ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、社会人であれば未だに紙書類でのやり取りは多いでしょう。特にテレワークや在宅勤務が増えてからは、紙書類のやり取りを郵送で行う際、返信用封筒を活用する機会も少なくないはず。その返信用封筒、ただ単純に書類を入れて送り返してしまっていませんか?

返信用封筒にも、守るべきマナーがあります。マナーを遵守して返信すれば、相手にいい印象を与えることができるでしょう。そこで今回は、返信用封筒の正しい返送の方法をご紹介します。

返信用封筒とは何?

書類の返送などに用いられる返信用封筒ですが、そもそもどのような目的で同封されているのでしょうか。

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    返信用封筒とは何?

「返信が欲しい」という相手からのサイン

多くの企業は、何らかの返信が欲しいときに返信用封筒を同封します。返信用封筒が入っているだけで、受け取った側は「この封筒を使って何かを返信する必要がある」とわかるでしょう。返信用封筒は、「返信が欲しい」という相手からのサインでもあるのです。

相手の手間を省く気遣い

相手へ返事をするには、返信するための封筒や切手を購入したり、宛名をきちんと書いたりと、何かと手間がかかります。あらかじめ返信用封筒を同封することでそうした手間が省けます。返信用封筒とは、返信する側への「気遣い」なのです。

返信用封筒の宛名の書き方と基本的マナー

返信用封筒には、返送する先の企業名が書いてあります。多くの場合は企業名に「行」と記載していることが多いので、返信するときには「行」を二重線で消して「様」「御中」と書き直すのがマナーです。

相手が人の場合は「様」、企業の場合は「御中」とします。企業名と個人名を並べる場合は、「様」か「御中」のどちらかが書いてあれば大丈夫です。

差出人の「様」は消す

返信する自分の名前が差出人として書かれている場合もあります。このとき「様」がついているケースがほとんどなので、自分の「様」も二重線で消しておきましょう。

もし自分の名前が差出人として書かれていなければ、封筒の裏にきちんと書きましょう。返信用封筒を用意した相手は基本的に多くの人の返信を待っているので、自分が返信したと封筒の外からでもわかるようにしておくことが大切です。

切手はどうする?

返信用封筒には、返信用の切手が貼ってあったり、「料金後納郵便」となっていたりすることもあります。その場合はもちろん切手を準備する必要はなく、そのまま送り返していいでしょう。

どちらもなかった場合は、自分で切手を用意する必要があります。基本的には封筒のサイズに合わせた料金の切手を用意すれば問題ありませんが、封入した書類の重さによって料金が変わりますので、返送する書類が多いときは郵便局で計ってもらうのがオススメです。

返信用封筒の基本マナー

次は、返信用封筒を相手に送る場合の注意点をご紹介しましょう。

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    返信用封筒を用意するときのマナーとは?

返信用封筒の封入方法

返信用封筒は基本的に封入する封筒より大きいサイズか同等のサイズになることが多いので、封入するには折りたたむ必要があります。見た目がきれいになるように折りたたみましょう。角を揃えて縦方向にまっすぐに折る方法や、三つ折りにする方法だと、封入したときにかさばりにくくなります。

封筒の表面には、返信先として自分の宛先に「行」をつけて記載します。返信用封筒を折るときは、封筒に記載した自分の宛名を見えるようにして折りたたむことが重要。宛名が見えると、受け取った側は返信する必要があると気づくでしょう。

返信用封筒の色

基本的に返信用封筒に色の指定はありませんが、茶封筒や白い封筒を選ぶといいでしょう。企業によっては、他の書類と区別をつけるために青や緑といったカラフルな封筒を用意するところもあります。

返信用封筒の切手や糊付け

返信用封筒には切手や糊付けをしなければならない、というルールはありませんが、つけてあげるのが親切です。切手はあらかじめ購入して自分で貼り付ける場合と、料金後納郵便の封筒を使用する場合があります。料金後納の場合はすでに封筒に印字されているので、送る側でも切手を貼る手間が省けて便利です。切手のみを封筒と一緒に封入する場合もあります。

糊付けは、封筒の蓋の部分に両面テープを貼っておくのがよくあるマナーです。返信する相手がわざわざ糊や両面テープを準備する手間を省くための、親切心から生まれたマナーといえるでしょう。