すばやく送る「感じのいい」メールこそ、ビジネスパーソンの武器になる! 究極なまでに手を動かさずに、相手の心に響くメールを閃光の速さで送るワザを、「らしさラボ」の伊庭正康氏著『ビジネスにそのまま使える!1分で送る「感じのいい」メール』から、一部を抜粋してご紹介します。
メール文面は「書き出し→本文→結び」という流れで書きます。今回は、感じよく案内や通知をしたいときの「リマインダー」メールの文例をご紹介します。
【件名:~の事前のご確認】
〇〇株式会社
〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
いよいよ~が直前に迫りました。
お手数をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。
以下をご確認いただき、
ご不明な点、相違点などございましたら
お気軽におっしゃってください。
〇月〇日( )〇時
場所:〇〇〇〇〇
緊急連絡先:000-0000-0000
※とくに問題がないようでしたら、
ご返信は不要でございます。
リマインダーメールのポイント
「いよいよ~が直前に迫りました。」と、先に状況を伝え、「返信不要」と明言するほうがより親切です。
締切を再確認してもらう場合は、「~の案件の締切が間近になってまいりました」といった表現を使いましょう。
こちらの進捗を報告しつつ、 リマインダーをする場合は、「おかげ様で、計画通りに進捗いたしております。もし、変更の必要などがございましたらおっしゃってくださいませ」。共同で作業を行っているなら進捗報告をすることで、安心してもらえます。これも大事な心配りです。
念のため、進捗を確認したい場合は、「この度は、お引き受けをいただき感謝を申し上げます。その後、ご不明点、納期に無理はございませんでしょうか。もし、ございましたら、おっしゃってくださいませ」。気遣いを示すように確認を入れるのがベター。この表現ですと、納期変更になるケースはほとんどありません。
NGのケース
×「念のため、リマインダーメールをお送りしました」
「念のため」だけでは、「あなたのこと信用できないので」といったニュアンスに受け取られる誤解も。「行き違いがあるといけないので、念のため」と丁寧に伝えるのがベターです
×「~の件、滞りなく進んでおられますでしょうか。」
「滞りなく」という言い方は上から確認しているようなニュアンスがあります。「~の件、いかがでしょうか。ご不明な点がございましたらサポートいたします」と変えましょう。
『ビジネスにそのまま使える!1分で送る「感じのいい」メール』(KADOKAWA)
著者:伊庭正康
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