6月29日に、「働き方改革関連法」が可決成立。時間外労働(残業)に初の罰則付き上限規制が導入され、大企業は2019年4月から、中小企業は2020年4月から適用されることになりました。

しかしこれは裏を返せば、一向に残業が減らない、なくならない日本社会の現実が、改めて浮き彫りになったようなもの。一体なぜ残業は発生してしまうのでしょうか。

そこで、さきごろ発行された『プレイングマネジャー「残業ゼロ」の仕事術』(ダイヤモンド社 税込1,728円)の著者で、これまでに働き方改革コンサルティングを約900社以上に提供してきた、ワーク・ライフバランス代表取締役社長の小室淑恵さんに、残業解消にむけた原因と対策について、話をうかがいました。

  • ワーク・ライフバランス 代表取締役社長 小室淑恵さん

残業発生のメカニズムとは

そもそも、なぜ残業は発生してしまうのでしょうか。そこには、日本がこれまでにたどってきた歴史が大きく影響していると、小室さんは言います。

「かつての日本社会にとっては、長時間労働は悪ではありませんでした。1960年代半ばから90年代半ばの日本社会は、人口全体に対する若者の比率が高かった『人口ボーナス期』。こうした、働く人材が無尽蔵にいて、人件費も安く、時間をかけてもコストが利益を上回ることがなかった時代においては、長時間労働は勝つための大事な戦略、短期間に大きく繁栄できる確実なロジックでした。

しかし、今や日本社会の人口構造は完全に変わり、高齢者の比率が上がり続けている『人口オーナス期』の真っ只中。にも拘わらず、人口ボーナス期の戦略を続けていることが最大の問題。働き手が少なく、人件費も高い。そんな中での長時間労働は、一番儲からないパターン、発展できないパターンなのです。

日本は、人口ボーナス期の成功体験が強すぎたのです。ビジネス環境が変わっているのに戦略を切り替えられない企業は、必ず過去に大成功した企業。その記憶が強いので、『おかしいな、これでうまくいくはずなんだけど』と、同じことを何度も繰り返し続けてしまうのです。

このように、今の人口構造には合わない働き方を、当時の大成功が原因で続けてしまっているところが、『残業が発生する、なくならない、社会全体における大きな原因』だと思います」

さらにもう一つ、日本人が過去の働き方から抜け出せない要因として、日本の地理的な環境も影響しているそうです。

「世界的に、まだ人口ボーナス期なのが韓国や中国。一方、すでに人口オーナス期に入っているのがヨーロッパ諸国です。日本がもっと早くからオーナス期の国々を手本にして対策を進めていれば、多くの人を活用し、一人ひとりの労働時間は短いけれども、支え手の数は確保できているという社会を確立できたと思います。

でも、その見本は地理的に遠いヨーロッパにあり、身近なところには、自分たちの過去の手法で成功している中国や韓国がいた。この地理的な関係も、日本がハンドリングを誤った大きな要因でしょう」

残業削減には意識改革

働き方改革を進め、残業を減らしていくためには、トップのコミットは不可欠です。しかし、人事部がいくらトップを説得しても、なかなかその意識を変えることができない企業も少なくありません。その要因として小室さんは、日本における、人口ボーナス期、人口オーナス期という概念の認識度の低さがあると話します。

「人口ボーナス期、人口オーナス期という概念は、世界的にはすでに常識です。しかし日本においては未だ認識度が低い。それはなぜか。今まで日本では、『団塊世代の人々が頑張りやさんだったから高度経済成長ができた』という分析が、一般的な認識としてまかり通ってきたからです。

それを、人口ボーナス期のせい、つまり人口比率が要因といってしまうと、彼らを否定することになってしまいますが、ただこれは、団塊世代の人々、ボーナス期の成功体験を積んだ今の経営者層の人々が、その時期に適切な戦略を行ってきたことの裏づけになるのです。

彼らには、ボーナス期の話からロジカルに伝えていくことが大事。自分たちが間違っていたわけじゃない。ただ単に最後の切り替えが遅かっただけなんだ。今はオーナス期で、『成功した時代と違う』と腹落ちできると、働き方改革は経営戦略なんだという認識に転換できるようになると思います」

トップが働き方改革を経営戦略と位置づけて推進しても、実際の残業を減らすためには、現場の取り組みが最も大切です。現実にはまだそのギャップが大きくあるように思えますが、状況を改善するためのポイントはどこにあるのでしょうか。

「残業は、チーム全員で取り組まないと削減できません。残業は、チームの仕組み、企業の仕組みで発生していることが多いので、一人ひとりが減らすというよりも、チーム全員で問題点を挙げ、解決し続けられる状態を作ることが大切です。そういうチーム、企業になれば、残業時間は継続的に減っていきます」

そうしたとき、大事な役割を担っているのがプレイングマネジャーだと小室さんは話します。

「現場における現実問題として、プレイングマネジャーが、往々にしてプレイング業務に偏りすぎているという状況があります。プレイングマネジャーは、自ら意識してマネジメント業務の時間を増やしていかない限り、何かあると常に自分が火消しに回るという仕事の仕方から永遠に抜け出ることはできません。

今、世の中のチームは、長時間労働をしながら必死になって働く数人と、やる気が出ないその他の人、という構図だらけ。だれかがすごく無理をしてチームのカバーをしている一方で、他の人たちは、自分は頼られていないとモチベーションダウンしています。

残業を減らすためには、チームのみんなが仕事を通じて成長し続けられているという実感を持ち、最も長時間労働だった人も、学びの時間やインプットする時間を持てるような状況にすること、いかにしてそんな好循環を生み出すかが、大きなポイントです。

それには、プレイングマネジャーが意識して自分の仕事の比率を変え、人を育てることや、チームとして目指すべき方向性や戦略をつくるといった、マネジメント業務により注力することが重要です」

  • プレイングマネジャーはマネジメント業務に注力すべきと話す小室さん

残業削減とコミュニケーションアップにつながる「朝夜メール」

チームで残業削減に取り組むにあたり、具体的にはどんなことを行えばいいのでしょうか。小室さんが提案するのは、自社がこれまでにコンサルした900社以上の会社のほぼ全てに導入しているという、「朝夜メール」です。

「朝、その日1日の自分の仕事内容を15~30分単位でブレイクダウンして書き出し、上司同僚にメールで共有する。そして夜、それを振り返って、上司同僚に共有するという手法です。この朝夜メールをつけるだけでも、1~2割の残業が減ってしまうという人が多くいます。

多くの人が、朝夜メールをつける前は、自分の残業は外的要因のせいだと思っているのです。例えば、上司が急に話しかけてくる、会議が多すぎる、資料が多すぎる、システムの動きが遅い、得意先からの突発の問い合わせが多いなど、自分は被害者なんですね。

でも、自分が朝立てた1日の戦略と、夜、実際どうだったかというギャップを見ていくと、そこには、多くの残業が、自分の内的要因、段取りの間違いからきていることに気づくのです。例えば、資料を作り始めてから必要なデータがないことに気づく。

でも、このデータを作る人はもう帰ってしまった。そうなると、この資料はもう今日は完遂できないわけですよね。人からデータをもらわなければならない資料は、朝一番に手をつけなければならなかった。

朝少し手をつけておいて、必要なデータを見極め、発注し、届いたら続きをやる、といった段取りにしていれば、おそらくその資料作りはその日のうちに完遂できたのです。そういったことのしわ寄せが、残業につながってしまうのです。

自分の仕事、大きな塊である仕事を、どのようにブレイクダウンして、それをパズルのように1日の中に当てはめていくか。朝夜メールをつけるとそれが上手くできるようになり、ムダな残業の削減につながります」

しかし、小室さんがコンサルする企業の多くが、始めは、「忙しくて朝夜メールを書いている時間がない」と怒るといいます。でも、これは筋トレと同じ。筋肉が痛くなくなるころには身につき、必ず体質から変わっていくそうです。

「朝夜メールは、慣れてくると5分でできるようになります。そうなると、『ないと気持ち悪くて仕事ができない、一日が見えないのに今までどうやって仕事してきたんだろうと思う』と、導入した多くの企業さんがいいますね。

前日の夜メールを書いた時点で翌日の朝メールができあがっています。今日やれたこと、やれなかったことが明らかになれば、明日やることはほぼ決まってくる。やり始めれば実はそんなに大変なことではないのです」

そしてもう一つ、朝夜メールには大きな利点があると小室さん。

「朝夜メールで一番解消されるのが孤独さです。お互いの仕事を認識しあうことで、今日は一大プレゼンだね。頑張って! といった言葉を掛け合うなど、お互いの誤解が少なくなって仕事がやりやすくなります。

朝夜メールは、管理ツールとか分析ツールだと思われることが多いのですが、実際はコミュニケーションツールなのです。上司や同僚は、始めは特に、いかにチームメンバーのメールに返事をするかが大事なポイントになります」

若手社会人が残業を減らすための考え方

さらに小室さんには、入社5年目未満の若手社会人が残業を減らすための考え方、取り組み方についてもアドバイスをもらいました。

「若手社会人は、残業を減らすことに悩みながらも、時間を減らすことに恐怖を持っている人が少なくないと思います。自分はがむしゃらにやらなくていいのか。若い頃に時間を問わずに仕事をしたから成長したという先輩の話から、『時間をかけないと成長しない伝説』にとらわれていることも多いのです。

確かに、40代以降の世代が若手の頃には、時間をかけて多くの案件数を回すことで熟練性が増し、そのスキルで20年は食べていけるという構造がありました。そういう意味では『若い頃に負荷をかけないと成長しない』というのは真実だと思うのです。

しかし今は、かけるべき『負荷の種類』が違います。当時、時間をかけて行っていた作業は、今はPCのボタン一つで終わってしまう。そこに時間をさくことは、一番やってはいけないことなのです。

今の20~30代の方々は、職場内で多くの案件をこなすことではなく、名刺の通用しない社外のコミュニティに自力で出ていくこと、仕事以外のコミュニティで、職場とは違う常識の情報を収集してくる、そこに負荷をかけることが重要です。

いつかガチンコで戦うであろうAIの進化の方向性、AIに何が奪われて、何が人間に残るのか、人間にしかできない経験判断で勝負していくためには、今どういう能力を磨いておかなければならないのか。そういったことを学ぶ時間を持ち、持ち帰ってくることが大切なのです。

会社は、将来に何も責任は持ってくれませんし、もしかしたら、業界そのものがなくなるかもしれません。目の前の不安を消すために、やみくもに仕事量をこなして時間をかけるやり方では自滅してしまいます。そう考えると、今の時代、自ら学び、業界をまたいだ人脈を持つために時間を使わないと、本質的な生き残りはできないのです。

そんな意識や目標を掲げていさえすれば、朝から真剣にその日のスケジュールを考え、上司にきちんと伝え、残業せずに帰ることはできます。残業を減らすという言い方だと少し小さなことに聞こえるかもしれませんが、そうして自分のインプットを常に絶やさない生活をすることが、若手社員のみなさんには大事だと思います」

企業がイノベーションを起こし続け、勝っていくためには、ダイバーシティが必要。そのダイバーシティを担保するのが働き方であると小室さんは言います。

「働き方改革をやらなければ、ダイバーシティは生まれず、イノベーションにもたどりつけません。イノベーションが起こせない企業は薄利多売になり、残業は増えるけれど儲からないという悪循環に陥ってしまう。今、この国全体を、負のスパイラルが取り巻いています。早く意識を変え、そこから脱し、好循環な社会にしていきましょう」

取材協力

小室淑恵(こむろよしえ)

ワーク・ライフバランス 代表取締役社長
900社以上の企業へのコンサルティング実績を持ち、残業を減らして業績を上げる「働き方見直しコンサルティング」の手法に定評がある。安倍内閣 産業競争力会議民間議員、経済産業省産業構造審議会、文部科学省 中央教育審議会などの委員を歴任。著書に『プレイングマネジャー「残業ゼロ」の仕事術』(ダイヤモンド社)『労働時間革命』(毎日新聞出版)『6時に帰るチーム術』(日本能率協会マネジメントセンター)等多数。「朝メール.com」「介護と仕事の両立ナビ」「WLB組織診断」「育児と仕事の調和プログラム アルモ」等のWEBサービスを開発し、1,000社以上に導入。「WLBコンサルタント養成講座」を主宰し、1,100名の卒業生が全国で活躍中。 私生活では二児の母。