電話の折り返しのマナー｜ポイントや例文(ビジネス/就活)、注意点を紹介

ビジネスシーンや就活の必須ツールと言える電話。「大切な電話だったのに、うっかり取り損ねてしまった!」ということもありますよね。折り返し電話をするときには、どんなことに気を付ければいいのでしょうか。

本記事では折り返し電話の基本的なポイントや事前に準備すべきもの、注意点を紹介。ビジネスシーンと就活それぞれの会話例もまとめました。「折り返し電話します」は誤用なのかも記載しています。

電話の折り返しのマナーにおける基本的なポイント

不在着信に気が付いたら、まずは深呼吸。焦っているときほど、失敗してしまうものです。慌ててかけ直す前に、まずは基本的なマナーをさっと確認しましょう。

留守電が残っていないか確認する

不在着信に気が付いたら、留守番電話が残っているかどうかを確認しましょう。もしかしたら相手が都合の悪い時間帯や、連絡方法を指定していることがあるかもしれません。例えば「夕方に」と言われているのに昼ごろにかけてしまったり、「メールで」と言われているのに電話をしてしまったりすると、相手は不信感を抱くかもしれません。

また留守電にある程度の用件が残されているのに、それを聞かずに電話をすると相手は二度手間になってしまいます。留守電を確認して状況を把握し、問い合わせの返答を用意してから折り返しましょう。

もし会社の固定電話にかかってきていて、折り返しするよう伝言された場合は、電話を受けてくれた人に用件や注意点を聞いていないか確認しておきましょう。

できるだけ早く折り返しする

相手から特に時間の指定がなければ、折り返しの電話はなるべく早くするのが基本です。電話を待っている間、相手は仕事が進められずに困っているかもしれません。電話をかけられる状態になったら、すぐに折り返し電話をしましょう。

ただし、常識的に電話をしても良い時間かどうかは考える必要があります。業務時間外やお昼時に電話するのはかえって非常識です。また始業直後や終業直前は相手もバタバタしいているので、電話を控えた方がいいでしょう。

着信に気付くのが終業時間後になってしまった場合は、メールなどで一報を入れ、翌日かけ直すことを伝えるのがおすすめです。

折り返し電話がつながったら、まずは一言お詫びをする

電話がつながったら、まずは電話に出られなかったことを詫びるのがマナーです。最初の電話に出られなかった場合、相手は自分のために2度も時間を割くことになります。丁寧に謝罪をしてから本題に入りましょう。

とはいえ、長々と状況を説明する必要はありません。ビジネスの場で、電話に出られないことはよくあることです。相手もそのことはわかっているはずなので、マナーとして、一言詫びるだけで十分です。

電話を折り返す前に準備しておくこと

ビジネスや就職活動における電話であれば、相手は何か、あなたに確認や相談をしたいことがあるはずです。それにもかかわらずこちらに何も用意がない状態で折り返すと、電話をしながら予定や資料を調べる時間を取ってしまうことになります。

折り返し電話はできるだけスマートに、相手に負担をかけないように済ませるのが理想です。電話をかけ直す前にしておくといい準備について見ていきましょう。

担当者名、電話内容に沿った資料など、必要な情報を手元にそろえる

よほど慣れた相手でない限りは、留守番電話などの情報を基に、電話をかけてきた相手の名前や部署名などの情報を簡単にメモしたものを用意しておくといいでしょう。オフィスへの電話では、折り返した電話を別の人が取ることも珍しくないからです。うっかり言い間違えたりしないように、メモを見て話せば安心です。

また留守電や伝言が無くても、電話をかけてきた相手によっては、用件に関しておおまかな予想がつく場合もあります。共同プロジェクトや提案中の商品については、基本的な資料を手元においた状態で電話をかけましょう。もちろん、留守電などで指定があった場合は、その内容についての資料も用意しておきます。

折り返し電話は、すでに相手を「待たせている」状態です。できるだけスムーズに話が進むよう、準備しましょう。

メモやスケジュール帳を用意しておく

相手から聞かれるのは、既存の仕事のことばかりとは限りません。打ち合わせの日程調整や、新たな依頼を持ちかけられることもあります。そうしたときのために、折り返し電話のときもメモやスケジュール、そしてペンは必須です。

特に就活の場合には、面接の日程や持ち物など、大切な情報が電話で伝えられることもあります。電話はメールと違い、切った後から確認することができません。必ず自分でメモを取り、電話の最後にはポイントを復唱して、行き違いや勘違いのないように努めましょう。

またビジネスシーンでは、相手が知りたいのはあなた個人の情報だけとは限りません。自分のスケジュール帳のほか、会社の休業日などが記されたもの、責任者の予定がわかるものなど、状況によって必要と思われるものを用意するのがおすすめです。

電話の折り返しに関する注意点

ここでは、折り返し電話に関して注意してほしいポイントについて紹介します。

折り返し電話は静かな場所からかける

そもそも電話をかけるときには静かなところで、というのが基本ですが、折り返し電話の場合、急ぐあまりに周囲の様子にまで気を配れなくなることがあります。

例えば電車の中で着信に気付き、駅に着いてからすぐ折り返したら騒々しくて相手の声がよく聞こえなかった、などという状態は避けたいものです。

また資料やメモを用意できる場所でなければ、こちらが落ち着いて電話を続けることができません。こちらの状況は案外電話の向こうにも伝わるものですので、かえって気を使わせてしまうことになります。

折り返し電話は早くかけたいものですが、電話をするのに適した状況でなければ、結局再度電話をかけることにもなりかねません。まずは落ち着いて、静かに電話ができる場所に移動しましょう。

自分が電話をかけて相手が不在の場合に「また折り返し電話します」は間違い

「折り返し」というのは、手紙などに対し、あまり間を置かずに、すぐに返事をすることという意味の言葉です。

そのため相手から電話がかかってきて、それに対して「今は外出中なので、○時に帰社次第、また折り返し電話します」はOKです。

また自分が電話をかけた際に、相手が不在の場合に「折り返しお電話いただけるようにお伝えいただけますか」もOKです。

しかし自分が電話をかけて相手が不在の場合に「また折り返し電話します」は間違いです。この場合、今通話している電話の返事にならないからです。「後ほどかけ直します」などと伝えましょう。

【折り返し電話をする際の一般的な流れと例文】担当者が電話に出た場合

それでは、実際に折り返し電話をかけるときの例文を見ていきましょう。まずは、担当者が折り返し電話に出た場合の例文です。

ビジネスシーンと就活の例をそれぞれ紹介します。折り返し電話をかけるときの参考にしてくださいね。

ビジネスシーン

ビジネスシーンでは、折り返し電話が個人の電話番号ではなく、会社の代表番号や、部署の電話番号につながることがあります。そのときはまず、話をしたい相手につないでもらう必要があります。

用件を尋ねられたら、相手から電話をもらっていたことを述べましょう。なお受付の人には、電話に出られなかったことを謝罪する必要はありません。誰宛てかと用件のみを伝え、相手が出たら謝罪しましょう。

ここでは、折り返し電話が受付につながった場合の一般的な流れを見ていきます。

あなた「お世話になっております。○○社の●●と申します。■■部の▲▲様をお願いいたします」
受付　「はい、▲▲ですね。どのようなご用件でしょうか」
あなた「先ほど▲▲様からお電話をいただきました。そのときは都合が悪く出られなかったため、改めてご連絡を差し上げました」
受付　「承知いたしました。それでは、おつなぎいたします」
担当者「お電話代わりました。▲▲です」
あなた　「○○社の●●です。先ほどはお電話に出られず、失礼いたしました。改めましてご用件を伺いたいのですが、ただ今お時間をいただいてもよろしいでしょうか」

就活

就活生から人事などに折り返しをする場合は、自分の所属大学や学部を名乗ります。相手はたくさんの就活生を担当しています。また、就活生以外にも担当の取引相手がいる場合もあります。

自分が何者で、何の用件で電話をしたのかすぐに伝わるように、まずは情報を開示しましょう。

ここでは、人事部の採用担当者からの電話に折り返しをするシチュエーションでの会話例を見ていきましょう。

あなた「お世話になっております。○○大学■■学部の●●と申します。先ほど採用担当の▲▲様からお電話をいただいたのですが、いらっしゃいますか」
担当者「はい、私が▲▲です。さっきは忙しいときに電話をしてしまい、失礼いたしました」
あなた「いえ、こちらこそお電話に出られずに申し訳ありませんでした。改めまして、ただ今お時間をいただいてもよろしいでしょうか」