日本は残業がなくならない? 働き方改革コンサルタントの小室淑恵さんに聞

残業削減とコミュニケーションアップにつながる「朝夜メール」

チームで残業削減に取り組むにあたり、具体的にはどんなことを行えばいいのでしょうか。小室さんが提案するのは、自社がこれまでにコンサルした900社以上の会社のほぼ全てに導入しているという、「朝夜メール」です。

「朝、その日1日の自分の仕事内容を15～30分単位でブレイクダウンして書き出し、上司同僚にメールで共有する。そして夜、それを振り返って、上司同僚に共有するという手法です。この朝夜メールをつけるだけでも、1～2割の残業が減ってしまうという人が多くいます。

多くの人が、朝夜メールをつける前は、自分の残業は外的要因のせいだと思っているのです。例えば、上司が急に話しかけてくる、会議が多すぎる、資料が多すぎる、システムの動きが遅い、得意先からの突発の問い合わせが多いなど、自分は被害者なんですね。

でも、自分が朝立てた1日の戦略と、夜、実際どうだったかというギャップを見ていくと、そこには、多くの残業が、自分の内的要因、段取りの間違いからきていることに気づくのです。例えば、資料を作り始めてから必要なデータがないことに気づく。

でも、このデータを作る人はもう帰ってしまった。そうなると、この資料はもう今日は完遂できないわけですよね。人からデータをもらわなければならない資料は、朝一番に手をつけなければならなかった。

朝少し手をつけておいて、必要なデータを見極め、発注し、届いたら続きをやる、といった段取りにしていれば、おそらくその資料作りはその日のうちに完遂できたのです。そういったことのしわ寄せが、残業につながってしまうのです。

自分の仕事、大きな塊である仕事を、どのようにブレイクダウンして、それをパズルのように1日の中に当てはめていくか。朝夜メールをつけるとそれが上手くできるようになり、ムダな残業の削減につながります」

しかし、小室さんがコンサルする企業の多くが、始めは、「忙しくて朝夜メールを書いている時間がない」と怒るといいます。でも、これは筋トレと同じ。筋肉が痛くなくなるころには身につき、必ず体質から変わっていくそうです。

「朝夜メールは、慣れてくると5分でできるようになります。そうなると、『ないと気持ち悪くて仕事ができない、一日が見えないのに今までどうやって仕事してきたんだろうと思う』と、導入した多くの企業さんがいいますね。

前日の夜メールを書いた時点で翌日の朝メールができあがっています。今日やれたこと、やれなかったことが明らかになれば、明日やることはほぼ決まってくる。やり始めれば実はそんなに大変なことではないのです」

そしてもう一つ、朝夜メールには大きな利点があると小室さん。

「朝夜メールで一番解消されるのが孤独さです。お互いの仕事を認識しあうことで、今日は一大プレゼンだね。頑張って! といった言葉を掛け合うなど、お互いの誤解が少なくなって仕事がやりやすくなります。

朝夜メールは、管理ツールとか分析ツールだと思われることが多いのですが、実際はコミュニケーションツールなのです。上司や同僚は、始めは特に、いかにチームメンバーのメールに返事をするかが大事なポイントになります」

若手社会人が残業を減らすための考え方

さらに小室さんには、入社5年目未満の若手社会人が残業を減らすための考え方、取り組み方についてもアドバイスをもらいました。

「若手社会人は、残業を減らすことに悩みながらも、時間を減らすことに恐怖を持っている人が少なくないと思います。自分はがむしゃらにやらなくていいのか。若い頃に時間を問わずに仕事をしたから成長したという先輩の話から、『時間をかけないと成長しない伝説』にとらわれていることも多いのです。

確かに、40代以降の世代が若手の頃には、時間をかけて多くの案件数を回すことで熟練性が増し、そのスキルで20年は食べていけるという構造がありました。そういう意味では『若い頃に負荷をかけないと成長しない』というのは真実だと思うのです。

しかし今は、かけるべき『負荷の種類』が違います。当時、時間をかけて行っていた作業は、今はPCのボタン一つで終わってしまう。そこに時間をさくことは、一番やってはいけないことなのです。

今の20～30代の方々は、職場内で多くの案件をこなすことではなく、名刺の通用しない社外のコミュニティに自力で出ていくこと、仕事以外のコミュニティで、職場とは違う常識の情報を収集してくる、そこに負荷をかけることが重要です。

いつかガチンコで戦うであろうAIの進化の方向性、AIに何が奪われて、何が人間に残るのか、人間にしかできない経験判断で勝負していくためには、今どういう能力を磨いておかなければならないのか。そういったことを学ぶ時間を持ち、持ち帰ってくることが大切なのです。

会社は、将来に何も責任は持ってくれませんし、もしかしたら、業界そのものがなくなるかもしれません。目の前の不安を消すために、やみくもに仕事量をこなして時間をかけるやり方では自滅してしまいます。そう考えると、今の時代、自ら学び、業界をまたいだ人脈を持つために時間を使わないと、本質的な生き残りはできないのです。

そんな意識や目標を掲げていさえすれば、朝から真剣にその日のスケジュールを考え、上司にきちんと伝え、残業せずに帰ることはできます。残業を減らすという言い方だと少し小さなことに聞こえるかもしれませんが、そうして自分のインプットを常に絶やさない生活をすることが、若手社員のみなさんには大事だと思います」

企業がイノベーションを起こし続け、勝っていくためには、ダイバーシティが必要。そのダイバーシティを担保するのが働き方であると小室さんは言います。

「働き方改革をやらなければ、ダイバーシティは生まれず、イノベーションにもたどりつけません。イノベーションが起こせない企業は薄利多売になり、残業は増えるけれど儲からないという悪循環に陥ってしまう。今、この国全体を、負のスパイラルが取り巻いています。早く意識を変え、そこから脱し、好循環な社会にしていきましょう」