仕事上の連絡手段として欠かせないのがメール。社内や取引先と日々様々なメールのやり取りをしているが、よく注意しないと思わぬ失敗をすることも……。今回はマイナビニュース会員317名に「ビジネスメールでの失敗談」を聞いてみた。
Q. 仕事上のメールのやりとりで失敗したことはありますか?
はい 51.4%
いいえ 48.6%
Q. (「はい」と答えた方にお聞きします)その失敗はどんなものですか? 具体的に教えてください。(自由回答)
送信先を間違えた
・「間違って、社長にプライベートメールを送信。あれはやばかった。内容がえぐい」(50歳男性/神奈川県/鉱業・金属製品・鉄鋼/技能工・運輸・設備関連)
・「『今日の晩御飯なに?』と誤送信してしまった」(40歳男性/山口県/海運・鉄道・空輸・陸運/その他・専業主婦等)
・「会社の上司に送る金額が入った書類を下請け業者に送ってしまった」(49歳男性/神奈川県/建設・土木/建築・土木関連技術職)
・「友人に送る食事の画像を間違えて取引先にメールしてしまった」(43歳男性/東京都/専門商社/営業関連)
・「社内の不倫相手に送ったメールで……いや、やっぱ書けません!」(51歳男性/神奈川県/半導体・電子・電気機器/事務・企画・経営関連)
・「家族に送るはずだった内輪の悩みの話を取引先の担当者に間違って送信してしまい、すごく恥ずかしい思いをした」(59歳男性/神奈川県/建設・土木/建築・土木関連技術職)
・「宛先を間違えて、トンチンカンな依頼を別の部門の偉い人にした」(49歳男性/東京都/生命保険・損害保険/事務・企画・経営関連)
CCで送信
・「BCCで送るべきメールをCCで送ったところ」(29歳男性/千葉県/公益・特殊・独立行政法人/公共サービス関連)
・「BCCで送信するつもりが、CCで送信してしまい、メールアドレスを漏洩させてしまった」(47歳男性/兵庫県/物流・倉庫/販売・サービス関連)
・「BCCに入れるメールアドレスを、CCに入れて送信してしまった」(47歳女性/埼玉県/ソフトウェア・情報処理/IT関連技術職)
添付ファイルでミス
・「取引先に違うファイルを送ってしまい、そのファイルの内容が私用のプライベートのものだったので赤っ恥を書いてしまいました」(54歳男性/富山県/その他/技能工・運輸・設備関連)
・「会議用の添付資料を、間違えて違うファイルを送ってしまったこと」(49歳男性/岡山県/電力・ガス・エネルギー/メカトロ関連技術職)
・「添付ファイルを付け忘れた」(54歳男性/兵庫県/総合電機/事務・企画・経営関連)
名前を間違えた
・「お名前の漢字を間違えてしまったこと」(47歳男性/東京都/建設・土木/その他・専業主婦等)
・「コピーをして名前を間違った」(49歳男性/石川県/鉱業・金属製品・鉄鋼/技能工・運輸・設備関連)
・「文字の間違いです。名前です」(44歳男性/埼玉県/不動産/営業関連)
書き途中で送信
・「下書きの段階のものを送ってしまった」(59歳男性/福岡県/ソフトウェア・情報処理/IT関連技術職)
・「書きかけの文章を送ってしまった」(61歳男性/東京都/その他電気・電子関連/IT関連技術職)
・「推敲途中のメールを誤って送信してしまった」(42歳男性/群馬県/ソフトウェア・情報処理/IT関連技術職)
誤字脱字
・「漢字の変換に失敗。失礼な文章になってしまった」(59歳女性/鹿児島県/化粧品・医薬品/その他技術職)
・「電話をしたが居なかったお客様へ、架電をした旨のメールをしたが『お留守』とするところを、『居留守』として発信してしまった。『お電話いたしましたが、折わるく居留守でいらっしゃいましたので……』と。良く存じあげているお客様だったので、笑いで終わったが……間違えた文章で何が伝えたかったのかわからない、とんでもないメールの文章になってしまった」(51歳男性/北海道/生命保険・損害保険/営業関連)
・「誤字脱字を指摘される」(53歳男性/愛知県/食品/技能工・運輸・設備関連)
・「予測変換のせいで漢字の変換をミスしてしまい、恥ずかしい文章のまま送ってしまった」(42歳男性/埼玉県/食品/営業関連)
オフレコ内容を送ってしまった
・「オフレコ資料をメールした」(36歳男性/兵庫県/輸送用機器(自動車含む)/メカトロ関連技術職)
・「見積依頼をするのに、こちらの予算金額の入った書式を送ってしまった」(64歳男性/愛知県/建設・土木/建築・土木関連技術職)
・「仕入れ値を送ってしまった」(42歳男性/宮城県/食品/営業関連)
・「製品の原価情報を顧客に送ってしまいました」(57歳男性/神奈川県/半導体・電子・電気機器/営業関連)
コピペでミス
・「コピペしてメールを返信したら、宛名が自分になっていた」(46歳男性/東京都/システムインテグレータ/IT関連技術職)
・「コピペを使ったのだが、本文内の日付を修整し忘れており、コピペが上司にバレてしまったこと」(34歳男性/神奈川県/生命保険・損害保険/営業関連)
その他
・「時候の挨拶が季節に合っていなかった。晩夏と盛夏の使い方を間違えた」(39歳女性/京都府/ガラス・化学・石油/その他技術職)
・「連絡不備で事後的に用件を伝えるときに、冒頭に謝罪文を付すべきところ、付けたつもりで付けておらず、用件のみを伝えてしまった」(41歳男性/埼玉県/その他/事務・企画・経営関連)
・「敬語を使わなかったこと」(38歳女性/東京都/ソフトウェア・情報処理/事務・企画・経営関連)
・「絵文字を使ってしまったこと」(49歳男性/兵庫県/宝飾品・貴金属/営業関連)
・「文章が長すぎて簡潔にまとめられず、長々と書いてしまったこと」(38歳女性/富山県/専門店(食品関連)/その他技術職)
総評
仕事上のメールのやりとりで失敗した経験が「ある」人は半数以上という結果に。そのほとんどが「送信先を間違えた」というもので、「家族宛のメールを上司に送ってしまった」「名字が同じ人に間違って送ってしまった」「関係ない社外の人に送信してしまった」といったミスが報告された。「宛先を競合と間違えた」「発注を違った会社に送ってしまった」といった、仕事に影響を与えかねないミスも。ありがちなうっかりミスだが、メールの誤送信は自分だけでなく、会社の信用にも関わるためくれぐれも注意したい。
「BCC/CCメール」の失敗も多かった。BCCで送るつもりが、CCにして送ってしまったそう。送信先のメールアドレスをCCに入れると、他の受信者にもアドレスが見えてしまうため、情報漏洩に繋がる可能性も。複数にメールを送る際には「BCC」と「CC」の使い分けをしっかり理解しておきたい。
この他にも、「添付ファイルの付け忘れ」や「変換ミス」「敬称付け忘れ」「相手の会社名を間違えた」といった失敗エピソードが寄せられた。「身に覚えがある……」という読者もきっと多いのでは。こうしたうっかりミスは誰にでも起こりうるものだが、たった一度のメールによるミスが重大な問題に発展することもあるため、どんなに忙しくても、送信前の確認は怠らないように注意しよう。
調査時期: 2021年9月17日
調査対象: マイナビニュース会員
調査数: 317名
調査方法: インターネットログイン式アンケート
※写真と本文は関係ありません
