私たちの頭を悩ますカタカナ語ですが、その中でもコンピューター関連の用語はやっかいです。日頃パソコンを使い慣れている人にとっては基本中の基本の用語でも、詳しくない人には伝わらず、トラブルの原因になることさえあります。その一つに挙げられるのが、複数の意味を持ち、派生語もある「フォーマット」という言葉ではないでしょうか。

本記事ではビジネスシーンでのトラブルを避けるため、「フォーマット」の2種類の意味と使い方を説明します。あわせて簡単な「フォーマット」のやり方も説明しますので、ぜひ参考にしてください。

「フォーマット」の2つの意味

  • 「フォーマット」の2つの意味

    「フォーマット」の意味を正しく理解しましょう

最初に「フォーマット」の基本的な意味を押さえておきましょう。

「フォーマット」の元型「format」からの意味の移り変わり

フォーマットの元の英語「format」の語源をたどると、「一定のやり方で作られた書籍」というラテン語になります。そこから「書籍の版型(本の大きさ)」という意味が生まれ、やがて書籍や雑誌、新聞、さらにはテレビ番組や広告など、幅広い媒体の「構成・型」を指すようになりました。

コンピューターの登場以降は、コンピューターに入力する際のデータ配列の「構成・型」も、同様にフォーマットと呼ぶようになりました。データ配列の「構成・型」が何らかの原因で乱れてくると、最初の状態に戻す(初期化する)必要も出てきます。そこで最初の状態に戻すことを指して「フォーマットする」という言い方が誕生しました。

「型」「書式」「形式」「体裁」として使われるフォーマット

フォーマットは、今日では書籍や文書、広告、テレビやラジオの番組、コンピューターも含め、さまざまな媒体の「型」「書式」「形式」「体裁」という意味で使われます。

《実際の使用例と意味》

企画書のフォーマット(意味:企画書の書式やテンプレートのこと)

テレビ番組のフォーマット(意味:番組の構成要素や進行方式のこと)

ダイレクトメールのフォーマット(意味:ダイレクトメールの書式や構成のこと)

ファイルフォーマット(意味:コンピューターで利用するファイルの保存形式のこと)

「記録媒体の初期化」として使われるフォーマット

フォーマットのもうひとつの意味として、「ハードディスクやメモリーカードなどの記録媒体を初期化すること」があります。

データが格納されているUSBやHDDの記録媒体をフォーマットすると、記録されていたデータはすべて消えてしまいます。記録媒体を最初の状態に戻す、つまり初期化することが「フォーマットする」という意味です。

《実際の使用例》

USBをパソコンに差し込んだら「フォーマットする必要があります」という表示が出た。

2つの意味の見分け方

これまで見てきたように、「フォーマット」には大きく分けて2つの意味があります。

1.「型」や「形式」「書式」の意味を持つ「フォーマット」 2.「初期化する」という意味を持つ「フォーマット」

実際にコンピューター関連の話題で出てきたら、混乱するのではないだろうか…と不安になるかもしれません。そこで、実際の使用例を見ながら、見分け方を説明します。

《実際の使用例 1》

フォーマット通りに議事録を作成した。

「フォーマット」の代わりに「書式」という言葉を入れてみると、「書式通りに議事録を作成した」と意味が通ります。「型」や「形式」の意味で使われる場合はかならず名詞として使われます。

《実際の使用例 2》

ハードディスクをフォーマットする必要がある。

「フォーマット」の代わりに「初期化」という言葉を入れてみると、「ハードディスクを初期化する必要がある」と意味が通ります。

「フォーマットする」のように「~する」と組み合わせて動詞として使われる場合は、「初期化」の意味になります。また「フォーマットのやり方」のように名詞として使われていても、伝えたいのは「フォーマットする方法」なので、「初期化」の意味で使われます。

「フォーマット」から派生した言葉を知っておこう

  • 「フォーマット」から派生した言葉を知っておこう

    「フォーマット」から派生した言葉を知っておきましょう

「フォーマット」という言葉が普及するにつれ、そこからいくつかの言葉が派生して使われるようになってきました。ここではその中から代表的な「フォーマット化」と「フォーマット入力」を取り上げます。

「フォーマット化」の意味と使い方

「フォーマット化」とは「フォーマット」に「~になる」という意味の接尾語「化」のついた、「フォーマット」の派生語です。「初期化」という言葉もあるため、紛らわしいのですが、「フォーマット化」は初期化の意味ではありません。「ある決まった形式や書式にすること」という意味です。

《実際の使用例》

過去に配布されたさまざまな文書類をすべてフォーマット化して保存した。

この使用例では、紙やWord、さまざまな文書形式で作成された文書を、単一の形式にして保存した、ということが言われています。

「フォーマット入力」の意味と使い方

「フォーマット」という言葉が「書式」や「形式」から転じて「テンプレート」「雛型」という意味で使われる場合もあります。

履歴書や契約書などのテンプレートがあり、そこに入力することが「フォーマット入力」の意味です。

逆に、入力用のテンプレートのことを、「入力フォーマット」と呼ぶこともあります。「入力」と組み合わせて使われる「フォーマット」は、「テンプレート」の意味です。

「フォーマットしておいて」と言われたらどうしたらいい?

  • 「フォーマットしておいて」と言われたらどうしたらいい?

    ビジネスシーンにおける「フォーマット」の方法をマスターしましょう

ここでは言葉の意味を離れ、実際にビジネスシーンで遭遇しやすい「フォーマットする」必要がある場合の対処法を簡単に説明します。

なぜフォーマット(初期化)が必要なのかを理解しよう

ハードディスクやUSBなどの記録媒体は、記録領域を区分けしたうえで、番号をふって書き込まれる情報を管理しています。この管理がさまざまな原因でうまくいかなくなると「フォーマットする必要があります」という表示が出てるのです。

フォーマットの実際の手順

ハードディスク編

ハードディスクをフォーマットする場合は、パソコンがWindowsかMacか、Windowsでも10かそれ以前のバージョンかによって対処法は若干異なりますが、基本はパソコンとフォーマットしたいディスクを接続して操作することになります。ここではビジネスシーンで使うことの多いWindows10について簡単に説明します。

手順
(1)「スタートボタン」を右クリック→「ディスクの管理」を左クリック→初期化するディスクを選んで右クリック→「ディスクの初期化」を左クリック

(2)「ディスクの初期化」ウィンドウが表示されたところで、「GPT」にチェックを入れ、「OK」ボタンを押します。

(3)「ディスクの管理画面」に戻り、初期化するディスクの「未割り当て」で右クリック→ウィンドウが出て「新しいシンプルボリューム」を左クリックすれば「新しいシンプルボリュームウィザード」が開始します。あとはそのまま進んでいけば大丈夫です。

USB編

手順
(1)通常通りUSBメモリをパソコンに差し込み、「スタートメニュー」→「Windows システムツール」→「PC」へ。

(2)「USBメモリ」を右クリック→「フォーマット」を選択

(3)「フォーマットウィンドウ」→いくつか表示される項目は「クイックフォーマット」を左クリック。これでフォーマットが完了します。

誤ってフォーマットしてしまったら

ファイル復元・データ復旧用ソフトウェアには有料・無料ともさまざまなものがあります。HDD専用のものだけでなく、USBに対応しているものもあります。いずれも100%復元・復旧が可能ではないのですが、トライしてみる価値はあります。クチコミなどを参考にしながら、使用を検討してみてください。

またUSBメモリの不具合でフォーマットしなければならなくなった際は、するときに内部データのバックアップがなければ、破損したUSBからデータを抜き出す必要があります。その際は、ファイル復旧用のソフトウェアを使います。

意味がわかれば怖くない! 「フォーマット」を理解して使おう

  • 意味がわかれば怖くない!「フォーマット」を理解して使おう

    「フォーマット」をオフィスで正しく活用しましょう

カタカナ語が出てくると、最初はとまどってしまいますよね。それでも多くの人が使うのは、慣れてくると意外に使い勝手のいいものだからです。フォーマットもそんな「使い勝手のいい言葉」のひとつです。文書や画像、会議など、形式を持っているものすべてに対して「型」や「体裁」「テンプレート」の意味で使えます。

また、記録媒体を「フォーマットする」と動詞で使われる場合は、「初期化する」という意味で使われることも頭に入れておきましょう。

新しい言葉は、意味を知り、使われる場面を知り、実際に使うことで自分のものになっていきます。ぜひ「フォーマット」もあなたのものにしてください。