「連絡文書」とは? 正しい書き方や社外文書・社交文書との違いもくわしく解説

ビジネス文書には連絡文書・社外文書・社交文書があります。このうち社内の人宛ての連絡に使われるのが連絡文書です。連絡文書は、連絡内容や状況などによって、記載すべき項目が異なります。

そこでこの記事では、連絡文書に必要な項目や他のビジネス文書との違いを解説。また、連絡文書の基本ルールや作成例などもまとめました。

ビジネスマンにとって押さえておきたい基本項目ですので、ぜひご一読ください。

• 

  連絡文書とは何か、書き方などを紹介します

連絡文書とはビジネス文書のひとつ

「連絡」とは、気持ちや考えなどを知らせることや、情報を互いに知らせること、またはその通知のことを指す言葉です。

「連絡文書」は、いわゆる「社内文書」と同じような意味で使われます。

連絡文書にはどんな文書がある?

連絡文書には、下記のようなタイプの文書があります。

• 意思疎通や指示をする・指示を仰ぐための文書
• 情報伝達するための文書
• 記録内容を伝えるための文書

会社や部署ごとにフォーマットが定められていることもあるので、作成が必要になったときは、先に確認しておきしょう。

意思疎通・情報伝達のための文書の具体例

意思疎通や情報伝達・指示などを目的とした連絡文書は、以下のように分類できます。

• 上から下へ命令や指示をするための文書
• 下から上へ提案や報告・届け出を行うための文書
• 全員への連絡事項など水平的な連絡を目的とした文書

会社勤めをしていれば日常的に目にする機会がある多くの文書が、意思疎通・情報伝達のための文書に分類されます。

記録のための文書の具体例

記録内容を伝えるための文書には、下記のようなものがあります。

• 会議の議事録
• 統計データ
• 集計記録

など

このように、記録やデータなどをそのまま知らせるための文書が、記録内容を伝えるための文書に該当します。

連絡文書が必要となるシーン

仕事をしている中で、連絡文書はどのようなシーンで必要となるのでしょうか。

社内連絡のために、上記のようにさまざまな連絡文書が必要です。

• 

  「連絡文書」がどのような文書を指すのかを紹介しました

連絡文書と他ビジネス文書との違い

ビジネス文書には、連絡文書以外にも下記のような文書があります。

• 社外文書
• 社交文書

くわしく見ていきましょう。

連絡文書と社外文書の違い

社外文書とは、取引先や顧客など、社外の人に対して発信する業務文書のことです。社外文書には下記のような文書があります。

• 案内状
• 依頼書
• 照会状

など

社外文書は社外の人に向けた文書ですので、連絡文書よりも礼儀正しい文書であることが求められます。

連絡文書と社交文書の違い

社交文書も社外の人に向けての文書で、下記のような文書があります。

• 挨拶状
• 招待状
• お礼状
• 見舞状
• 祝電

など

社交文書は社外の人に向けて発信する、儀礼的な文書です。社外文書より、さらに格式を守って作成することが求められます。

• 

  連絡文書以外のビジネス文書には社外文書や社交文書があります

連絡文書の項目には何が必要?

連絡文書はビジネス文書ですので、必要となる基本項目がいくつかあります。連絡文書を構成する必要項目について見ていきましょう。

連絡文書に必要な基本項目

連絡文書には、下記のような項目が必要です。

連絡文書の内容に関わらず、上記の項目は必ず組み入れましょう。

承認・決済・集計が求められる文書に必要な項目

社内文書の中には、上司や担当者の承認・決済、対象者からの回答などを集計する必要がある文書もあります。上司や会社などに宛てて提出する文書ですので、文言は依頼する形にするのがポイントです。

また、スムーズに事務処理するためにも、いつまでに承認や決済が必要なのかを明記しましょう。ミーティングへの出欠など、参加者の回答を集計する必要がある場合も、返答期限を設定することが必要です。

議事録に必要な項目

会議では、さまざまな決定事項が発生します。会議の議事録には、会議での決定事項について、誰が何を、いつまでに行い、どう確認するのかなどの記載が必要です。

会議の内容を見直す時や次回の議題についても、議事録を見直せば思い出せるよう、記載しておきましょう。

提案書・稟議書に必要な項目

提案書や稟議書は、検討や承認をしてほしい際に提出する連絡文書です。提案や稟議を上げる理由を必ず記載しましょう。

提案書や稟議書に記載する理由には、内容の簡潔さだけでなく、理由や根拠、目的を読んだ人が理解できるよう、わかりやすく記載することも必要です。

• 

  連絡文書の作成時に必要な項目は書類の種類によって異なります

連絡文書の書き方のルール

連絡文書は会社ごとにフォーマットが用意されていることが多く、フォーマットを使って作成すれば基本的には問題ありません。しかし、連絡文書作成時の基本ルールは社会人として覚えておきたいポイントです。

ここでは、連絡文書を作成する際の、基本的なルールを見ていきましょう。

時候の挨拶は必要ない

時候の挨拶とは、手紙やビジネス文書の中で頭語の後にくる挨拶です。例えば11月ごろなら「残菊の候、貴社におかれましてはますますご繁栄のことと存じます。」など、季節によって表現が異なります。

社外の人に向けての文書には時候の挨拶は必要ですが、連絡文書は社内宛てですので、時候の挨拶は必要ありません。

差出人・宛名を明記する

連絡文書は手紙と同様、差出人や宛先がわからないと意図が伝わりにくいです。同じ内容でも、書き手によって意味が変わることもあります。

名前は意外と記載を忘れやすいため、文書の冒頭に作成者や受信者の所属部署・役職・氏名などを記載してください。

丁寧語を使う

連絡文書は社外文書ではないため、尊敬語や謙譲語などを使うと丁寧すぎますし、簡潔さを失ってしまいます。しかし、ビジネス文書ではありますので、「です」「ます」などを使った丁寧な表現を心がけましょう。

重要度・形式を区分

連絡文書を発信する際には、下記のような点も意識しましょう。

• 文書の保存期間
• 回答の必要性
• 機密性の高さ(社外秘など)
• 作成形式(デジタル、紙など)
• 文書の保存方法(オンライン、印刷など)

など

このように、連絡文書の重要性や形式などの扱いについても、確認して発信しましょう。

• 

  連絡文書作成時の基本ルールを紹介しました

連絡文書の例文

ここでは、連絡文書の作成例を紹介します。

内容によって期限の設定が必要など、記載すべき項目が異なる点に注意してください。

• 

  連絡文書の作成事例を紹介しました

連絡文書の書き方を理解して社内の連絡を円滑に行いましょう

連絡文書とは、社内の人宛てに連絡事項がある時に作成するビジネス文書です。大きく分けると意思疎通・情報伝達のための文書と、記録のための文書に分類できます。

連絡文書は社内イベントの案内や報告・届け出、会議議事録などさまざまなシーンで必要ですので、書き方を覚えておきましょう。

連絡文書は社外文書のような時候の挨拶は必要ありません。とはいえ、丁寧語で記述するなど、いくつか気を付けるべき点があります。

この記事で紹介した作成例を参考にしながら、社内文書をスムーズに作成できるよう、テンプレート化しておきましょう。