりするために作成するものです。一方「契約書」は契約前の段階で作成した覚書の内容で正式な契約を締結するため、当事者双方が契約内容について作成する最終的な書類で、覚書・契約書ともに当事者の合意が必要です。

覚書が請負契約に関する内容の場合は、契約書と同等に扱われることもあります。「契約書」という響きは一般的に相手が身構えてしまうようなイメージがあるため、なるべくやんわり取り引き相手方と書面を交わしやすくする方法として、「覚書」のやわらかいタイトルで契約書を作成する場合もあります。覚書が契約書として成立する場合は、契約書と同様に印紙が必要です。

念書は契約を締結する当事者の一方が相手に対して約束事を証明するために提出するもので、双方の合意は必要ありません。また基本的に法的拘束力もありません。

覚書・契約書・念書の違いをまとめると、次の通りとなります。

【覚書・契約書・念書の違い】

書類の種類 作成タイミング 当事者合意 内容 書類所持
法的拘束力
覚書 契約書作成前 あり ・当事者双方の合意事項を書面にしたもの ・当事者それぞれが同一のものを所有
・法的拘束力あり
契約書作成後 あり ・既にある契約書を補足・変更するための文書
・内容的に覚書の実態が契約の基本を定めた内容の場合、タイトルが「覚書」となっていても契約書とみなされる
同上
契約書 契約締結時 あり 契約を交わす当事者双方で、契約を締結するため書かれる最終的な書類 ・当事者それぞれが同一のものを所有
・法的拘束力あり
念書 協議時 なし ・約束事を証明する書類
・約束を守る立場の者が作成、一方的な義務を負う
・法的効力なし
・当事者の一方が、他方当事者に差し入れる
・法的拘束力なし

覚書の書き方

  • 覚書の構成内容を理解しましょう

    覚書の構成内容を理解しましょう

覚書の構成

覚書は基本的に「表題」「前文」「本文」「後文」「覚書作成日」「当事者名・住所」の6つの要素で構成されています。

覚書の構成

表題 「覚書」「○○に関する覚書」など
前文 ・契約内容の要約
・当事者いずれが「甲」で「乙」であるか
本文 具体的な合意内容について
後文 ・当事者同士が合意したことを証明する宣誓文
(必要に応じ)
・該当案件の覚書の部数
・誰が該当覚書を所持者しているか
・必要があれば覚書の効力発生日 など
覚書作成日 該当覚書を作成した日付
当事者名 当事者両名の住所・署名・捺印

当事者名は基本的に当事者本人の自筆ですが、代理人による記名のケースもあります。捺印があることで正式書類として認められます。

覚書を変更・修正する場合は?

契約書の内容を変更する場合に作成する覚書ですが、覚書の内容自体を変更・修正することも可能です。大した修正ではないからと、自己判断で覚書を変更・修正することは厳禁です。

合意がとれたら、覚書同様「覚書を変更・修正する覚書」を作成します。その際、覚書の内容を詳細に書く必要はなく、原則変更・修正すべき内容のみ記載します。この場合も念のため、「覚書に記載している○○について、相違ないことを証明する」など、双方合意していることがわかるように明記しておきましょう。

【覚書を変更・修正する場合に記入すべきポイント】

  • 変更対象となる覚書
  • 覚書を取り交わす当事者社名
  • 変更・修正項目と変更・修正後の内容
  • 覚書作成日、効力発生日
  • 当事者両名の住所・署名・捺印

【覚書の変更文例】
令和2年8月1日付けで、株式会社A(以下「甲」)とB有限会社(以下「乙」)間で締結した○○○○契約書に関する覚書(以下「原覚書」)の一部を、次のように変更する契約を締結する

【覚書の変更文例】
令和2年8月1日付けで、株式会社A(以下「甲」)とB有限会社(以下「乙」)間で締結した○○○○契約書に関する覚書(以下「原覚書」)の一部を、次のように変更する契約を締結する

印紙は必要?

覚書は契約書ではありませんが、覚書の内容が請負契約や売買契約などで、契約金額が1万円以上金額の場合、印紙税の課税文書「2号」にあたり、印紙が必要です。

【印紙税】2号請負に関する契約書の場合

1万円未満 非課税
1万円以上100万円以下 200円
100万円を超え200万円以下 400円
200万円を超え300万円以下 1,000円
300万円を超え500万円以下 2,000円
500万円を超え1,000万円以下 1万円
1,000万円を超え5,000万以下 2万円
5,000万円を超え1億円以下 6万円
1億円を超え5億円以下 10万円
5億円を超え10億円以下 20万円
10億円を超え50億円以下 40万円
50億円を超えるもの 60万円

印紙には消印を押印しましょう。押印がないと印紙額面相当額の過怠税がかかってしまいますので、気をつけてください。また請負契約などであるにも関わらず印紙がない覚書は、印紙税額の2倍との合計金額の過怠税がかかってしまいますので、合わせて注意してください。

覚書に記載される請負金額に応じた印紙が必要ですが、「増加額や減少額」がわかるように記載することで、印紙税を節約できます。

【印紙税節約の例】請負金額が100万円から250万円に変更される場合

記載内容 印紙税
請負金額を2,500,000円にする 1,000円
請負金額を1,000,000円から2,500,000円にする 400円

このときに注意したいのが、増加した際「いくらから増加したのか」が記載されていないと記載金額が契約になってしまうため、その金額相当の印紙が必要になってしまうことです。必ず「いくらからいくらに増加したのか」を記載します。

もし印紙税について迷ったら、自己判断せずに法務部や法務局へ問い合わせましょう。

覚書を作成するポイントと注意点

  • 覚書を作成するポイントをチェック!

    覚書を作成するポイントをチェック!

当事者のどちらを甲乙にすればいい?

覚書や契約書関係では、当事者の名称を簡略化するため「甲・乙」という呼称が使われます。先方と自社、どちらが甲でどちらが乙なのか迷ってしまう人も少なくありません。

「甲」は基本的に力関係が強い方、もう一方が「乙」となります。ビジネス的な立場に置き換えると、基本的には発注側・顧客が「甲」、受注側・自社が「乙」となります。

署名と捺印は不可欠

覚書は法的効力を持つ書面のため、当事者それぞれの署名と捺印が必要です。住所・社名・代表取締役氏名を記載し、氏名横に代表者印を捺印します。また署名は、原則当事者が自らの手で、直筆氏名を記載します。代筆やパソコン入力ではありませんが、捺印があれば代理人の代筆や入力文字でもOKとされるケースもあります。

署名・捺印するということは、覚書の内容をきちんと理解しているということです。まれに覚書の内容はよく読まずに署名・捺印するケースも見受けられますが、内容をきちんと理解せずに覚書を締結してしまうと、後でトラブルになる可能性もあるので気をつけましょう。

必要に応じて効力が発生する日付を記載

覚書の効力は、特段何も効力発生日について記載がない場合は署名と捺印を行った時点から発生します。署名・捺印時点からではなく特定の日付から効力を持たせたい場合は、具体的な効力発生日を明記します。

例:本覚書の効力は、令和2年7月10日より発生する。

  第1条の内容は、令和2年10月1日より効力が発生する。

当事者同士が覚書の内容について合意している旨を記載

覚書は双方合意している前提で取り交わします。そのため必須というわけではありませんが、覚書の内容について双方合意している旨を記載しておくといいでしょう。双方合意していることについて覚書に記載があると、効力がより確実なものになります。

契約内容の変更など、覚書を取り交わすような事案では相手方の合意を得る必要があります。当然のように、該当事案の合意前に覚書を突然渡すと、相手方に不信感を持たれ、心象を悪くするので気をつけましょう。

覚書のテンプレート

  • 覚書はテンプレート化して使うと便利です

    覚書はテンプレート化して使うと便利です

覚書のポイントについて説明してきましたが、覚書はある程度テンプレート化することができます。テンプレートの一例をご紹介しますので、該当案件と照らし合わせながら参考にしてみてください。

覚書

〇〇〇〇株式会社(以下「甲」とする)と有限会社〇〇〇〇(以下「乙」とする)は、甲乙間において以下の事項について合意する。

令和元年10月1日に甲と乙の間で締結した〇〇〇〇契約について、下記のとおり変更する旨を合意し、契約を締結する。

1.第3条の「〇〇〇〇」を「〇〇〇〇」に変更する。

2.第2条の「〇〇〇〇」を「〇〇〇〇」に変更する。

以上本覚書締結の証として2通作成し、甲乙各自署捺印の上1通ずつ保有する。

上記の内容は、令和2年10月1日より効力が発生する。

令和2年7月1日

甲  住所 〇〇県××市~

会社名:〇〇株式会社

代表者氏名:△△ 印

乙  住所 〇〇県××市~

会社名:〇〇株式会社

代表者氏名:△△ 印

以上

まとめ

  • 覚書の作り方と注意点はマスターできましたか?

    覚書の作り方と注意点はマスターできましたか?

覚書とは双方合意の下、契約内容の確認・修正・変更のために作成される書類です。内容によっては法的拘束力を持つ契約書として扱われることもありますので、覚書を作成・締結する場合にはポイントを押さえて内容を十分に吟味したうえで、署名・捺印をしてください。覚書の作成や締結などで迷った場合には、自己判断せず顧問弁護士や法務局などに問い合わせると確実です。