上手なメールに必要な「質問が具体的で先回りした情報」の書き方

相手のビジネスメールがうまいと感じたことがある人は約80%。その理由は様々ですが「質問が具体的で答えやすい」「先回りした情報が書かれている」という回答があります。（※ビジネスメール実態調査2018より）

上手なメールは返信がラク

こうしたメールをうまいと感じるのは「返信負担が少なく、早く返信ができる」ということがあります。

受信後、具体的に何をしていいかわからないと、結局、詳細の確認や、メールの意図を確認するためこちらから再度メールを送ったり、電話をかけたり。また、条件を数パターンに分けて回答する等、複雑化した返信のメールを書かなければならないこともあります。具体的に、事例でみていきましょう。

研修講師へ、研修終了後の請求書・完了報告書送付依頼

例えば、研修で外部の講師へ依頼を行いました。研修終了後に講師から完了報告書と、請求書の送付を依頼する場面です。この場合のビジネスメールの書き方がこちらです。

箇条書きでわかりやすく、一見ビジネスメールとして成立しています。文面が失礼など、特に不快感を抱くことはなく、よく見かけるメールです。しかしメールを受信した側は、どのような報告書が必要なのか、締め切りはいつか、また請求書はPDFでよいのか、郵送が必要なのか等、わからないことが多々あります。これを確認するためにメールを送るのは二度手間ですし、確認せず自分が考える報告書を送って書き換えを依頼されれば、やはり二度手間になります。

では先回った具体的なメールだと、どうなるのでしょうか。

後者のメールは相手を悩まさない

後者のメールだと、まず提出期限が明確。報告書の様式も添付されているので、必要事項を記入して提出するだけで済みます。提出先の記載や請求額について明確に記載されているのもポイントです。

提出先はこのメールをやり取りしている人だから、あえて書く必要はないとも考えられますが「請求書は経理担当へ送ってほしい」という企業もあることを見越して、記載されているのでしょう。また、請求額、税額や交通費を文面に書かれる場合もあります。この場合請求側は、自分の計算額と突き合わせた上で、請求書を送ることができます。

期日や金額を書くのは失礼ではない

「提出期限や金額を明確に書くと、失礼に当たるのでは」と書かない方もいます。しかしその遠慮のせいで、余計なやり取りが増え「無駄な手間がかかる」「不親切」と相手に思われているかもしれないこと、また書いてある方が効率的で親切だと、喜ばれる方もいます。

もちろん期限を書くなら、少し期限に余裕を持たせるなど一定の配慮も必要です。また金額に関しては、事前の条件通りの金額を記載すれば、何も失礼ではありません。どうしても抵抗があれば書かないのもよいですが、事前に電話連絡で期日と金額を確認してから、メールを書くという方法もあります。

丁寧な準備と配慮が、仕事のスピードも質もあげる

仕事ができる人というのは、常に先回りして動きます。メールを受信した後、相手にどんな仕事が発生するか、どういう情報を準備すればスムーズに進むかを想定しメールに反映させているのです。

一見メールの文量は増え、手間や時間はかかりますが、それだけ相手のために丁寧に仕事を進めているということであり、それゆえに相手のミスも減ります。ストレスを抱えながら無駄なやり取りを何度も行うよりも、結果ずっと効率的。さらに「〇〇さんのメールはわかりやすい」が積み重なり、相手の方からの信頼にもつながっていくでしょう。