オンライン×メールで商談をリードする

お客さまとの商談が終わったら、お礼メールを送るのがビジネスパーソンの基本です。できれば商談当日のうち、遅くても翌日の朝までには送りましょう。商談時間を割いてくださったお客さまに感謝の気持ちを伝えることが第一ですが、それだけにはとどまりません。

メールは情報伝達の手段として優れた特性があります。商談内容をまとめて記載しておくなど、その特性を最大限に活かすことが求められます。これからは、このお礼メールの内容によって、ビジネスの明暗を大きく分けることが予想されます。

コミュニケーション手段の変容

ビジネスにおけるコミュニケーション手段に大きな変化が見られます。ここで一般社団法人日本ビジネスメール協会が毎年実施している「ビジネスメール実態調査2020」の結果を紹介しましょう。

仕事で使っている主なコミュニケーション手段として以下の結果が出ています。

• 仕事で使っている主なコミュニケーション手段

上位3項目(1.メール、2.電話、3.会う)については、並び順も含めて2011年から変わっていません。

注目していただきたいのは4番目の「テレビ会議・ウェブ会議」です。2019年度の調査では25.92％だったその使用率が、2020年度では57.86％と飛躍的に伸びています。この調査は2020年4月に実施したため、働き方改革の推進やインサイドセールスの広がり、そして新型コロナウイルス感染症防止対策の一つであるテレワークの影響を強く受けていると考えられます。

オンライン商談によって常識が変わる?

クライアントとの商談においても、こうしたデジタルツールを活用したいわゆるオンライン商談が増えています。移動時間や交通費といった商談コストがかからないメリットもあって、多くの企業で導入されています。

そのオンライン商談、実際に体験してみると対面での商談とは異なる特徴が随所でみられます。以下にその一例を挙げてみましょう。

・名刺交換ができない
初めての商談では必ず行われていた名刺交換がありません。オンライン用の名刺を用意している企業もありますが、まだ少数派です。基本的には画面上に表示されている名前を見て、相手を認識しています。

・雑談が少ない
対面ではアイスブレイクの一つとして活用されていた雑談風景も、オンラインではほとんど見かけません。すぐに本題に入るケースが多く、クライアントも商談内容にのみ集中しているように感じられます。

その要因として、得られる視覚情報が少ないことが考えられます。ディスプレイ越しに見えるのは、相手の顔とわずかな背景のみ。雑談のきっかけが見当たりません。雑談ネタとしてよく使われる気候や天気についても、そもそもお互いに移動していないので触れることがありません。

・資料が残らない
対面商談の場では、会社案内や商品案内、提案資料など、多くの紙媒体が資料として活用されてきました。オンライン商談では、電子化された資料の画面共有がその役割を果たしています。

高まるお礼メールの重要性

オンライン商談が積極的に行われるようになって、お礼メールの果たす役割、そして重要性がますます大きくなっています。

メールの最後には必ず署名を付けます。ここには名刺と同程度の情報を記載しておきます。そもそもオンライン商談では相手の名刺がありません。さらに、私自身もそうですが、相手の連絡先を知りたいときに、名刺ではなくメールの署名を見るという方は意外と多いものです。せっかく相手に連絡をしようと思っても、連絡先がパッと出てこなければ、その行為自体をやめてしまうことも十分に考えられます。商談後、できる限り早くお礼メールを送るべき理由がここにもあります。

契約につながるには、商品の優位性やサービスに関する魅力はもちろんのこと、担当者の人柄が決め手になることもあります。雑談にもさまざまな目的がありますが、人間関係構築もその一つです。商談中は本題となる商品説明や提案にのみ集中する傾向があります。

お礼メールを送ることで、誠実さや丁寧さといった人柄を感じていただくことができます。検討していただいているお客さまには熱意を示す、契約に前向きなお客さまには安心感を与えることも重要です。

商談が終了した際、相手の手元には何も残っていません。どれだけ高性能の商品、魅力的なサービスであっても、一度伝えただけで相手の心の中に残り続けるのは至難の業です。

お礼メールには、商談中に使用した資料を添付したり、URLを記載したりするなど、再度見返すことができる情報を提供することができます。紙媒体であれば、商談後に捨てられてしまうケースもあると思いますが、送ったメールが削除される可能性は格段に低いと思われます。

相手のメールボックスに情報を残すことに大きな意味があります。仮に今回の商談ではニーズに合わなかったとしても、数か月後、数年後に再検討のタイミングでそのメールが役立つ可能性もあるのです。

新たな商談形式をより効果的に

ここまでお伝えした内容以外にも、オンライン商談をする上で決定的な弱点を感じることがあります。それは多くの方がまだこの商談方法に慣れていないということです。

オンライン商談では、対面の際には考えなくてよかったことに気を取られている可能性があります。PC操作に気を取られている間に話が進行してしまっている。場所を選ばない分、周囲の音であったり人の存在が必要以上に気になったりもします。

商談内容をどれだけ丁寧に分かりやすく伝えたつもりでも、実は意外と相手にうまく伝わっていないことがあるのです。商談のポイントを箇条書きでまとめて送ることで、相手に感謝されることがこれまでにも度々ありました。

商談コストがかからない、ソーシャルディスタンスを気にする必要がないオンライン商談は、今後ますます増えていくと予想されます。とは言え、コミュニケーション手段は単一では十分な役割を果たせません。飛躍的に使用率が伸びている「テレビ会議・ウェブ会議」などに「メール」を組み合わせることで、互いのツールがより引き立ち、効果的に商談を前に進めてくれるはずです。新たな商談形式を優位に進めるためにも、お礼メールの使い方を工夫してみてください。