今すぐできる働き方改革 - 半径5メートルの業務効率化は簡単!?

「半径5メートルの法則」を耳にしたことはあるだろうか? 人は生活している半径5メートルで恋愛し、社内恋愛が禁止されていても盛り上がるのは、そのためだそうだ。

ところで、この法則、実は働き方改革にも通用するかもしれない。先日、マイナビニュース読者1000人に「職場環境」について聞いてみた。

職場環境に悩んでますか?

働き方改革を行うべき仕事内容とは

Q.自分の職場環境で改善したいと思うことはありますか？

はい 73.5%
いいえ 26.5%

Q.「はい」とお答えした方にお聞きします。どのようなことを改善したいですか?

「書類作成が煩雑」(35歳男性/静岡県/営業関連)
「社内資料作成が多い」(35歳男性/兵庫県/営業関連)
「売り上げに直結しない事務作業が多い」(54歳男性/東京都/IT関連技術職）
「無駄な会議の多さ」（35歳男性/神奈川県/技能工・運輸・設備関連)
「あまり意味のない業務時間外の会議をなくしたい」(44歳女性/兵庫県/事務・企画・経営関連)
「ペーパーレス、タブレットなどの活用」(40歳男性/大阪府/技能工・運輸・設備関連)
「情報共有のツールとしてクラウドを利用したい」(44歳女性/兵庫県/事務・企画・経営関連)
「IT化が進んでおらず、業務が非効率である」(48歳男性/神奈川県/事務・企画・経営関連)
「テレワーク導入したい」(50歳男性/岡山県/技能工・運輸・設備関連)

皆さんが感じる課題は、自分のデスクや会議スペースを中心とする範囲が多いようだ。つまり半径5メートルだ。
※最後のテレワークは除く

また、コメントをみると、仕事のインプット、アウトプットそれぞれに課題を感じてるようだ。例えば、会議というインプット機会が有効に機能していないこと。また、情報共有というアウトプットにおいて、社内資料が無駄に多かったり、ペーパーでの共有が非効率だったりすることだろう。

これらの日常業務における課題は、どうすれば効率化・改善できるのか。今回は、特定社会保険労務士で、TOKYO働き方改革支援事業コンサルタントでもある、米澤さんに「効率化の考え方と方法」を教えて貰った。

業務効率化の考え方は二つになる

業務の効率化は、大きく分けると以下の二つになると米澤さんは言う。

1.仕事のムリ・ムダ・ムラをなくすこと
2.新たな高速ハイウェイを建設すること

1の代表例は、会議のムダ、書類作成のムダ、業務そのもののムリ・ムダ・ムラ。ムダは個人単位では解決しずらいので、組織で取り組む必要がある。そこで、月1回「断捨離会議」を開いて、各自がムダだと思うことを持ち寄り、組織でヤメルことを決定していくのが効果的らしい。なお、断捨離には思い切りが必要だが、実行してみると非常に爽快らしい。

一方、ムリとムラは個人単位でも解決できる部分が多いそうだ。手順とルール、フォーマットを決めるのが効果的。また、チームで共有できるとなお効率がアップするとのこと。