催促メールは書き方や送付タイミングなどが難しく、気を遣う人も多いのではないでしょうか。相手への配慮を示しつつ一方では催促しなければならないため、催促メールの書き方には少々注意が必要です。
本記事では、催促メールを出す前のチェックポイント、上手な催促メールの書き方と送付タイミングについて解説した後、状況別の例文を紹介します。リマインドメールや自分が催促メールを受け取ったときの対処方法についても触れていますので、ぜひご活用ください。
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ポイントを確認して催促メールをスムーズに出せるようになろう
ビジネスで催促メールを出す前のチェックポイント4つ
相手に対して催促メールを出す前に、相手が本当にメールを受け取っているかどうかを確認しましょう。4つのチェックポイントを紹介します。
ポイント1. 最初の連絡メールが送信完了できているか
メールを送ったつもりになっていて、実は送信を忘れているケースがあります。下書きフォルダに保存したままになっていないか、送信したメールがなんらかの理由でエラーとなって返ってきていないかを確認しましょう。
ポイント2. 返信メールが迷惑メールフォルダに入っていないか
相手が返信メールを送信していても、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまっている可能性もあります。催促メールを送る前に、迷惑メールフォルダの検索も確認しましょう。
ポイント3. 催促メールを送る直前にも返信メールがないかを確認
催促メールを送る直前に、念のため相手からの返信メールが届いていないかも確認してください。入れ違いで相手が返信している可能性もあるためです。
ポイント4. 入金や宅配便が届いていないかを確認
メール以外のアクションに対する催促、例えば入金や宅配便送付などの場合は、メール送信前にもう一度届いていないかを確認してください。銀行振込の場合、15時に着金する銀行もあります。宅配便は、到着予定の翌日に不在通知が入っていないか確認をしてから催促メールを送信しましょう。
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送信前に相手へ確実にメールを送れているかどうかをチェック
上手な催促メールの書き方と送付タイミング
同じ催促メールでも、書き方によって受け取った相手が抱く印象は大きく変わります。また、メールを受け取るタイミングも重要です。相手の気分を損ねない、上手な催促メールの書き方と、適切な送信タイミングについて解説します。
やんわりした表現を使い、行き違いなどを考慮する
催促メールを受け取るとき、相手は多かれ少なかれ罪悪感を抱きます。その罪悪感に追い打ちをかけるような表現や要件のみを伝えるメールは、相手に大きなプレッシャーを与え、返信しにくい気持ちを抱かせるかもしれません。
相手を追い詰めないように、行き違いなどがあったかもしれない、とワンクッション置いたやんわりとした表現を心がけるようにしましょう。相手を追い詰め過ぎず、配慮した表現の一例を紹介します。
届いていない可能性を考慮した表現
「◯◯の要件でメールを送らせて頂きましたが、お手元に届いておりますでしょうか。」相手の罪悪感を和らげるよう配慮した表現
「何かしらの手違いでメールが届かなかった可能性もあるかと思い、ご連絡を差し上げました。」
「何かしらの手違いでメールが届いておりませんでしたら申し訳ありません。」暗に最初の締め切り日を提示しフォローする表現
「◯◯日が締め切りとなっておりましたがご確認頂いていますでしょうか。」相手のアクションを「お願い」する表現
「お忙しい中大変恐縮ではありますが、〇〇の返信を〇月〇日〇時までにご返信頂けますと幸いに存じます。」
これらの表現を参考として、フォロー内容に即した内容に変更してご活用ください。
伝えるべきことは端的にまとめる
相手への配慮を示した後は、伝えるべきことを端的にまとめましょう。本来の依頼内容と期限を提示し、その後に相手にアクションしてほしい内容と再設定した期限を端的に記載します。先ほどのフレーズを組み合わせて、以下のような形でまとめましょう。
<例>
◯◯の要件でメールを送らせて頂きましたが、お手元に届いておりますでしょうか。◯◯日が締め切りとなっておりましたが、〇〇様からのお返事を確認できておりません。お忙しい中大変恐縮ではありますが、〇〇の返信を〇月〇日〇時までにご返信頂けますと幸いに存じます。
相手へのアクション内容・期限については、箇条書きでまとめてもいいでしょう。
期限を日付だけでなく時間まで設定する
再設定する期限は、日付だけでなく時間まで設定しましょう。より細かい期限を設定したほうが、相手も期限を意識しやすく、アクションをもらいやすくなるためです。
催促メールの基本構成とサンプルフレーズ
催促メールの基本構成について解説するとともに、サンプルフレーズを紹介します。
<フレーズ1. 件名は何の要件かわかるようにする>
基本的に件名は、メールの返信の形にしつつ件名を変えるようにします。例えば以下のような形です。
- 送信したメールの件名 : 〇〇の件
- 催促メールの件名 : 【ご確認】Re : 〇〇の件
単なる返信の形だけだと、催促メールと気づかれないため、文頭に【】を使って何の要件化を端的に伝えましょう。【入金確認】【送付確認】【回答願い】など、催促内容を端的な表現にすると、催促メールだと気づいてもらいやすくなります。
また、メールの返信にすることで、以前送信した内容が引用の形で本文に残すことも重要です。相手側はいちいち以前のメールを探さなくてもよくなります。
<フレーズ2. 挨拶>
冒頭の挨拶は、通常のビジネスメールと同じような形で構いません。ただ、前回メールを送っていることが前提なので、時候の挨拶などは不要です。
<フレーズ3. 催促のもととなった事項の連絡日時と催促内容>
「◯◯の要件で〇月〇日にメールを送らせて頂きましたが～」という形で、相手への配慮を示す文章の中で、メール送信日と催促内容に触れましょう。最初のメールに添付ファイルがあった場合は、再度添付してファイルを探す手間がないよう配慮してください。
<フレーズ4. 相手に求めるアクションと期限の日時>
すでに一度メールを送っているため、思い出してもらう程度に端的な上限で、相手に求めるアクション期限日時を伝えます。例えば「〇〇の返信を〇月〇日〇時までに」のような形です。
<フレーズ5. 相手への配慮と逃げ道を用意する言葉>
本文の最初の方は、相手に逃げ道を用意するためにも、以下のように罪悪感をできる限り与えない表現を用いましょう。
- 何かしらの手違いでメールが届いておりませんでしたら申し訳ありません。
- 連絡が行き違いでしたらご容赦ください。
- お忙しい中お願いをしてしまい申し訳ありません。
催促内容を伝える文章やメールの締めくくりには、相手の忙しさなどについて配慮する表現を盛り込みましょう。気持ちよく返信してもらえるよう、以下のような表現が適しています。
- お忙しい中お手数をおかけして申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。
- 大変恐縮ですが、ご回答頂けますと幸いに存じます。
催促メールを送付するタイミング
催促メールを送付するタイミングは状況によって少しずつ異なります。よく見られる4つのパターンごとに、催促するタイミングを確認しましょう。
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相手への配慮と同時に催促する事項をわかりやすく伝えることがポイント
<パターン1. メールの返信がこない場合>
メールに返信する形での回答を期待している場合は、期限日の翌日の勤務時間内に送付します。休日をまたぐ場合は、翌営業日にしましょう。終業時間ギリギリでは当日中に返信してもらえる可能性が低くなるので、送信時間は午前中がおすすめです。
<パターン2. 期日までに入金がない場合>
期日までに入金がない場合は、少なくとも銀行の翌営業日まで待ってから催促メールを送りましょう。相手が当日振り込んでいたとしても、銀行によっては翌営業日に入金がずれ込む場合もあるためです。
<パターン3. 期日までに物品や書類が届かない場合>
期日の翌朝、不在票が入っていないか確認してから催促メールを送付しましょう。夜間に配達されていて、当日に届いているのに受け取れなかったという可能性もあるためです。
<パターン4. 期限が長い場合は期限前にリマインドメールを>
最初の連絡時点で期限が長い場合や、相手がよく返信を忘れる場合は、期限前にリマインドメールを送るのも効果的です。リマインドメールにより、相手へ最初の連絡が届いていたかも確認できます。
簡単に回答できるものなら期限の前日、少し手間のかかるものならその手間に応じた期間(1週間程度前)に、リマインドメールを送るようにしましょう。手間のかかるものなのに前日にリマインドを打っても間に合わないため、リマインドメールを出す意味がなくなります。
