Microsoft 365やDropboxなど複数のクラウドサービスを組み合わせ、短期間で安全なシステム基盤を構築～どこでも働ける環境、コミュニケーション活性化、万全なセキュリティを同時に実現～

絆ホールディングス様は利用端末（パソコン）の増加に伴い、ペーパーレスやコミュニケーション促進を実現するためのシステム基盤を刷新しました。直接障害者の方と関わる事が多い障害福祉事業の性質上、システム環境の整備が後手に回っていましたが、ＪＢＣＣと共にシステム構成を検討し、目指す方向性に沿って構築しました。

全ての人が安心安全で便利に利用できる環境を作るまでの道のりについて、取締役 経営企画室長吉田 倫子氏、経営企画室 揚田 充俊氏にお話を伺いました。

新しい価値観のプロジェクトを支えるシステム環境に課題

―――絆ホールディングス様の事業内容についてお聞かせください。

吉田：当社は2012年に創業し、現在3社の子会社とNPO法人を運営し、大阪市内に16か所の児童向けの事業所と3社の就労支援事業を展開しています。

当社はもともと放課後等デイサービスを展開しており、発達障害のお子さまが自分らしく生活できる力を育む中で、保護者からの要望で就労支援事業を始めました。

当社では一般就労への不安をなくすべく、福祉サービスを利用した就労と一般就労の相互就労を行う「36か月プロジェクト」を発足しました。これは当社の事業所と雇用関係を結び、3年という時間をかけて段階的に訓練していくことで働く力を培い、やりたい仕事を見つける環境を提供するというものです。このような取り組みによって誰もが生き生きと働ける社会を目指して活動しています。

―――プロジェクト発足の際に、システム面でどのような課題があったのでしょうか。

吉田：障害福祉は直接障害者の方に関わる仕事なので、ITのシステム環境整備の優先順位が低くなりがちでした。事業所によってITの利用形態もまちまちで、管理者がいる事業所もあれば、利用ルールが設定されていない事業所もありました。

さらに2023年4月の制度変更により、当社で働く利用者が全国どこでもリモートワークできるようになりました。これを機に利用者と社員全員にパソコンを配布することになったのですが、肝心のシステム基盤が整備されていませんでした。雇用契約のある利用者が約700人、社員は約300人となり人数が毎年増加しています。このように事業が拡大しIPOを見据える今、グループ全体を統制し、誰もが安心して使えるシステムが必要だという結論になりました。

システム構成についてＪＢＣＣと二人三脚で検討

―――ＪＢＣＣを知ったきっかけをお聞かせください。

揚田：利用者にパソコンを配布するにあたって、Microsoft 365のライセンス購入するために問い合わせたマイクロソフト社からＪＢＣＣを紹介されたのがきっかけです。社員や利用者のIT利用を促進するには、単にツールを導入するだけではなく、安全に利用できるシステム基盤が必要と考えていました。そのためにどのような構成にすればよいのか、ＪＢＣＣと相談しながら決めていきました。

―――システム基盤についてはどのような構想をお持ちだったのでしょうか。

揚田：主な内容としては、場所を選ばない働き方が実現できること、コミュニケーションが活性化されること、紙中心の業務からペーパーレス化へ移行できることです。そして利用者、社員といった属性の異なるユーザーがいる中でセキュリティを担保する必要があります。IT管理は少数で行っていたため、運用の効率化も大きなテーマでした。

―――検討の結果、選定したソリューションについて教えてください。

揚田：クラウドファーストをコンセプトとし、コミュニケーション基盤として「Microsoft 365」、そのセキュリティ強化ツールとして「ネクストセット」、データファイルを一元管理するために「Dropbox」、そして会計管理の強化のためのソリューションを導入し、ペーパーレス化を目的に経費精算と電子契約のソリューション導入準備を進めております。加えて端末監視には、「SKYSEA Client View」のライセンスと運用サービスがセットになったＪＢＣＣの「PC利用可視化サービス Plus」を利用しています。

―――今回、ＪＢＣＣからの提案内容についてはどのように評価されていますか。

揚田：利用者の中にはITに不慣れな方も多いので、適切な利用制限をかける必要がありました。また運用がバラバラだった事業所を統制する運用ルールも必要でした。

こうした権限設定や運用ルール策定を限られたメンバーで決めなければならなかったので、ＪＢＣＣのサポートは大きな力になりました。セキュリティレベルが異なる人それぞれが安心安全に利用できるように社員と利用者のMicrosoft 365の環境（テナント）を分けたのも、ＪＢＣＣからの提案によるものでした。ＪＢＣＣは当社の実現したいことに対してシステム全体を見て問題点を指摘し、過去の豊富な事例をもとに最善策を提案してくれました。

セキュリティの強化と利便性向上の両立を実現

―――システム基盤を構築してどのような効果がありましたか。

吉田：当社は放課後等デイサービスで育んできた能力を成人になってからの就労支援につなげたいと考えています。その為には、放課後等デイサービスと就労支援の双方のデータの連携が必要となります。今回のシステム構築によって、事業所間で統合的にデータ管理できるようになり、その環境を整えることができました。

揚田：パソコンを1人1台配布したことにより、事務処理の待ち時間がなくなり、全体的な業務効率は上がったと思います。また管理面においては、管理運用を少数で行うことに不安がありましたが、運用サポートをＪＢＣＣに委託したことで、スムーズに運用できています。

利用者はパソコンを持って家と事業所を行き来することがあるため、紛失のリスクが高くなります。先日もパソコンの紛失があったのですが、SKYSEA Client Viewにより遠隔操作により使用停止にすることができました。運用を効率化しつつセキュリティを高め、安心安全に利用できる環境になりました。

またDropboxではログを取得しているため、誰が、いつ、どのファイルを変更したのかもわかるようになっています。万一重要な情報が改ざんされた場合でも追跡できる仕組みができたことで、内部統制を強化することができました。

―――予想外の効果というものはあったでしょうか。

揚田：発達障害を持つ方はクリエイティブな才能を持つ方が多いので、ITをどんどん活用しています。最近では利用者からの発案により、ツールを使ってバーチャルオフィス環境を構築しました。事業所ごとにフロアがあり、フロアにいるアバターを見れば誰が出勤しているかがわかるようになっています。アバターに話しかけることもできますし、会議室で特定の人と打ち合わせすることもできます。このような取り組みにより、コミュニケーションが活発になりました。

誰もが「やりたい仕事」ができる世界を目指して

―――今後の展望についてお聞かせください。

揚田：現在進行中の取り組みですが、当社はまだ紙の業務が多いので社内のやり取りは出来る限り電子上で完結したいと考えています。その為に現在、準備中の経費精算と電子契約運用開始後にはペーパーレス化がさらに進むと期待しています。

吉田：今回のシステムの検討を通じて会社の経営方針を再確認することができました。今後はさらなるシステム活用を進めながら、障害者が戦力となって活躍できる会社を目指していきます。「大阪を世界一ユニバーサルな街にする」という目標を掲げ、子供から大人まで誰もが住みやすい日本の社会づくりに貢献していきたいと思います。

―――本日は貴重なお話をありがとうございました。

[PR]提供：ＪＢＣＣ