宮内庁は、2009年歌会始のお題を「生」とし、募集要領を発表した。

応募は、未発表の歌を1人1首とする。書式は半紙を横長に使用し、右半分にお題と短歌、左半分に郵便番号、住所、電話番号、氏名(本名、ふりがなを付ける)、生年月日、職業を毛筆で縦書きする。

海外からの応募の場合は、用紙と筆用具は自由。また、病気などの理由で毛筆での自筆が難しい場合、代筆やワープロなどの印字による応募も可能とする。その場合は毛筆でない理由、代筆の場合は代筆者の住所と氏名を別紙に書いて提出する必要がある。目の不自由な人には、点字での応募を受け付ける。

締め切りは9月30日までで、郵送の場合は当日消印有効となる。あて先は「〒100-8111 宮内庁」とし、封筒には「詠進歌」と書き添える。