文字だけのデータ、どの形式が嬉しい? -「メールに直打ち」派も多数

ワード、PDF、テキストファイル……。文章や企画書などのテキストデータを仕事で送ってもらう際、ベストな形式はどれだろうか。今回はマイナビニュース会員のうち男女300名に、テキストデータを送ってもらうときにどの手段が一番うれしいか聞いてみた。

Q.文章や企画書、申し込み書などのテキストデータを送ってもらうときに、どの手段が一番うれしいですか?

1位 wordファイルを添付 30.3%
2位 メールに直打ち 21.0%
3位 エクセルファイルを添付 16.0%
4位 PDFファイルを添付 14.0%
5位 textファイルを添付 11.0%

■wordファイルを添付
・「一番使いなれているから」(32歳男性/運輸・倉庫/事務系専門職)
・「軽いし保管しやすいので」(26歳女性/学校・教育関連/技術職)
・「開きやすく、編集もしやすいから」(29歳女性/情報・IT/秘書・アシスタント職)
・「赤字で直接修正できる」(27歳女性/自動車関連/事務系専門職)
・「年齢が上の人でも扱いやすい」(27歳女性/学校・教育関連/事務系専門職)

■メールに直打ち
・「テキストデータなら直打ちで十分です……余計な手間をかけさせたくないので」(34歳男性/通信/事務系専門職)
・「環境によっては開けないこともあるから」(29歳女性/情報・IT/クリエイティブ職)
・「これが一番便利、どこでも見られる」(32歳男性/金融・証券/専門職)
・「管理，検索，転用が容易だから」(57歳男性/学校・教育関連/事務系専門職)
・「メールが一番軽いから（笑）」(36歳男性/印刷・紙パルプ/クリエイティブ職)

■エクセルファイルを添付
・「仕事で使い慣れているのでExcelだと対応しやすい」(32歳男性/機械・精密機器/技術職)
・「操作が楽」(24歳女性/建設・土木/技術職)
・「エクセルの方がそのままそれを元にして加工しやすいから」(26歳女性/金融・証券/専門職)
・「綺麗に仕上がりそうだから」(26歳女性/情報・IT/事務系専門職)
・「表などが入っていても読みやすいから」(35歳男性/情報・IT/技術職)

■PDFファイルを添付
・「汎用性が高い」(58歳男性/情報・IT/クリエイティブ職)
・「どんな端末でも見れるから」(43歳男性/学校・教育関連/専門職)
・「うっかり修正してしまうミスが無いから」(27歳男性/マスコミ・広告/クリエイティブ職)
・「見たままをその通りに印刷できるので便利だと思います」(31歳女性/ソフトウェア/事務系専門職)
・「開きやすいから」(33歳男性/小売店/販売職・サービス系)

■textファイルを添付
・「データ容量が軽く、その文章もそのままコピペで使いまわせるから」(43歳男性/機械・精密機器/技術職)
・「テキストファイルが一番シンプルで加工もしやすいからベストと思う」(44歳男性/情報・IT/技術職)
・「OSに関係なく利用できるから」(42歳男性/情報・IT/クリエイティブ職)
・「トラブルが少ないから」(49歳男性/情報・IT/技術職)
・「字体が固定なので」(30歳男性/金融・証券/専門職)

■総評
テキストデータを送ってもらう際に最も嬉しい形式、堂々の第1位は「wordファイル」で3割以上の人がこれを選んだ。選ばれた理由は、「使い慣れている」「読みやすい」「開きやすい」「軽くて保管しやすい」と、ポピュラーかつ使い勝手の良さを指摘する意見が並んだ。「年齢が上の人でも扱いやすい」という指摘はなるほどだ。また、wordファイルはそのまま文字を拾うこともでき、「コピペが楽」「赤字で直接修正できる」と、その編集のしやすさを理由にあげる声も多かった。

2位は「メールに直打ち」。添付ファイルだと「開かない」というトラブルが起きる可能性もあり、また「開けるのが面倒」という手間を考えると、軽いテキストデータならメールでそのまま送ってもらった方が嬉しい、という人が予想以上に多かった。携帯でさっと内容を確認したい人もいるようだ。また、メーラー上でテキストを「検索」「管理」するのが楽、という声もあった。

3位に選ばれたのは「エクセルファイル」だった。数字を主に扱う業界ではエクセルが「一番使い慣れている」「操作に慣れている」という事情もあるようで、編集・加工のしやすさを評価する声も多かった。また、「表が入っていても見やすい」「綺麗に仕上がる」と、体裁が整えやすい点も人気だった。次いで、僅差で4位に入ったのは「PDFファイル」。こちらは、改ざんや修正をされたくない内容の時に便利な形式で、「見たまま印刷できる」「読みやすい」という声が多かった。スマホでも見られる汎用性の高さも評価されていた。

5位は「textファイルを添付」。その「シンプルさ」「軽さ」を愛する人から支持され、どんなOSでも開けられてトラブルが少ないという利点が挙げられていた。また「字体が固定されている」と、フォントに関わるトラブルを避けたい人からの声もあった。

「受け取る時はword、送る時はPDF」なんて意見も見られた今回のアンケート。相手の使い勝手の良さと自分の意図を考慮しつつ、その書類の性格によって形式を柔軟に変えることで、仕事もより一層スムーズに進むかもしれない。

調査時期: 2015年1月30日～2015年2月1日
調査対象: マイナビニュース会員
調査数: 男性137名 女性163名 合計300名
調査方法: インターネットログイン式アンケート