支払明細書はさまざまな支払が発生した際に発行される書類です。企業間取引ではもちろん、個人との取引において発行されるケースもあります。そのため、目にする機会は多いものの、その意味については考えたことがないという方も多いでしょう。

この記事では支払明細書の役割や重要性、そして作成方法や取り扱いの注意点などについて紹介します。

  • 支払明細書とは

    支払明細書について知りましょう

支払明細書とは

支払明細書とはさまざまな支払が発生した際に使われる書類です。厳密に言えば、取引が成立して支払の義務が発生した時点で発行されます。

たとえば、クレジットカードを使用した際に発行される明細も支払明細書の一種です。そう考えるとビジネスシーンだけではなくプライベートでも目にする機会の多い比較的身近な書類であると言えます。では、支払明細書とはどのような役割を持つ書類なのでしょうか。

支払明細書の役割

支払明細書にはいくつかの役割があります。クレジットカードの支払明細書であれば、利用履歴を確認するといった用途で使用されます。毎月の請求額を確認するだけではなく、不正利用などがないかを確認するために利用しているという方も多いでしょう。

ビジネスシーンにおいては、経費処理の際に使用されることもあります。組織内における経費処理には領収書が使用されるのが一般的です。しかし、公共交通機関で発生した交通費などは領収書が発行されないことがあるので、経費処理をするために支払明細書を作成して提出するという形をとります。このように領収書としての役割を担うケースもあるのです。

また、企業間の取引においては納品毎に代金を請求するのではなく、一定期間の発注や納品に対してまとめて請求を行うというケースもあります。そこで、一定期間に発生した代金を確認するための書類としても支払明細書が利用されます。

支払明細書が必要となるシーン

支払明細書はさまざまな役割を担っているため、必要となるシーンも多岐にわたります。

たとえば、企業間取引の場合、前述の通り代金の請求の際に必要となるケースがあります。また、社内処理として一定の期間の支払予定や入金予定などを整理するために支払明細書が必要とされるケースも少なくありません。契約の内容によっては、代金の請求の際に同時に支払明細書の発行が求められる場合もあります。

このように支払明細書が必要となるシーンは多く、支払う側と受け取る側の双方で求められるケースもあります。

支払明細書が発行されるタイミング

支払明細書は用途に合わせてさまざまなタイミングで発行されますが、基本的には支払の義務が発生したタイミングで作成されます。しかし、一定期間の支払を記録する場合、常に更新され続けるのです。

そのため、取引が成立して支払の義務が発生した段階でデータが作成され、実際に書類として発行されるのは締め日以降となるケースもあります。

支払明細書が発行されない場合

支払明細書は領収書などのように法的な効力を持つ書類というわけではないので、発行されないケースもあります。企業間取引においても、支払明細書を発行せずに納品書や請求書のみでやりとりを行うことがあります。

理由としては、あくまで支払明細書は取引の内容や支払額などを整理してよりわかりやすくするための書類だからです。そのような理由から発行されないケースも多くあります。

近年ではクレジットカードの利用履歴などもデジタル化されており、ネットなどでいつでも確認できることから、書類としての支払明細書が発行されないケースも多いです。また、企業や組織内の経費処理においても、書類の形にせずに必要事項を入力してデジタル申請を行うことも増えています。

このように支払明細書の発行は必須というわけではありませんが、企業内の処理や企業間の取引において発行が求められるケースも多いので柔軟に対応しましょう。

  • 支払明細書とは

    支払明細書の役割を理解しましょう

支払明細書の書き方

支払明細書には特別に決まった書式などは存在しません。企業内のルールや用途などによって必要な項目は異なっています。それだけに、どのように作成すればいいのかわからないという方も多いでしょう。ここでは基本的な支払明細書の書き方を紹介します。

支払明細書に必要な項目

前述の通り、支払明細書の内容は用途によっても異なりますが、基本情報として記載すべき項目がいくつかあります。支払明細書を作成する場合、最低でも以下の項目は記載するようにしましょう。

  • 取引の日付
    取引が発生した日を記載します。
  • 内容
    購入した商品など、取引の内容を記載する項目です。
  • 数量
    購入した商品の数量を記載します。
  • 単価
    商品の単価を記載します。
  • 小計
    一度の取引の合計額を記載します。

これらの項目を記載することによって、取引の内容が一目でわかるだけでなく、さまざまな用途で使用できる支払明細書になります。この他にも、取引毎に相手や支払方法や期日などが異なる場合は、それも加えて記載しましょう。

支払明細書で省略できる項目

支払明細書の発行は法などでルール化されている書類ではありません。用途によって不要であればいくつかの項目を省略できます。

たとえば、複数の相手との取引をまとめる場合、取引先の記載は必須です。しかし、特定の相手との取引のみをまとめた支払明細書を作成する場合、取引先の項目は省略できるでしょう。

項目が多ければそれだけ含まれる情報も多くなりますので、さまざまな用途で使用できます。しかし、用途が限定されている場合は情報があまりに多すぎると内容を把握しにくくなってしまう可能性があるので、用途に合わせて必要な項目を絞り込むことも重要です。

支払明細書発行後の処理

支払明細書を発行したら、いつでも確認できるように控えを保管しておくことも大切です。取引先に対して発行する場合、双方で内容を確認する必要があるので、いつでも確認できるように管理します。

支払明細書の控え

前述の通り、支払明細書の内容は双方が把握し、いつでも確認できるようにしておくことが大切です。発行時には控えも同時に作成して保管しましょう。保管期間などについては特別に法的に定められているわけではありませんが、請求書や領収書などの帳簿書類などと一緒に保管しておくことをおすすめします。

  • 支払明細書の書き方

    必要な項目を整理することは重要です

支払明細書取り扱いの注意点

支払明細書はさまざまな役割を担っていますので、取り扱いにはいくつかの注意点があります。最後に支払明細書の取り扱いに関する注意点を紹介します。

支払明細書は保管すべき?

注文書や契約書、領収書や請求書などについては法人税法や所得税法などによって5～10年といった保管期間が定められています。それに対して支払明細書は明確な保管期間は設けられていません。とはいえ支払明細書が領収書などの役割を担うケースもあります。この場合、帳簿に関する書類として保管することが必要です。

一方、請求書や領収書などの書類とは別で、組織内などの確認書類として支払明細書を作成した場合、保管は必要ありません。このように、支払明細書は用途によって取り扱いが異なります。保管の必要性については管轄の税務署などに確認するのが確実です。

支払明細書で確認すべき箇所

支払明細書において確認すべき点は用途や求められる役割によって異なります。しかし、いずれにおいても重要なのは日付と金額です。主に利用履歴や支払金額などを確認するための書類なので、契約書や請求書などの実際の取引書類と照らし合わせて間違いがないのか確認するようにしましょう。

支払明細書の再発行について

支払明細書の再発行は役割によって異なります。利用履歴の確認といった役割を持つ書類の場合は、請求することによって再発行が可能な可能性が高いでしょう。しかし、支払明細書を含む書類の取り扱いは企業や組織によって異なります。そのため、基本的には再発行の必要がないように適切に保管･管理を行ってください。

ただし、内容が誤っている場合や変更があった場合は再発行を受けることができますので、その旨を伝えるようにしましょう。

  • 支払明細書取り扱いの注意点

    支払明細書は適切に取り扱いましょう

支払明細書の役割を知って正しく利用しよう

支払明細書はビジネスシーンだけではなく、プライベートでも目にする機会の多い書類のひとつです。取引の内容を確認することができる書類で、さまざまな役割を担っています。意味をしっかりと理解した上で正しく利用するようにしましょう。