急な誘いや無理な依頼の「上手な断り方」【ビジネス用語】

今夜デートの予定があるのに、「この後、一杯どう?」って部長から突然の誘い。こんなとき、どんな言葉で断りますか? そこで今回は、社会人としての上手な断り方をご紹介します。

■「断る」ということ

社会人になると、"断りたくても断れない"ことが往々にしてあるものですが、嫌なことや気が進まないことを断れずにいると、自分でも気づかないうちに、大きなストレスを抱えることになってしまいます。断れないのは、相手に対して悪いと思う気持ちや、人から悪く思われたくないという気持ちがあるからでしょう。

また、ビジネスシーンには、品切れや客室が満室の場合、クライアントからの無理難題など、"断らなければならない"場面も多々あります。相手を怒らせてしまうのではないかと思うと、上手く断れない人もいるのではないでしょうか。

こんなとき、人から悪く思われることなく、相手に不快な思いをさせることもなく、上手に断ることができたなら、どんなに楽だろう……と思いませんか? 本稿では、さまざまなケースごとに上手な断り方についてまとめてみました。ぜひ、参考にしてみてください。

■残念な気持ちを添える

「本当は断りたくない」という残念な気持ちを添えることで、悪い印象を与えることなく断ることができます。

・不本意ではありますが、今回は辞退させていただきます。

・せっかくですが、お気持ちだけ頂戴いたします。

・ニューヨーク勤務なんて願ってもないお話しですが、家庭の事情で、今、日本を離れるわけには。大変申し訳ありません。

・せっかく声をかけていただいたのですが、足手まといになると申し訳ないので、今回は遠慮しておきます。

■次があるという含みを持たせる

「今回は」「また」という言葉を用いることで、次があるという含みを持たせることができます。

・いろいろと説明していただいたのですが、今回は見合わせることになりました。

・今回用意した分は完売してしまいました。次回は多めに用意しておきますので。

・せっかくお誘いいただいたのに、その日は娘の運動会でして。また誘っていただけますか。

■代替案を提示する

代替案を提示できる状況であれば、お断りする前に相手に伝えましょう。「○○なら」「○○でよろしければ」といった言葉を用いることで、「無理です」「できません」という言葉を使わずして、相手の第一希望を断ることができます。代替案が無い場合には、丁寧にお断りしましょう。

・あいにく洋室は満室でございます。和室でよろしければお取りできるのですが。

・あいにくMサイズは在庫切れでして。同じデザインで、メンズのSサイズならございますが。

・今週は出張しておりまして。来週なら参加できるのですが。

ただし、この場合は実際に来週に変更される可能性もあります。本当に参加したくないのであれば、何かしらの理由を添えて、しばらく無理であることを伝えた方が良いでしょう。

■相手を立てる「他でもない」

「他でもない」という言葉を用いることで、相手を立てつつ断ることができます。相手もいい気分になりますし、自分の印象も良くなるでしょう。

・他でもない部長からのお誘いなのに、都合がつかず申し訳ありません。

・他でもない○○さんの頼みですが、お力になれず申し訳ありません。

■相手が諦めざるを得ない理由を添える

「仕事の都合」「家庭の事情」「健康上の問題」などを理由にされると、相手は諦めざるを得ません。また、本当に嫌な相手だったり、実はデートの予定があったり、家族が重病だったり……など、相手に言いづらい・言いたくない理由の代わりに用いるのも一つの手です。相手に不快な思いをさせるぐらいなら、"嘘も方便"ですね。

・その日は子どもとの大事な約束があるので、申し訳ありません。

・私も飲みに行きたいのですが、ちょっと体調がすぐれなくて。

例文では、少々具体的に理由を述べていますが、「家庭の事情」だけでも構わないでしょう。一般的に、こちら側が具体的に言わないことに対して、それ以上に突っ込んで聞いてくる人はいません。