「念のため」はNG! 感じのいいリマインドメールの文面は?

すばやく送る「感じのいい」メールこそ、ビジネスパーソンの武器になる! 究極なまでに手を動かさずに、相手の心に響くメールを閃光の速さで送るワザを、「らしさラボ」の伊庭正康氏著『ビジネスにそのまま使える!1分で送る「感じのいい」メール』から、一部を抜粋してご紹介します。

メール文面は「書き出し→本文→結び」という流れで書きます。今回は、感じよく案内や通知をしたいときの「リマインダー」メールの文例をご紹介します。

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【件名：～の事前のご確認】
〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇でございます。

いよいよ～が直前に迫りました。
お手数をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。

以下をご確認いただき、
ご不明な点、相違点などございましたら
お気軽におっしゃってください。

〇月〇日（　）〇時
場所：〇〇〇〇〇
緊急連絡先：000-0000-0000

※とくに問題がないようでしたら、
ご返信は不要でございます。

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リマインダーメールのポイント

「いよいよ～が直前に迫りました。」と、先に状況を伝え、「返信不要」と明言するほうがより親切です。

締切を再確認してもらう場合は、「～の案件の締切が間近になってまいりました」といった表現を使いましょう。

こちらの進捗を報告しつつ、 リマインダーをする場合は、「おかげ様で、計画通りに進捗いたしております。もし、変更の必要などがございましたらおっしゃってくださいませ」。共同で作業を行っているなら進捗報告をすることで、安心してもらえます。これも大事な心配りです。

念のため、進捗を確認したい場合は、「この度は、お引き受けをいただき感謝を申し上げます。その後、ご不明点、納期に無理はございませんでしょうか。もし、ございましたら、おっしゃってくださいませ」。気遣いを示すように確認を入れるのがベター。この表現ですと、納期変更になるケースはほとんどありません。

NGのケース

×「念のため、リマインダーメールをお送りしました」
「念のため」だけでは、「あなたのこと信用できないので」といったニュアンスに受け取られる誤解も。「行き違いがあるといけないので、念のため」と丁寧に伝えるのがベターです

×「～の件、滞りなく進んでおられますでしょうか。」
「滞りなく」という言い方は上から確認しているようなニュアンスがあります。「～の件、いかがでしょうか。ご不明な点がございましたらサポートいたします」と変えましょう。

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