本記事では5w1hのそれぞれのポイントと、正しい順番での使い方や、5w1hを使った例文などを紹介します。
5w1hとはビジネス上で有効なフレームワークのひとつです。5w1hを使いこなせれば、ビジネスシーンやプライベートでのコミュニケーション力や問題解決力が向上するでしょう。
この記事では5w1hについて、それぞれの要素や、正しい使い方の順番、5w1hを使用した例文などくわしく解説していきます。
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5w1hを正しく使いこなせるようになりましょう
5w1hとは
5w1hという言葉をはじめて聞いた方は何のことか、わからないですよね。ここでは5w1hとは何なのか解説していきます。
5w1hは英語の頭文字
5w1hとは「When・いつ」「Where・どこで」「Who・だれが」「What・何を」「Why・なぜ」「How・どのように」の5つのWが頭文字の単語と、1つのHが頭文字の単語をまとめたもの。この単語の順序に沿っていけば、情報伝達がスムーズになるといわれている手法です。
ビジネスでの問題解決に便利
5w1hはいつ・どこで・だれが・何を・なぜ・どのように、と順序立てて、情報を整理することで相手に伝えたい内容をまとめられます。伝えられる方も理路整然とした情報を伝えられるので、理解しやすいのです。
- 状況を明確にして改善に取り組む
- 戦略を練り直す
- 本当の原因を見つける
- 新しい発想が生まれる
など情報伝達のほかにも、物事の改善や新しいアイデアを生み出すために役立ちます。
正しく5w1hを使用することで、会議やプレゼンテーション、トラブルが発生したときの状況説明や改善など、あらゆるシチュエーションで効果を実感できるでしょう。
5w2hとの違い
情報を伝達するフレームワークには「5w1h」のほかに「5w2h」もあります。5w2hは「When・いつ」「Where・どこで」「Who・だれが」「What・何を」「Why・なぜ」「How・どのように」の5w1hの要素に「How much・いくらで」と費用を表す要素が加わったものです。
5w1hにプラスして、売上やコストなどお金にまつわる情報も具体的に表したいケースのときに5w2hを用います。使用する目的は5w1hと大きな違いはありません。
7w2hとの違い
7w2hは5w1hの要素に「Which・どちら」「Whom・だれに」「How much・どのくらい」の2つのwが頭文字の単語と1つのｈが頭文字の単語が加わります。あらたに加わる2つのwの作用は
Which：比較対象がある場合や、選択肢が複数あるときに、どちらであるかを示す
Whom：対象を明確に示して、複数人の関係性や立場を説明するために重要なポイント となります。
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5w1hを使うと情報を伝えられる側も理解しやすいです
5w1hの要素
5w1hを使うときには、それぞれの単語でどのような状況を当てはめるか理解しておくことが大切です。
when
When(いつ)で伝えたい事項は
- 日時
- 期間
- 期限、タイミング
- 季節やイベント
などです。伝えるべき時間に関する事項を当てはめます。時間に関する情報を共有することで、「いつ起きたことなのか」「いつまでに行うことなのか」などが明確化できるのです。
時間がはっきりすることで、今すべきこと、今後何をしていくのかを計画的に決められます。
where
Where(どこで)で伝える事項は
- 実施場所
- 発生場所
- 行き先
など、「伝えたい状況が起きた場所」「これからどこで何をしたいのか」などを明確にします。 「どこで」をはっきりさせることで、場所をイメージしやすく、起きた事象に対応をしやすくなったり、今後へのアイデアが出やすくなったりするでしょう。
who
Who(だれが)で伝えたい事項は
- 行動を起こす(起こした)人物や企業
- ターゲット
などです。「誰が行う(行った)ことなのか」「誰をターゲットにしているのか」を明確にすることで、伝達する内容に登場する対象がハッキリして、どのように対処すべきかイメージがふくらみやすくなります。
what
What(何を)で伝える事項は
- 何をする(した)のか
- 対象物
- テーマ、コンセプト、議題
「何を行おうとしているのか」「何を対象にしたアクションなのか」など伝達事項を相手に具体的に理解してもらうために必要な情報です。トラブルが発生した場合なら「トラブルが発生しました」と結果だけを報告するのではなく、「何が起きたのか」経緯など具体的に説明する必要があります。会議を行うのであれば「会議をする」ではなく「こんどのプロジェクトについての会議」と具体的な議題を伝えることです。
why
Why(なぜ)で伝えるのは
- 理由、原因
などです。トラブルやアクシデントであれば「それがなぜ起きたのか」と理由や原因を明確にすることで、どう対応すればいいのか、今後どんな対策をすればいいのかが、わかりやすくなります。プロジェクトを進行するときであれば、「どうしてこれをする必要があるのか」がはっきりして、目的が明確になるでしょう。
how
How(どのように)で伝えたいのは
- 具体的な方法、手段
「アクシデントをどのように解決するのか」「どのように改善していくのか」「どのようにプロジェクトに取り組むのか」などを具体的に決めることで行動がスムーズになります。
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それぞれのポイントを理解して5w1hを使いましょう
5w1hの順番
状況によって変わることもありますが、5w1hは基本的に以下の順番で組み立てていきます。
when(いつ) where(どこで)
最初にwhen(いつ) where(どこで)を伝えて、相手に時間と場所をはっきりとイメージしてもらうことで、その先の説明が理解しやすくなります。
who(だれが)what(何を)
次にwho(だれが)what(何を)を伝えることで、「誰が何をする(した)のか」と結果を明確化できます。「何が起きたのか」結果を知ってもらうことで、最後に説明する過程の部分が理解しやすくなるのです。
why(なぜ)how(どのように)
最後にwhy(なぜ)how(どのように)を説明します。ここまでに「いつ・どこで・だれが・なにを」したのかが明確になっているので、相手も過程が理解しやすくなるのです。
順番を変えることも
5w1hは状況に応じて順番を変えたほうが伝わりやすいこともあります。
- 目的や経緯を相手に強くイメージしてもらいたいときはWhy(なぜ)から
- 起きている問題の重大性を強調して伝えたいときはWhat(何を)から
- 関わっている人物の強調が必要なときはWho(誰が)から
話を聞く側がイメージしやすい、理解しやすい順番を考えながら順番を組み立てていくのが大切です。
ただし順番を間違えるとかえって難解になってしまうので気をつけてくださいね。
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どう伝えると相手にわかりやすいかイメージするのが大切です
5w1hの使い方・例文
ここでは5w1hを用いた例文を見て使い方をイメージしてみましょう。
5w1hを用いた基本パターン
上司にあったことを報告するとき
When:昨日ですが
Where：取引先のA社を訪問したときに
Who:担当のB様に
What：プロジェクトの進捗状況を聞かれました。
Why：B様には停滞しているように感じられたそうです。
How：資料を使いながら、進捗状況を説明して、プロジェクトは順調に進行していることを納得していただきました。
5w2hを使った例
社内研修の報告するとき
When：来月の25日に
Where：当社研修センターで
Who：営業部社員を集めて
What：営業スキルアップ研修を行います。
Why：営業スキルを高めて、さらなる売上の向上をはかるのが狙いです。
How：専門家を招いてレクチャーをしてもらいます。
How much：今回の研修にかける予算は100万円です。
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5w1hを使えば伝達事項を整理して伝えられます
5w1hをビジネスシーンで使いこなそう
5w1hを意識してコミュニケーションを取ることや、問題を解決することを意識すれば、自分の中で情報を整理しやすくなったり、相手に円滑に情報を伝えられたりとメリットが多くあります。
「物事を整理して考えるのが苦手」「先輩に説明がわかりにくいと言われた」などに該当する方は、5w1hを活用すれば問題が解決するかもしれませんよ。
