仕事以外で問題が多い部下の扱い方

悩み多きビジネスパーソン。それぞれの悩みに効くビジネス書を、作家・書評家の印南敦史さんに選書していただきます。今回は、仕事はできても、それ以外で問題が多い部下や後輩の扱い方に悩んでいる人のためのビジネス書です。

■今回のお悩み
「仕事はできるが、挨拶しないなど、仕事以外で問題が多い後輩に困っている」(47歳男性/事務・企画・経営関連)

• 仕事以外で問題が多い部下の扱い方

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部下や後輩の扱い方についてのご相談は、以前にもお受けしたことがあります。なのに今回また取り上げたのは、いつの時代も、どんな状況下でも、組織が組織である以上、「部下についての悩み」はついてまわるものだから。

つまり、「一度取り上げたからもう扱わない」と済ませられるようなものではない、普遍的なテーマだということ。その証拠に、部下の扱い方についてのご相談は常に寄せられています。

しかも現実問題として、その内容はさまざま。今回のご相談のように「仕事以外で問題が多い」という悩みがあるかと思えば「仕事ができない」部下に頭を抱える人がいたり、いろいろなケースがあるわけです。

そういう意味では、部下が存在する以上、部下についての悩みは避けて通れないものだとも言えそうです。

だとしたら重要なのは、なにが起こっても対処できるだけの基礎体力をつけておくことではないでしょうか?そうすれば、相手がこちらの予想や常識をはるかに上回っているような後輩や部下であったとしても、どうにか対処できるはずなのですから。

部下との信頼関係を構築する3つのポイント

『指示待ち部下が自ら考え動き出す!』(大平信孝 著、かんき出版)の著者は、第一線で活躍するリーダーのメンタルコーチ。会社員時代に自身が部下育成に悩んだことがあるため、その経験を生かし、脳科学とアドラー心理学を組み合わせた「行動イノベーション」という独自の目標実現法を開発したという人物です。

これまで1万人以上のリーダーの部下育成に関する悩みを解決してきた実績を持っているだけでなく、オリンピック出場選手、トップモデル、ベストセラー作家、経営者など各界で活躍する人々をもサポートしているのだとか。

そのような経験に基づき、著者が本書のなかで重要視しているのは、部下との信頼関係を構築することの重要性。根底にあるのは、「『ポジションパワー』で人動かせる時代は終わった」という考え方です。

ひと昔前まで、上司の指示、命令は絶対でした。あらゆる企業はピラミッド型の組織に編成され、トップダウンで意思決定が行われていました。もちろん、現在でも組織の形自体はあまり変わっていませんが、ボトムアップ型の意思決定をする組織が増えていることは間違いありません。 この変化によって、いわゆる「ポジションパワー」の効力がどんどん失われています。「役職」や「肩書き」で人を動かすことが難しくなっているのです。(26ページより)

• 『指示待ち部下が自ら考え動き出す!』(大平信孝 著、かんき出版)

以前のように、「仕事だから」「上司の指示だから」「職務命令だから」と指示に従う部下が減ったということ。つまり、上司という立場で人を動かす「ポジションパワー」ではなく、影響力(信頼関係および実力)で人を動かす「ヒューマンパワー」の時代になったと考えられるわけです。

だからこそ、上司が部下を動かしていくにあたって重要な意味を持つのは、部下との信頼関係を構築すること。ただしそれは決して難しくはなく、次の3つのポイントを押さえるだけでできることだといいます。

ポイント1：相手そのものではなく、「相手の興味・関心」に関心を持つ
ポイント2：共通点を見つける
ポイント3：できていることを「承認」する
(34ページより)

まずポイント1は、相手の興味や関心があることを見つけたら、その話を徹底的に聞くことが重要だという考え方。すると相手は「受け入れてもらえた」と感じ、安心して心を開き、話を聞いてくれた相手を信頼しはじめるというのです。

好きなことや趣味の共通点が見つかると、部下との距離は一気に縮まるもの。人は自分と似たところがある相手に対して親しみを覚え、安心感・信頼感を持つからです。つまり、それこそがポイント2についての根拠。

信頼関係を構築するためには、部下への「承認」が必要。承認とは、「できているところ」を指摘すること。事実を指摘するだけで承認したことになるため、それが信頼関係につながるというのがポイント3の考え方。

この3点を踏まえたうえで後輩や部下と向き合ってみれば、たしかに無理せず距離を縮めていけそうです。

部下のやる気を引き出す「言葉がけ」とは

部下にちょっと厳しいことを言えば「パワハラ上司」と指をさされます。セミナーに出ると、「部下に寄り添いなさい」「過去を責めるのではなく、未来志向で接しなさい」などと習うものの、実際の職場では「さて、どう話せばいいのだろう」と悩むことも多いのではないでしょうか。(「はじめに」より)

こう指摘しているのは、『部下のやる気を引き出すワンフレーズの言葉がけ』(占部正尚 著、日本実業出版社)の著者。30年もの間、マーケティングやロジカルシンキング(論理的な問題解決手法)を、おもなテーマとして研修・セミナー講師として活動してきたという人物です。

管理職向けのリーダーシップ研修やマネジメント研修なども数多く担当してきたといいますが、そんななか、上司と呼ばれる人たちを取り巻く環境が大きく変わってきたことを肌で感じているのだそうです。

• 『部下のやる気を引き出すワンフレーズの言葉がけ』(占部正尚 著、日本実業出版社)

かつては、上司の下で部下が忠実に指示に従っていれば日常業務が無難に進んでいきました。しかし21世紀に入ったあたりから価値観の多様化が叫ばれるようになり、いまや組織内の主役は部下になっているというのです。

そして現在、上司は過去の知識や経験がもはやあまり役に立たないことを感じ、先輩たちを真似して厳しい態度で指導すれば痛い目にあうことも予想できているのだといいます。だから、どう部下と接すればいいのか悩む人が増えているということ。

しかし、そんな時代において重要な意味を持つのが「言葉がけ」。なにかあったとき実際に部下の背中を押すのは、「結果じゃない、チャレンジするかどうかで君の価値は決まるんだ!」というような、理論を超えた上司の力強いひとことである場合が多いというのです。

この力強いフレーズを生み出す基となるのが、アメリカのスポーツ界で生まれた「ペップトーク」です。pepには「元気づける」「励ます」という意味がありますが、ペップトークとは「短時間で相手のモチベーションをアップし、成果を生み出させるショートスピーチのことです。(「はじめに」より)

たとえば今回のご相談内容とも重なる部分があるかもしれませんが、いい加減な姿勢で働いている部下へのワンフレーズとして、著者は次のようなワンフレーズを勧めています。

「未来の自分に誠実であろうよ!」
「君がきちんと取り組めば、仕事の価値と人生の価値が上がるよ!」
(207ページより)

いい加減な部下に対しては、「いまの君は、未来の自分に対して不誠実だよ」と教えてあげるのが本当の優しさだということ。逆に「仕事をなんだと思ってるんだ!」「どれだけ迷惑をかけたと思ってるんだ!」というようなひとことは、心に響かない一方的な指摘となってしまうので注意が必要だとか。

他にもさまざまなタイプの部下に対する適切なひとことが紹介されているので、本書を参考にしてみる価値はあると思います。

指導力をアップさせる「部下ノート」

さて、最後にちょっと変わった一冊をご紹介しておきましょう。その名も『簡単なのに驚きの効果 「部下ノート」がすべてを解決する』(髙橋恭介、望月禎彦 著、アスコム)。

「できるだけ時間と労力を使わずに『できない部下』が『できる部下』に育つような方法を提示できないか」と数多くの上司、部下と触れ合ってきたという著者が、試行錯誤を重ねて生み出したものです。

このノートは、部下の気になった行動や言動を、最低1行ノートに書くだけ。 だらだらと書かずに、1行でいいのです。そして、自分が部下に行った指導も1行書くだけ。おそらく、今までで最も簡単な部下育成法です。(「はじめに」より)

• 『簡単なのに驚きの効果 「部下ノート」がすべてを解決する』(髙橋恭介、望月禎彦 著、アスコム)

簡単なことで、このノートを使って定期的に部下の行動と自分の指導方法をチェックすれば、「どういう伝え方をしたらいいのか」という指導力を常にアップデートできるということ。

短いケースでは1週間で部下に対する見方が変わり、アプローチ法も変化するのだといいます。さらに3カ月間書き続けていると、明確に成果が現れるそうです。

難しいことではないので、本書の指示どおりに試してみてはいかがでしょうか? もしかしたら、劇的な効果を実感できるかもしれません。