「夜分遅くに失礼します」は何時から使う? 正しい使い方やメール例文を紹介

「夜分遅くに失礼します」は、ビジネスシーンでよく使う言葉ですが、何時から使えばいいのか悩んだり、マナーに不安を覚えたりする人もいるでしょう。本記事では、「夜分遅くに失礼します」の正しい使い方や例文、使用時の注意点や言い換え表現などについて紹介します。

「夜分遅くに失礼します」は何時から使う?

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  「夜分遅くに失礼します」について、メールや電話での使い方と例文、何時から使うのかなどを解説します

まず、「夜分遅くに失礼します」とは、夜遅くに連絡してしまうことを詫びる表現です。基本的には夜にビジネスメールを送る場面や電話をする場面において、クッション言葉として用いられます。「夜分」は「やぶん」と読み、夜中や夜の時間帯を示す言葉です。

「夜分」や、「夜分」の意味の一部である「夜中」には、何時から何時までという明確な定義はありません。一方「夜分」の意味の一部である「夜」は、日没から日の出までの時間を指し、気象庁の天気予報などでは18時～24時ごろまで(または翌日の午前6時ごろまで)のことを指します。

そのため、「夜分に失礼します」「夜分遅くに失礼します」と言った場合、その時間の解釈は個人によって大きく異なります。しかし「夜」の定義から考えて、一般的には18時頃より後など、終業後の時間帯であれば「夜分」という表現を使用して問題ないでしょう。

その上で、「夜分『遅く』」ということならば、大体21時より後に使用すると違和感が無いのではないでしょうか。

ただし、「夜分に失礼します」と「夜分遅くに失礼します」の明確な使い分けや、それぞれ何時以降でないと使ってはいけないという決まりはないので、定義を気にし過ぎる必要はありません。

重複表現にあたる?

「夜分」自体に夜中という意味があり、夜遅い時間帯を示すため、「夜分遅く」が重複表現なのではないかと心配する方もいるかもしれません。しかし「夜分遅く」という表現は一般的によく使われており、正しい日本語表現と言えるでしょう。

「夜分」には「夜」「夜中」の意味が含まれているため、「夜分遅く」は「夜(夜中)のうちの遅い時間帯」を示す言葉として使われます。

「夜分遅くに失礼します」は、夜、夜中でもさらに遅い時間にメールをしてしまうことに対して、申し訳ない気持ちを強く表現できます。

「夜分遅くに失礼します」をビジネスメール・電話で使うときの注意点

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本来は夜遅くの連絡自体がビジネスマナーに違反する行為です。しかし仕方なく夜に連絡をしたいという状況も、往々にして発生します。

ここでは、やむを得ず夜分遅くに連絡する際の注意点を紹介します。

内容は簡潔にまとめる

誰しも夜遅い時間、勤務時間外に長い文章は読みたくないものです。夜分遅くのメールは、内容を簡潔にまとめることで相手の負担を軽くしましょう。必要な情報だけを適切に伝えられるように「5W1H」を意識した文章にすれば、相手からも好印象が得られるはずです。

時節に合ったあいさつや結びの言葉も、冗長になるため不要です。ただし、あまりにも礼節を欠いた文章では相手を不快な気持ちにしてしまうため、誠意ある文章を書くようにしましょう。

休日の連絡は極力避ける

ただの夜ではなく休日の夜である場合は、そもそも連絡自体を避ける方がベターです。受ける側に立ってみれば、休日に仕事のメールには対応したくないと思う人がほとんどです。

メールを送る相手の休養の時間、ストレス発散の時間はなるべく奪わないようにしましょう。仕方なく休日中の連絡が必要な場合には、「お休みのところ申し訳ありません」と、休日の連絡に対するお詫びも重ねて書くことをおすすめします。

緊急で連絡している理由を明記する

夜や休日などいずれの場合でも、何か緊急を要する事情がある場合、連絡せざるを得ないこともあります。

避けられない事情があるのならば、緊急で連絡する理由をきちんと説明すれば、相手からの理解を得られるでしょう。

夜遅くに連絡をすることがマナー違反だとしても、緊急性の高い案件の場合、放置して状況を悪化させてしまうことの方が問題です。

なお、緊急性は低いけれど、単に忘れないように夜のうちにメールを送っておき、翌朝に読んでもらいたいという状況であれば、「メールの送信予約機能」を使うといいでしょう。

「夜分遅くに失礼します」の正しい使い方と例文

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ここでは、「夜分遅くに失礼します」の正しい使い方と例文を、送る相手別に紹介します。

取引先

ビジネスシーンにおいて、取引先に納品物の急遽修正をお願いするのはよくあること。その場合は、修正依頼の詳細をわかりやすくはっきりと書くことが大切です。また、対応期日についても忘れずに書きましょう。

上司

上司に資料などを提出する場合も、本来であれば勤務時間内に送るのがマナーです。そのため、遅くなってしまったことに対する謝罪の一言も添えます。指摘された件を直した場合は、そのことについても触れるといいでしょう。

お客様

お客様からの問い合わせに対する返信の場合は、まず問い合わしてくれたことに対してお礼を書きましょう。さらに、不明点があればいつでも連絡してよい旨も添えると丁寧な印象になります。

「夜分遅くに失礼します」の類語・言い換え表現

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「夜分遅くに失礼します」と似た意味の表現も併せて覚えておきましょう。

夜分遅くに恐れ入ります

「恐れ入ります」は、相手に迷惑を掛けたり失礼なことをしたりした場合に、申し訳なく思う、ありがたいと思う、恐縮するといった意味の言葉です。

「夜分遅くに恐れ入ります」は、やむを得ず夜分遅くに連絡することに対して、申し訳ないと思う気持ちを伝えることができます。

夜分遅くに申し訳ございません

こちらは謝罪の意をより伝えたい場合に用いる表現です。

「申し訳ございません」と書くことで、自分が深く謝罪の気持ちを持っていることが伝えられます。「失礼します」でも謝罪の気持ちは伝わりますが、特に自分のミスがあったケースなどでは「申し訳ございません」と書く方が誠意を伝えられるでしょう。

取引先やお客さまへの連絡にもよく用いられる表現です。「申し訳ございません」では固すぎると感じるようであれば「申し訳ありません」と書いてもいいでしょう。

「夜分遅くに失礼します」を上手に使いこなそう

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夜遅くの連絡はビジネスマナー違反とは言っても、どうしても連絡しなければならないシーンは仕事につきものです。

相手にとってあまり好ましくない連絡をする際にも、お詫びの気持ちが的確に伝わる文章を書けるようにしましょう。

また夜遅くの連絡は、いつも以上に簡潔な文章で、冗長にならないように心掛けます。そうすることで、メールを送られた相手も気分を害さずに対応してくれるでしょう。