社内のコミュニケーションツールとして多くの会社で導入されているTeams。社用パソコンで使用している方が多いと思いますが、Teamsにはスマホ版のアプリもあるのをご存知でしょうか。
スマホ版Teamsをインストールしておけば、出先でも簡単に会議に参加できたり、移動中もチャットに返信できたりと、業務の効率化を図れます。
今回はスマホ版Teamsの使い方を詳しくご紹介します。スマホ版Teamsを活用して、時間を有効的に使い業務効率化を図れるようにしましょう。
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スマホ版Teamsの使い方をご紹介
スマホ版Teamsの使い方
ここからは、スマホ版Teamsの使い方を解説します。アプリをインストールするところから、会議の参加･招集方法までご紹介するので、スマホ版Teamsを使う際に活用してみてください。
スマホ版Teamsアプリのインストール方法
まずはスマホ版Teamsのインストール手順を画像付きで解説します。
1.スマホ版Teamsのアプリをストアでダウンロードする
まずアプリのインストール方法ですが、Google Play、もしくはApp Storeから｢Microsoft Teams｣と検索してダウンロードします。
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スマホ版Teamsのダウンロード画面
2.Microsoftのアカウントでサインイン･電話番号認証をする
ダウンロードが完了したら、｢開く｣を押してアプリを起動します。すると、以下の画像のようにMicrosoftのアカウントにログインするためのメールアドレスとパスワードを入力するページが出てくるので、サインインしましょう。
携帯電話の番号を入力した後に、送られてくるコードを入力して認証します。
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スマホ版Teamsのサインイン画面
3.初期設定をする
電話番号認証をすると以下の画像の画面になるので、｢続行｣を押して初期設定を終えてください。クリックするとTeamsのトップ画面が出てきて、チャットやビデオ会議がすぐに使用できるようになります。
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スマホ版Teamsの開始画面
以上がスマートフォンでアプリをインストールする方法です。
スマホ版Teamsから会議に参加する方法
スマートフォンから会議に参加する方法は、パソコンから会議に参加する方法と同じです。相手から受け取った招待リンクをクリックするとアプリが開き、会議に参加できます。通知をタップして会議に参加する機能は、現在iOSのみに対応しており、Androidは近日公開予定(2022年4月時点)となっています。
スマホ版Teamsで新規の会議を開く方法
スマートフォンで会議を開く場合は、まずTeamsのアプリを開き、ページ下部の｢会議｣のアイコンをタップした後、画面中央にある｢今すぐ会議｣のボタンをクリックします
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スマホ版Teamsの新規会議開始画面1
すると、｢会議の準備ができました｣という画面が表示されるので、｢会議を開始｣というボタンを押して会議を始めてください。
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スマホ版Teamsの新規会議開始画面2
スマホ版Teamsで会議に招待する方法
スマホから相手を招待したい場合は、途中まで上記の流れに沿って操作し、最後の画像で｢会議を開始｣の上にある｢会議のリンクをコピー｣というボタンをクリックして、相手に送ってください。
相手は、そのリンクをクリックすることで、会議室に入室できます。
スマホ版Teamsでゲストとして使う方法
スマートフォンからゲストとしてTeamsを使用したいときは、招待URLをクリックし、Teamsのアプリを起動させます。アプリが起動したら、｢ゲストとして参加｣を選択し、ニックネームを入力、｢会議に参加｣ボタンをクリックして、会議に参加してください。
Teamsはスマホのブラウザからでも使えるのか
スマホからTeamsに入る際は、アプリのインストールが必須です。デスクトップのようにブラウザからTeamsにアクセスすることはできないので、あらかじめアプリをインストールしておきましょう。
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スマホでTeamsを使う際はアプリのインストールが必須です
スマホ版Teamsのメリットと注意点
Teamsにはスマホ版のアプリもあり、インストールしておくと急な会議招集があった際に便利ですが、使う際に覚えておきたい注意点もあります。
ここでは、スマホ版Teamsのメリットと注意点をご紹介します。
スマホ版Teamsのメリット
重いパソコンを持ち運ばなくても手軽にチャットに返信できる点は、スマホ版Teamsのメリットといえるでしょう。通勤や外出中の隙間時間にメッセージを確認したり返信したりできると、業務を効率よく進められますよね。また、出先で緊急の会議招集がかかっても出席できるという点もスマホ版Teamsの魅力の一つです。
スマホ版Teamsの注意点
スマホ版Teamsを使う際の注意点は、スマホ版Teamsでは会議メモの作成機能が使えないということ。スマホ版Teamsでは、テレビ会議をしながらTeams内で議事録等を作成することができません。どうしてもメモが必要な場合は、手持ちのノートで記録するようにしましょう。
また、AndroidではOffice Delveは使用できないというのも注意点です。
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スマホ版Teamsを使うメリットはアクセスのしやすさや返信の手軽さなどです
スマホ版Teamsを使う際のトラブル対処法
スマホ版Teamsを使用する際に起こるトラブルとして、登録したはずのチームがなかったり、チャットにトラブルが起きて表示されなかったりということがあります。
そのような場合は、まずアカウントからログアウトして再度ログインしてみてください。再度ログインしても反映されなければ、スマホを再起動すると解消することもあるようです。
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アプリに不具合が起きたら再起動やログアウトして試してみましょう
Teamsとは?
Teamsとは、Microsoft社が提供しているオンラインビデオ会議やチャットができるビジネスツールで、ChatworkやSlackなどとよく比較されます。
リモートワークや、業務のオンライン化の影響を受けて徐々に広まり、現在では一日の利用者数が世界中で1億人を超えるなど、多くのユーザーに利用されています。
Teamsでは何ができる?
Teamsにはチームで仕事を進めるための便利な機能がたくさんあります。まずは、チャット機能です。チームメンバーとチャネル内でチャットを送信しあったり、グループチャットや個人チャットで、連絡を取りあったりすることができます。
加えて、資料を相手に共有したり、電話やビデオ会議を行ったりするツールとしても使うことができます。
Teamsの特徴･メリット
Teamsのメリットは、主に3つあります。1つ目は、Microsoft社が提供する各種 Office 365のツールと連携ができることです。会議をしながら、すぐにWordやExcelを開いて編集したり、過去のやりとりやファイルデータなどを検索したりすることもできます。
2つ目は、操作が簡単なことです。ベースとなるチャット機能をはじめ、ワンクリックで会議を始めたり、カレンダーを確認したりすることができます。
3つ目は、充実した機能で業務を効率化できる点です。Teamsのチャットには、30カ国語以上の言語の翻訳機能があり、打った文章を自動で翻訳してくれます。そのため、言葉が異なる海外のスタッフとも円滑なコミュニケーションをとることができます。
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Teamsでは、チャットや通話、ビデオ会議などができます
スマホ版Teamsを活用して業務を効率化しよう
Teamsをスマートフォンで使用するメリットは、重いパソコンを持ち運ばなくてよいこと、外出時に緊急で会議をすることになっても対応できること、空いた時間を活かしてこまめにチャットやメッセージの確認ができることなどです。
一部、スマホ版Teamsで使用できない機能もありますが、緊急時の会議に必要最低限の機能は使用できるのでとても便利なツールです。ぜひTeamsをうまく活用してくださいね。
