メールを送る場合は、顔が見えない相手への気遣いが欠かせません。特に確認したいことがあってメールを送る際は、相手に心理的な負担をかけないよう、誤解のない表現につとめなければなりません。

この記事では確認メールを送る際に必要となる基本事項や例文、確認メール返信の際に気をつけたいことなどをあわせてご紹介します。丁寧な確認メールで相手に好印象をあたえ、業務が滞りなく進むようにしましょう。

  • 確認メールを送る際のマナー

    失礼のないように確認メールを送りましょう

確認メールを送る際のマナー

文章だけでやりとりとなるメールでは、相手の語調や雰囲気などがわかりません。そのため、用件だけを記載していると、受信した相手からぶっきらぼうに思われたり、真意が伝わらなかったりする場合があります。

確認したいことがあってメールを送る際には、単なる質問として「どうですか?」と尋ねているだけなのか「どうなっているのか今すぐ返事をください」と回答を迫っている状態なのか、何を求めているのかが相手に伝わるようにわかりやすいメールにする必要があります。

確認メールの基本形式

確認メールを送る際、基本となる形式は以下のとおりです。

件名:タイトル
本文:相手の名前、挨拶、用件(確認の理由、回答納期)、締め、自分の署名

確認メールの場合は知りたいことに返信をもらわなければなりません。何の用件に対していつまでにフィードバックや返答が欲しいのか、スケジュール感を明確に伝えましょう。必要に応じて確認を取りたいと考えている理由を加えます。

件名:【要返信】〇〇の進捗確認について

株式会社◯◯(会社名) 営業部 △△(相手の名前)様

平素より大変お世話になっております。
株式会社■■(自社名) 営業部(部署名)の□□(自分の名前)です。

実は、××との関連でスケジュールの見直しが必要となる可能性がございます。
そのため××の件について、現在までの進捗状況をおうかがいしたくご連絡を差し上げました。

お手数ですが、〇日の〇時までにご返信をいただきたくお願い申し上げます。

お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社■■(自社名)
営業部(部署名)
□□(署名)

件名・本文はわかりやすく簡潔に

まずはタイトルを見ただけでおおよその用件がわかるように簡潔に表示することが大切です。

【】などを活用しておおよその分類ができるように設定をしましょう。また、状況に応じて【至急】【要返信】【ご質問】などを盛り込むのもおすすめです。

■正しい敬語を使う

確認メールの場合、受け取った相手は「この件は対応が漏れていた、しまった」などと自分に非があると感じている可能性があります。

相手が受ける心理的な負担を軽減させる意味でも、「どうなっていますか?」などの感情的な言葉は避けてやわらかい表現を使うのがおすすめです。


ご確認ください      →  ご確認いただけますでしょうか。
どうなっていますか?    →  いかがでしょうか?
依頼します        →  ご依頼申し上げます。
~してください      →  ~していただけますでしょうか?

■相手への気遣いを盛り込む

確認メールを送る際は、念のため本当に確認メールを送る必要があるのか確認したうえで、相手が回答しやすいように配慮をして送信しましょう。

  • 午前中など一般的な就業時間内に送る
  • 回答に必要となる関連資料を添える
  • 急ぎの場合は電話やビジネスチャットでフォローを行う
  • 確認メールを送る際のマナー

    確認メールの基本は、相手の負担にならないよう配慮することです

確認メールへ返信する際のマナー

確認メールが届いた場合、相手は回答を待っている状態のため、3つのポイントを押さえて対応しましょう。

  • なるべく早く、遅くとも1日以内に返信する
  • 件名は変更しない
  • 「お手数をおかけしました」など相手への感謝を添える

■「ご確認ください」への返信

「ありがとうございます」という言葉を添えつつ、相手の文体にあわせて返信します。

お知らせの件、確認いたしました。ありがとうございます

内容を拝見させていただきました。ご連絡の件確かに承りました

内容確認いたしましたので、ご連絡申し上げます。ご連絡いただきありがとうございました

貴社からのメール、拝受しました

■「ご一読ください」への返信

資料に目を通し終わってから返信する場合は「読みました」で構いませんが、資料が多い場合には「必ず読みます」と回答するだけでも構いません。

ご連絡内容について確認いたしました。お知らせありがとうございます

メールの件、拝読いたしました。ご丁寧にご連絡くださりありがとうございます

後ほど熟読のうえ、もし確認事項がある場合は別途ご連絡を差し上げます

〇月〇日の打ち合わせまでに精読のうえ当たらせていただきます

  • 確認メールへ返信する際のマナー

    確認メールへの返信は内容まで確認したかどうかによって返信内容も変わります

例文あり|相手と状況別確認メールの具体例

ここでは状況別に確認メールの文例をご紹介します。それぞれ説明不足の点がないかに気を配り、クッション言葉を多めに使うように心がけましょう。

■上司に間違いを確認するメール

確認事項が複数ある場合には、「1.~について」「2.~について」用件ごとに箇条書きにしたり「いくつも聞いて申し訳ない」という表現を盛り込んだりすると複数の質問があることがわかりやすくなります。

NG

資料の送付についてお知らせいただきましたが見当たりませんでした。
また、先日のミーティングでは〇〇に関して〇月〇日10時と聞きましたが、〇月×日の1時からに変更になっていますか?
本件確認させてください。よろしくお願いいたします。

OK

先日資料の送付についてお知らせいただきましたが、ご指定の箇所を見たところ探し当たりませんでした。当方の思い違いでしたら大変恐縮ですが、再度ご連絡いただくことは可能でしょうか? よろしくお願いいたします。

また、先日のミーティングで〇〇に関しては〇月〇日10時とのお話をいただきました。いただいたメールでは〇月×日の1時となっていますが、日程が変更になっておりますでしょうか?

問い合わせばかりで恐縮です。お忙しいところご負担をおかけしますが、確認させていただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。

■取引先に不明点を確認したい場合のメール例文

取引先への連絡の場合、相手の都合がわからないため、期日を指定した場合は回答が可能かどうかを確かめておくと丁寧です。

NG

〇〇と××について確認したいため、ご返信をお願いいたします。
本件、〇月〇日まで納期厳守にてご回答をいただけますでしょうか。
お忙しいところすみませんが、よろしくお願いします。

OK

〇〇と××の2点について確認させていただきたいため、ご返信をお願い申し上げます。
勝手ながら〇〇の都合があるため、〇月〇日までにご回答いただくことは可能でしょうか?

難しい場合はお知らせいただけますと幸いです。
ご多忙のところお手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

■メール到着の確認メール

送ったメールに反応がない場合は、相手のメールが多く確認しきれていない可能性があります。その場合メールを探してもらうよりも再送した方が早いかもしれません。

NG

メールを送りましたが、ご確認いただけていますか?
受け取っている場合にはその旨ご返信をお願いします。

OK

先日メールを送らせていただきましたが、ご確認いただいておりますでしょうか?

もし何かの手違いで届いていないようでしたら再度お送りいたしますので、その旨お知らせいただきますようお願いいたします。

お手数をおかけして大変恐縮ではありますが、一度ご返信をいただけますと幸いです。

■進捗状況の確認メール

社内の別の担当者に返答がきているなど、すでに相手から回答を受け取っていて自社で確認しきれていないという可能性もあります。確認メールを送る際には、そのような場合も考慮した表現にしましょう。

NG

〇〇について進捗がわからないので、送ってもらえませんか?

OK

〇〇についての進捗についておうかがいしたくご連絡を差し上げました。
こちらで状況が把握できておらず申し訳ありません。

お忙しいところご負担をおかけいたしますが、〇日までにご返信をいただくことは可能でしょうか?

すでにご回答済みでしたら、再度ご共有いただけますと幸甚です。
誠に勝手なお願いではありますが、どうぞよろしくお願いいたします。

■英語で顧客に打ち合わせ日程を確認するメール

「ご確認ください」の英語表現は check ではなく confirm を使うのが一般的です。また、回答を催促する場合は件名に Reminder をつける場合があります。

件名:Reminder: Meeting confirmation this Friday

I mailed you on June 20, but it seems that you have still not replied.
I’m afraid my message has not reached you.

Could you confirm that you will be attending the meeting this Friday?
Please let me know If you have any questions.
I look forward to hearing from you.

Best Regards,

意訳

件名:確認:今週金曜日の打ち合わせについて

6月20日にメールをお送りしましたが、まだお返事をいただいておりません。
もしかしてメッセージが届いていないのではないかと危惧しております。

恐れ入りますが、今週金曜日の打ち合わせにご参加されるかを確認させていただけますでしょうか?
何かお問い合わせがありましたらお知らせください。

お忙しいところ恐縮ですがご返信をよろしくお願いいたします。

  • 例文あり|相手と状況別確認メールの具体例

    メールを送る際はクッション言葉を加えて円滑にやりとりをすすめましょう

確認メールはわかりやすさと相手への気遣いを大切に

ビジネスでメールを送るとき、送信先の相手は、仕事など何か別の用件に対応していることがほとんどです。そのため、メールが届いたと気づいたとしてもすぐに開封するかわかりませんし、メールの内容が熟読されるとも限りません。

確認メールを送る際はさまざまなパターンを踏まえて、正しい敬語を使って必要事項をわかりやすく表記するのはもちろん、送るタイミング、相手への気遣いを考慮することが大切です。この記事を参考に、状況にあった確認メールを送りましょう。