ビジネスシーンでは、取引先からの依頼や上司からの指示を受ける場面が毎日のようにあると思いますが、みなさんはどう返答していますか? 今回は、「分かりました」という気持ちを表現する言葉の正しい使い方について調べてみました。

■「了解しました」の意味

「了解」という言葉を辞書で引いてみたところ、「事情を思いやって納得すること」「理解すること」「のみこむこと」という意味のほか、「無線などで通信内容を受け取ったことを表す語」と掲載されていました。後者は、特別な条件下で用いるものなので、一般的なビジネス用語として使われるのは、前者になるでしょう。

「する」の丁寧語が「します」、その過去形が「しました」ですから、「了解しました」=「理解(することが完了)しました」という意味の丁寧語ということになります。

■「了解しました」の正しい使い方

前項で述べたとおり、「了解しました」は丁寧語であって謙譲語ではありません。故に、同僚や目下の人に対して使う言葉であって、取引先や目上の人に使うのは失礼にあたりますので、注意が必要です。では、取引先や目上の人に対しては、どのような言い方が正しいのでしょうか。

■目上の人には「承知しました」を

取引先や目上の人に対して「分かりました」という気持ちを表現するには、「承知しました」がふさわしい言葉とされています。これは、「承知する」という言葉が「わかる(了解する)」の謙譲語だからです。ちなみに、「承知しました」よりも「承知いたしました」とした方がより丁寧に感じるかもしれませんが、「承知する」がすでに謙譲語であることから、「する」を「いたす」という謙譲語に変換せずとも、失礼にあたることはありません。

■「了解いたしました」なら使っても良い!?

「了解しました」は同僚や目下の人に対して使うべき言葉だと説明しましたが、調べてみたところ、「する」の謙譲語が「いたす」であることから、「了解いたしました」であれば、取引先や目上の人に対して使っても、本来問題はないのだそうです。しかしながら、一方で、「了解いたしました」は使うべきではないとされており、多くの企業が、「了解いたしました」よりも「承知しました」の方を使用するよう、指導しています。実際、ビジネスシーンで「了解いたしました」を使っている人が少ないのも、事実です。

目上の人に対しての「了解しました」がNGとされていることで、いつの間にか「了解」という言葉自体が失礼にあたるという風潮が出来上がってしまったのかもしれません。また、そもそも受け取る側が誰であれ、「了解」よりも「承知」の方が良い印象を与えることができるように思います。例えば、部下に「3時までにコピーしておいて」と指示した場合に、「了解いたしました」と返されて怒る人はいないと思いますが、自分が一般客という想定で、「金曜日の夜から2泊でお願いしたいのですが」とホテルに予約の電話を入れた時に、「了解いたしました」と言われたらどうでしょうか。

「了解いたしました」は間違いではないかもしれませんが、相手やシチュエーションによっては失礼な言葉と受け止められる可能性がある以上、ビジネスの世界では使うべきではないとされ、「承知しました」の方を推奨しているのです。端的に言えば、「承知しました」の方が無難だということです。

■「了解しました」「承知しました」の使い方

同僚や目下の人に対して
・「3時までですね。了解しました」
・「了解しました。先方にその旨連絡しておきます」

目上の人に対して
・「承知しました。飛行機の手配はお任せ下さい」

お客さまに対して
・「明日2名様ですね。承知いたしました」
・「承知しました。では、在庫を確認して参ります」

「分かりました」という気持ちを表す言葉はほかにもありますが、相手やシチュエーションによって、その形は変化します。まずは、「了解しました」は同僚や目下の人に、取引先や目上の人には「承知しました」を使うということを、覚えておくと良いでしょう。