ビジネスシーンでは、ほとんどの場合メールにてやり取りを行います。

1日に何十から何百件というメールが来る中で、メールの見逃しや、「確認はしたが、後回しにしていたらうっかり忘れてしまった」という経験をしたことがある方も多いでしょう。

そんな時は、先方に対して真っ先に返信が遅れたことを謝罪する必要があります。

本記事では、最低限のマナーとなる返信が遅れた場合の謝罪メールの書き方や、英語でのメールの書き方について、解説します。

  • メールの返信が遅くならないようにすべきこと

    返信が遅くなった場合に謝るのはビジネスの基本です。謝罪メールを書けるようになっておきましょう

メールの返信が遅くならないようにすべきこと

取引先からきたメールは、なるべく早く返信をすることが社会人としての鉄則です。しかし、ついつい仕事に追われてしまうと、返信が後回しになってしまったり、見落としたりといったミスが起きてしまいます。

まず、そもそもメールの返信が遅くならないようにすべきことを解説します。

メールは決める時間を決めてチェック

メールの返信忘れを防ぐ手段として、メールチェックする時間を決めるという方法があります。仕事に追われると目の前の仕事をこなすのが精一杯で、ついついメールの確認が遅れてしまうことがあります。確認をしても仕事をしながらだと、つい返信を後回しにしてしまいがちです。

そのため、時間を決めてメールの返信をすることをルーティーンにしましょう。おすすめは朝の始業前に、メールを未読のメールをすべて確認することです。始業前であれば仕事に追われることなく、メールを確認することができます。

また確認したメールをもとにその日にどのような仕事をこなすのか、1日の計画を立てることができます。少し朝早く起きる必要がありますが、早起きに慣れてしまえば案外起きられるものです。

仕事に追われてメールの返信を忘れてしまうという方は、一度試してみるといいでしょう。

To doリストを作る

仕事をしていると、「メールは確認したものの返信を後回しにしていたら、いつのまにか返信を忘れてしまった」という経験がある方も多いのではないでしょうか。

また、場合によっては上司に確認をとるまで返信ができないといったケースもあるでしょう。

そんな方におすすめの方法が、To doリストを作るという方法です。

メールを確認し、その時に返信ができない内容だった場合などは、そのメールに返信することをリストに記入しておきましょう。そうすることで、時間が経ってもメールの返信忘れを防ぐことができます。自分のやるべきことが可視化されはっきりするので、仕事の効率を上げたい方にもおすすめです。

出張などでメールの確認ができなかった場合の対処法

出張でしばらく返信ができない場合は、前もってそのことを取引先に伝えるようにしましょう。もしくは、メールの自動返信の設定を行い、今すぐに返信できないことを伝えるようにしましょう。

メールがたまりがちの出張終わりの出社初日は、始業時間よりも前に出社し、先にメールの確認を済ますようにしましょう。

  • メールの返信が遅くならないようにすべきこと

    まずは返信が遅れてしまうことがないよう努力することが大切です

メールの返信が遅くなってしまった場合の返信の仕方

努力したとしても、メールの返信が遅れてしまうことはあります。その際はメールの冒頭にて、返信が遅れたことをお詫びしましょう。

ここでは、相手別やシチュエーション別に、返信が遅れた場合に使用できる、返信メール例文を紹介します。

社外の相手の場合

山田様

お世話になっております。

表題の件に関しまして、返信が遅くなり大変申し訳ございません。

お問い合わせいただいた内容については社内で検討の上、明日までに返信いたします。

よろしくお願いいたします。

メールの返信が遅くなった場合、「ご返信が遅くなり申し訳ありません」と冒頭で述べ、謝罪をしてから本題に入るようにしましょう。返信が遅れた理由を述べるのもいいでしょう。しかし、あまり長く書いてしまうと言い訳がましくなるので、理由を書く場合は短くしましょう。

また、「返信が遅くなり申し訳ございません」以外の表現として「返信が遅くなり、お詫び申し上げます」「お返事が遅くなり、申し訳ございません」などの表現も使うことができます。

社内の相手の場合

山田部長

お疲れ様です。

昨日まで出張で留守にしており、返信が遅くなり申し訳ございません。

掲題のプロジェクトに関しては、本日中にスケジュール表を提出いたします。

提出する際には、改めてご連絡いたします。

よろしくお願いいたします。

「返信が遅くなり申し訳ございません」という表現は、社内向けのメールでも使用することができます。

就活の場合

就職活動中の場合も、社内と同様に「返信が遅くなり申し訳ございません」という表現を使用できます。

ABC株式会社

人事部 山田様

お世話になっております。

返信が遅くなり、申し訳ございません。

一次面接通過のご連絡、誠にありがとうございます。

ご提示いただきました日程にて、二次面接をお願いしたく存じます。

お忙しい中お時間をいただき、ありがとうございます。

当日は、よろしくお願いいたします。

就活の場合、その日のうちにメールを返信するのが基本です。メールの返信が早いほど企業には好印象です。

メールの返信が遅れた場合は理由は述べず、「ご返信が遅くなり申し訳ございません」と謝罪のみしておけばいいでしょう。

  • メールの返信が遅くなってしまった場合の返信の仕方

    「返信が遅くなり申し訳ございません」はどのようなシチュエーションでも使うことができます

海外の取引先への返信が遅くなってしまった場合の返信の仕方

海外の取引先とメールで連絡をとっている場合、時差の関係などでメールの返信が遅れてしまうこともありえますよね。では、英語で「ご返信が遅くなり申し訳ございません」とは、どのように表現すればいいのでしょうか。 ここでは、英語での表現について解説します。

英語での「返信が遅くなり申し訳ありません」の言い方は?

英語での言い方はたくさんありますが、まずはフォーマルな言い方を紹介します。

「Please accept my sincere apologies for this late response.」

「I apologize for this late reply.」

「I am really sorry I was unable to get back to you sooner. 」

これらの表現は、すべて「ご返信が遅くなり申し訳ございません」という表現として使用できます。 すべてフォーマルな表現として使用することができます。

よりカジュアルに表現したい場合は以下のように書くといいでしょう。

「Sorry for late reply」

「Sorry for the delay」

ニュアンスとしては、「返信遅れてごめん」といったものです。友人などに送る場合はこちらの方が自然ですね。

理由なども付け加えるとベター

海外の場合、ただ単に謝罪をするよりもなぜ返信が遅れたのかの理由を述べた方が相手が納得行く場合が多いです。 そのため、謝罪の後にはBecauseで続けるなどして、返信が遅れた理由を付け加え るといいでしょう。

  • 海外の取引先への返信が遅くなってしまった場合の返信の仕方

    英語でもしっかりとお詫びのメールが打てるようになりましょう

返信が遅くなった時は、誠意を見せるメールを!

返信が遅れてしまうことは働いていれば起きることです。 その際に相手に誠意が伝わるようなメールを書くことが最も重要です。 ぜひ「返信が遅くなり申し訳ございません」を使いこなし、誠意が伝わるメールを送りましょう。