辞職願の封筒、どう書く? 正確な書式や封筒の選び方、提出時の注意点を解説

会社や役職を辞することを決めたら、上司に辞意を伝える必要があります。辞意を伝えるときには、辞めることを願い出る書類である、辞職願や退職願を持参して手渡すのが一般的です。しかし、退職する機会はそう頻繁にはないので、書式や封筒の書き方に困ってしまう人も多いでしょう。

この記事では、退職願・退職届・辞職願の違いや辞職願を封入する封筒の選び方や表書きの方法、辞職願を郵送するときの注意点などについてお伝えします。あわせて辞職願の渡し方と伝え方についてもご紹介します。

退職願・退職届・辞職願の違いとそれぞれの役割

いざ退職を決意したとしても、退職願や退職届、辞職願のうち、どれを提出すればいいのかわからない人も多いです。ここでは、退職願・退職届・辞職願の違いとそれぞれにどのような意味があるのかを紹介していきます。

まず提出するのは「退職願」「辞職願」

退職を決意したら最初に提出するのが退職願または辞職願です。直属の上司に辞意を伝えるとともに、平社員は「退職願」、役員以上なら「辞職願」を提出して、会社または役職を辞める意志を伝えます。

ただし、懲戒解雇などで会社を解雇される場合には自分の意志で辞めるわけではないので、退職願や辞職願は必要ないのが一般的です。

「退職願」と「辞職願」の違い

自らの意志で退職を願い出る場合、会社での立場によって提出すべき書類が異なります。

退職とは、「会社と従業員の雇用関係が終了することのうち解雇を除く場合」をいい、一般的な会社員が提出するのは退職願です。

一方辞職とは、「役員以上の役職者が自分から会社を辞めること」をいい、役員以上が辞意を伝える場合には辞職願を提出します。

辞職願と辞表は同じ

辞表とは、役員が退職する際に辞意を伝えるために提出する書類です。辞職願と同じなので、どちらを用いても問題ありません。

また、公務員が退職の意志を示す場合には、退職願ではなく辞職願や辞表を提出します。

会社に承認されてから届け出るのが「退職届」

直属の上司に退職願や辞職願を提出後、滞りなく手続きが進むと、社内での届け出が必要になります。社内での届け出に必要なのが退職届です。

提出先は直属の上司や人事部、代表取締役など会社によって異なりますので、社内規定をよく確認して提出してください。

• 退職願・退職届・辞職願にどのような違いがあるのかを紹介しました

辞職願を封入する封筒の選び方

退職願や辞職願を作成したら、封筒に入れて準備しておきましょう。（ここから先は、退職願・辞職願共通の内容ですので、辞職願として説明します。）ここでは、辞職願を入れるための封筒選びのポイントを紹介します。

白無地の封筒が望ましい

辞職願は、会社に対して辞意を伝えるための大切な書類です。ビジネスで使う茶封筒だと重要性が伝わりにくく、後回しにされてしまうことも考えられます。

辞職手続きがスムーズに進まないとトラブルの種になってしまうこともありますので、大切な書類であることがわかるよう、真っ白かつ無地の封筒を選びましょう。

封筒は自分で準備し、会社の封筒を流用しないようにしましょう。

郵便番号を記載する欄がない封筒を選ぶ

辞職願を封入する封筒は、できれば郵便物ではないことがわかる無地の封筒が望ましいです。白地かつ郵便番号欄がない封筒を選ぶのがいいでしょう。

郵便物と混同されにくく、大切な書類であると理解してもらいやすいです。

封筒の大きさは届け出の用紙に合わせる

辞職願は、届け出用紙の大きさに合うサイズを選ぶ必要があります。

会社に辞職願のフォーマットが準備されている場合もあるので、用紙のサイズを確認してから封筒を準備するのがおすすめです。

A5またはB5サイズなら封筒サイズは「長形4号(長4)」

辞職願の用紙の大きさごとに適した封筒サイズは下記の通りです。

届出用紙は、三つ折りにして封入します。一般的にはA4を使う場合が多いかもしれませんが、会社でフォーマットがある場合はA4以外の場合もあるので、よく確認してから準備してください。

• 辞職願を提出する場合に封筒選びも大切です

辞職願を封入する封筒の表書き

辞職願を封入する封筒は、何も書かないと手渡した直属の上司以外にはどんな書類が入っているのかがわかりません。

書類が人事部など他の部署に移動した際、何の書類かわからず手間をかけてしまうこともあるでしょう。そこで、辞職願を入れた封筒の表書き書式を紹介します。

表面に大きく「辞職願」と縦書きで記入

封筒の表面には、何の書類を入れているのかわかるように表記しておきましょう。表面真ん中に大きく、「辞職願」など、封入した書類のタイトルを記載しておくのが一般的です。

黒のボールペンや筆ペンではっきりと書いておけば問題ありません。どうしても失敗したくなければ、PCなどで作成して印字するのもいいでしょう。

裏面には所属と氏名を記入

辞職願を入れた封筒の裏面には、誰が提出したかがわかるよう、所属と氏名を記入しておきましょう。書き方は一般的な手紙と同じです。

封筒の中心線から左側下部に、所属部署名を書き、その左側に氏名を記入します。そうすることで封筒をみるだけで、誰が出した書類なのかが判別可能です。

• 辞職願を封入する封筒の表書きの書式を紹介してきました

辞職願を封筒に入れる際の辞職願の折り方

辞職願を封筒に封入するときには、折り方に気をつけないと失礼になってしまうことがあります。そこで、辞職願を封入する際の折り方のポイントを紹介します。

巻き三つ折りにするのが一般的

一般的な辞職願の折り方は、紙を巻き込むように折り重ねる「巻き三つ折り」が一般的です。巻き三つ折りの手順は下記の通りです。

• 辞職願を縦に置き、同じ大きさの用紙を横向きにして上辺に重ねて置く
• はみ出した部分を折り、重ねた紙を取り除く
• 上辺を折り曲げた部分に重ねる

上記の手順で折ることで、余ったりはみ出したりすることなく、きれいに巻き三つ折りができます。

中の用紙を折り曲げなくていいサイズの封筒を選ぶ

封筒に対して用紙サイズが大き過ぎてしまうと、中の用紙をさらに折り曲げなくてはなりません。会社に対して失礼になってしまいますので、折り曲げなくていいサイズの封筒を購入して封入しましょう。

のり付けしない

一般的なビジネス文書を送る場合にはのり付けしないと落ちてしまいますので、のり付けは必須です。しかし、辞職願を封入する場合は社内文書なのでのり付けの必要はありません。

封をしないことで、受け取った上司や人事担当者がすぐに開けて中身を確認できます。

バッグの中で折れたり汚れたりしないよう気をつける

辞職願を提出するためには、自宅などで準備してから会社へ持参するのが一般的です。汚れや折れがあると失礼になってしまうので、バッグの中での扱いには気をつけてください。

クリアファイルや分厚い本の間など、折れにくいよう工夫して保管しておくといいでしょう。

• 封筒に入れる際には辞職願の折り方にも気をつけましょう

辞職願・郵送するときの注意点

辞職願は会社や役職を辞する意志を伝えるための重要な書類ですが、怪我や病気などさまざまな事情で郵送しなければならない場合もあります。

辞職願を郵送提出時に注意すべきいくつかのポイントを紹介します。

辞職願を入れた封筒が入る大きさの封筒に入れて送る

辞職願を郵送する場合、そのまま宛名を書いて郵送してはいけません。「辞職願」と書いた封筒より一回り大きい封筒へ宛名を書いて、封入して送りましょう。

例えば、辞職願を封入した封筒が長形4号の場合には郵送用は長形3号、長形3号の場合には郵送用は角形5号が適しています。

郵送提出時には、郵送用の大きめの封筒も必要である点も押さえておきましょう。

添え状を添付する

辞職願を郵送する場合に限らず、郵送時には添え状を添付するのが社会人としてのマナーです。やむを得ず郵送となった理由を含め、誠意が伝わるような内容で作成しましょう。

・添え状例文

まずは添え状を前に置き、辞職願が後ろになるよう封入するのがポイントです。

郵送用封筒に宛名を書いてから入れる

当たり前のことですが、郵送用封筒には宛名を書いてから辞職願を入れて郵送しましょう。どこに送るのかがわからないと、宛先不明で戻ってきてしまいます。

裏面には、自分の住所と郵便番号、氏名を記入しておくのがマナーです。

宛先を確認してから送る

辞職願を郵送する場合、あらかじめ宛先を確認してから送りましょう。直属の上司宛に送る場合もあれば、人事部宛に送る必要がある場合など会社によって事情が異なります。

怪我や病気などの事情で、やむを得ず辞職願を郵送しなければならなくなったら、退職手続きをスムーズに進められるように、宛先を確認しておくことが大切です。

料金不足に注意

郵送した辞職願が料金不足になってしまうと、受取人である会社が料金を負担しなければなりません。受け取ってもらえることも多いですが、会社に与える印象は悪くなってしまいます。

可能であれば郵便局窓口まで出向いて、重さを量ってもらい料金不足にならない郵便料金を払うようにすると料金不足を避けられるでしょう。

特定記録をつけるのもよい

受け取る郵便物が多い会社の場合、辞職願を郵送しても他の郵便物に埋もれて受理されるまでに時間がかかってしまうことも考えられます。最悪の場合、紛失してどこかに言ってしまうこともあります。

特定記録をつけることで、郵送記録をチェックでき、いつどこに届いたのかが記録で確認可能です。

• 辞職願を郵送するときに注意すべき点を紹介しました

辞職願の書式

会社に辞職願の決まった書式がない場合、どんな風に書けばいいのかわからない人も多いでしょう。ここでは、辞職願の書式を紹介していきます。退職願の場合も基本的に書式は同じなので、作成の参考にしてください。

辞職願縦書きの書式

辞職願の書式がとくに決まっていない場合、自分で作成する必要があります。一般的によく用いられる縦書きでの辞職願書式サンプルを紹介します。

• 辞職願書式サンプル縦書き版です

まずはタイトルの「辞職願」を記入し、その後に行の一番下の書き出しに「私事」「私儀」「私は」と書き添えるのが、謙譲の意味を表す決まり文句です。

その後「この度、一身上の都合により、来たる令和○年○月○日をもって退職いたしたく、お願い申し上げます。」と記入し、退職希望日を伝えます。

書類を作成した日付と所属部署、氏名を記入して、誰がいつ作成した書類なのかがわかるようにします。

最後に会社名と社長の名前を記入するのが決まりです。

とくに退職希望日や部署、氏名は必ず必要な項目なので抜けがないよう気をつけましょう。

辞職願横書きの書式

次に、一般的によく用いられる、横書きでの辞職願書式サンプルを紹介します。

• 辞職願書式サンプル横書き版です

宛名や日付、挨拶文など記入する項目に関しては、縦書きの場合と同じです。

退職後の連絡先に関しては、必ず記入すべき項目というわけではありませんが、退職後も書類のやりとりが発生することもあります。転居を伴う場合などは必要に応じて、退職後の住所や連絡先を書き入れることで手続きがスムーズです。

後々のトラブルを避けるためには、少なくとも署名欄は手書きにしておくのがいいでしょう。

• 辞職願には書式があるので縦書き・横書き別に紹介しました

辞職願の渡し方と伝え方

辞職願を作成して封筒に入れたら、タイミングを見て提出する必要があります。上司などに多少なりとも手間をかけてしまうこととなるので、マナー違反にならないよう気をつけながら提出しましょう。辞職願の渡し方や辞意の伝え方のコツを紹介していきます。

まずは直属の上司に伝えて辞職願を渡す

辞職願を提出する場合、通常は直属の上司に辞意を伝えつつ辞職願を渡しましょう。

口頭で辞意を伝えつつ、辞職の意志を書面でも表すことで、退職手続きがスムーズに進みやすくなります。

会社の状況や勤務内容によっては慰留される場合もあるかもしれませんが、従業員には辞職の権利があるので、自分の意志をはっきり示すことが大切です。

退職日が確定したら退職届を提出

辞職願を提出後、正式な退職日が決定します。辞職願に記載した通りの日付に辞職できる場合もあれば、社内事情により前後することもあるでしょう。

正式な退職日が決定したら、会社に対して退職届を提出します。

もし決まった書式がある場合には、書式にしたがって作成しましょう。

• 退職届を渡すときには伝え方やタイミングも大切です

辞職願提出時の注意点

辞職願を提出するときには、タイミングや渡す相手など、いくつか気をつけておくべきポイントがありますので、紹介していきます。

会議室など他の人がいない場所で渡す

直属の上司に辞職願を渡す場合、周りの目がある場所は避けましょう。会社や部署の指揮が下がる原因になるなど、マナー違反になってしまいます。

まずは、直属の上司に時間をもらって会議室など人目がない場所にそっと呼び出して、辞意を伝えつつ辞職願を手渡しましょう。

さらに、自分からは他の人の耳に入らないよう配慮が必要です。

就業規則を確認しておく

会社によっては、就業規則で辞職願を提出する期限が定められていることがあります。1～2カ月前を期限に設定している会社が多いので、あらかじめ就業規則を確認しておきましょう。

法的には2週間前の申し出で問題ないとされていますが、よほどの事情がない限り就業規則に従うことで、禍根を残さずに済みます。

直属の上司が受け取ってくれない場合にはさらに上の上司に渡す

日本では職業選択の自由が日本国憲法によって保障されているので、退職の意志を示した人を無理に会社に縛ることはできません。しかし全ての会社や人が規則を守れているわけではなく、辞職願を受け取ってくれない場合や、「預かる」という名目で手続きしない上司も中にはいます。

直属の上司経由では退職手続きができないと判断したなら、さらに上の上司に事情を話して辞意を伝えましょう。

もしくは人事部に相談するのもおすすめです。退職することは雇われている側の自由なので、どうすれば退職できるのかを考えて行動しましょう。

会社都合の場合には退職理由に注意

会社都合の退職であっても、「一身上の都合」を退職理由にすることを求められることがあります。会社が退職を求めてきた場合、退職理由は自己都合ではなく、会社の都合です。

「退職勧奨により」など、会社都合であることを記載しないと自己都合退職になってしまい、雇用保険の待機期間が長くなるなど不利益を受けてしまいます。

辞職願は、退職理由にも注意しながら作成しましょう。

• 辞職願提出時に注意すべき点を紹介しました

辞職願を封筒へ入れて提出し退職の意思を伝えよう

辞職願を作成したら、提出は封筒に入れてからです。他の人に聞かれない場所で直属の上司に辞意を伝えつつ、封筒に入れた辞職願を手渡しましょう。怪我や病気などでやむを得ず郵送する場合には、辞職願を入れた封筒が入る大きさの封筒に添え状とともに入れて郵送するのがマナーです。

辞職願を封入する封筒は、白無地で三つ折りにした辞職願が入る大きさのものが適しています。封筒全面中央部に大きく「辞職願」と記入し、裏側には所属部署と氏名を記入してください。辞職願を入れた封筒は、受け取った上司がすぐに確認できるよう、封はせずに手渡しましょう。

辞職願には退職希望日を記載するのが一般的ですが、就業規則で退職期限が決められていることもあります。あらかじめ就業規則を確認して、問題ない期限を記入して提出しましょう。