ビジネスにおいて名刺交換といえば、初対面の相手との挨拶で必要になる重要な作法のひとつ。第一印象を左右するものであり、マナー違反とされる行為があると印象が悪くなる恐れがあります。

本記事では名刺交換のマナーと同時交換の手順に着目し、差し出し方と受け取り方の方法を紹介。名刺を同時に交換するときに迷いがちなシチュエーションやNG行動についても解説します。

意外と迷ってしまう名刺の同時交換について学習し、正しいビジネスマナーを身につけましょう。

  • 名刺交換の重要性とは

    同時に名刺交換する際のポイントや適切なマナーをくわしく説明します

名刺交換の重要性とは

まずは名刺交換の重要性を理解しましょう。

最初の挨拶の機会になる

名刺交換は、取引先やお客様に最初の挨拶をするタイミングで行われることが多いです。よって、名刺交換は第一印象を左右する重要なシーンに。ビジネスマナーを正しく身につけているかチェックされる可能性もあります。

名刺交換の手順に不備があれば、相手はあなたのことを「基本的なビジネスマナーすら知らない人」と判断してしまうかもしれません。相手に不快感を与えないためにも、社会人として名刺交換のマナーは正しく認識しておきましょう。

お互いの基本情報を確認し合う場面になる

名刺交換には、初対面の人に身分を明かし、連絡先を伝える目的もあります。基本的に名刺交換する相手は初対面の人です。情報をほとんど知らない状態では相手がどんな人か判断できず、相手と信頼関係を結ぶことも難しいでしょう。

名刺には名前や企業名、所属先、連絡先の番号などが記載されており、お互いの情報を確認し合うことができます。コミュニケーションの活性化につながることもあるでしょう。

  • 名刺交換の重要性とは

    名刺交換はマナーの確認とコミュニケーションのきっかけになる重要な機会です

名刺を同時交換したらマナー違反?

従来の名刺交換といえば、立場の低い人から行うのが一般的とされてきました。では同時に名刺を交換すると、相手から不作法と受け取られてしまうのでしょうか。

名刺の同時交換は主流

近年では、従来の交換方法ではなく、名刺を同時交換するパターンが増えています。その理由は、上下関係の判断に時間を割いて名刺交換に手間取ることを防ぐため。スムーズな名刺交換を実現するため、同時交換のマナーを身につけておきましょう。

  • 名刺を同時に交換したらマナー違反?

    スマートに名刺を同時交換できると好印象につながります

名刺交換を準備する上での注意点

名刺交換のマナーは本番だけではありません。相手に失礼のないよう準備することも、社会人にとって大切なビジネスマナーです。

以下の項目を事前にチェックしておくと、名刺交換の本番で慌てることはなくなるでしょう。

名刺の数は余裕をもって用意する

名刺交換は基本的なビジネスマナーであり、名刺を切らすのは社会人としてあるまじき行為にあたります。相手も自分が軽視されているように感じてしまう可能性があるので、常に多めに持っておくようにしましょう。

汚れや傷のある名刺を抜く

汚れやしわのある名刺は相手に不快感を与えるもの。自己管理できない人と認識されかねないので、名刺は綺麗な状態のものを用意しましょう。

名刺入れの状態をチェック

人によっては名刺だけでなく、名刺入れを見てビジネスマナーをチェックすることがあります。ほころびや汚れが目立つ名刺入れに嫌悪感を抱く人もいるので、名刺入れの清潔感にも気を配りましょう。

名刺入れをスムーズに取り出せる場所にしまう

名刺交換の前には上着の内ポケットに名刺入れを入れておくのがベター。名刺交換に手間取ると相手への印象が悪くなるため、事前に取り出しやすい場所にしまいましょう。すぐ取り出せるのであれば鞄の中でも問題ありません。

  • 名刺交換の準備をする上での注意点

    ミスが生じないよう心と時間に余裕をもって準備することが大切です

名刺を同時に交換する方法(1)差し出し方

名刺交換は社会人としてマナーのある立ち居振る舞いが必須となります。途中でもたつかないよう、まずは差し出し方の流れを確認しておきましょう。

起立

名刺を交換するときは起立するのがマナー。名刺を差し出しやすい距離を取るため、相手との間合いを詰めましょう。ちょうどいい距離になったら名刺入れを出します。

お互いに名乗る、自己紹介する

名刺入れを出したら企業名や部署名、氏名を名乗りましょう。「(企業名)(部署名)の(氏名)と申します」と自己紹介します。

取り出した名刺を名刺入れにのせる

名刺を準備するタイミングは自己紹介と同時が基本です。あらかじめ名刺入れに挟んでおいた名刺を1枚取り出し、名刺入れの上にのせましょう。名刺をのせる際は名刺の底辺を相手に向けるようにし、両手の親指を添えます。高さは胸の前に合わせてください。

縦書きの名刺を使用するケースでも、名刺入れに名刺をのせる方法は同じです。まずは名刺入れを縦にして持ち、底辺を相手に向けた状態で名刺を縦向きにのせましょう。名刺入れの輪が右側にくるように持つのが適切です。

右手で名刺を持ち、相手の名刺入れにのせる

自己紹介と名刺の準備が済んだら、名刺入れの上にのせてある名刺を右手で持ち、相手の名刺入れの上にのせます。名刺入れは左手で持ったままキープしてください。

  • 名刺を同時に交換する方法(1)差し出し方

    まずは立って名乗ってから名刺を差し出すのが正しい手順です

名刺を同時に交換する方法(2)受け取り方

相手の名刺は自分の名刺を差し出すタイミングと同時に受け取りましょう。

左手で持った名刺入れで相手の名刺を受け取る

相手から差し出された名刺は、左手で持った自分の名刺入れで受け取ります。自分の名刺を差し出すことに集中しすぎると、左手がおろそかになるので注意してください。

相手の名刺を両手で持ち、ひと言「頂戴いたします」

相手が自分の名刺を受け取ったことを確認したら、名刺入れを両手で持ち、たった今受け取った相手の名刺に親指を添えます。直後に「頂戴いたします」とひと言添えると好印象です。

相手の氏名を確認

名刺を受け取ったら必ず相手の名前に目をやり、読み方を確認しておきましょう。相手が名乗った場合は「(相手の氏名)様ですね」と繰り返すことで覚えやすくなります。読み方が不明なら「失礼ですが何とお読みすればよろしいでしょうか」と尋ねるのが適切です。

  • 名刺を同時に交換する方法(2)受け取り方

    事前に受け取り方を練習しておくと動作がスムーズになります

名刺を同時に交換する方法(3)受け取り後

名刺の同時交換が終了したら、後は受け取った名刺の扱い方に気をつけるだけです。粗相のないように取り扱いましょう。

相手の名刺はそのままテーブルへ

受け取った名刺はすぐに片付けず、テーブルの上に置くことがマナーです。名刺を置く場所は自身の左側が適切とされています。

また、名刺は直にテーブルへ置くのではなく、名刺入れにのせた状態で置きましょう。複数の相手と交換した場合は、最も目上の方の名刺を名刺入れの上にのせます。他の方の名刺は、座席順に並べてテーブルの上に置きましょう。

  • 基本的な名刺交換の方法(3)受け取り後

    名刺は名刺入れの上にのせた状態でテーブルに置きましょう

名刺の同時交換で迷ったときにとるべき行動

名刺の同時交換では、ときにハプニングが発生することもあります。予想外の事態に陥ったときに慌てないよう、名刺交換で起こりやすい事例と行動を確認しておきましょう。

名刺が手元にない

相手に差し出す名刺がないときは、交換できる名刺が手元にないことを正直に話し、丁寧にお詫びすることが大切。「申し訳ございません。ただいま名刺を切らしておりまして」と伝え、自己紹介しましょう。

当日手渡せなかった名刺は、後日顔を合わせた際に自分から相手に渡せば問題ありません。早急に名刺を手渡したいのであれば、帰社後にお詫びの手紙とともに名刺を郵送してください。

相手の名刺をもらえない

名刺を同時交換する機会を逃したときなどは、用件を済ませた後で相手に伝えましょう。文言は「恐れ入りますが、名刺を交換させていただいてもよろしいでしょうか」でOKです。

先に目上の人から名刺を差し出された

名刺を差し出すタイミングが相手よりも遅れたら、まずは「頂戴いたします」のひと言とともに名刺を受け取りましょう。相手が準備を済ませているにもかかわらず、同時交換のために相手を待たせるのは失礼な行為です。名刺を差し出す準備ができ次第「申し遅れました」とひと言添えて、名刺を差し出してください。

名刺交換の相手が外国人の場合

名刺交換のマナーは国ごとに違うので、相手の出身国がわかるようなら事前に調べておくと好印象につながるでしょう。下調べが難しいケースでは相手の動きに合わせて臨機応変に対応できるとベターです。

  • 名刺の同時交換で迷ったときにとるべき行動

    不測の事態にも落ち着いて冷静な対応を心がけることが重要です

名刺の同時交換で避けるべきNG行動

名刺の同時交換で誤った対応を取ると、相手に悪い印象を与えてしまう恐れがあります。マナーのあるビジネスパーソンと認識してもらうためにも、NG行動には注意しましょう。

着席したまま名刺交換

名刺を交換する際は、起立して対応するのがふさわしいとされています。着席した状態で名刺を差し出したり受け取ったりするのはマナー違反なので、必ず立った状態で行いましょう。

テーブル越しに名刺交換

名刺交換は、相手と対面したときに相手と自分の間に障害物がない位置で行いましょう。テーブルを挟んだ状態で名刺を交換するのは避けてください。名刺を交換するタイミングで速やかに相手の近くへ移動して、交換するようにしてください。

移動スペースがない空間では「テーブル越しで申し訳ございません」と付け加えるといいでしょう。

相手より高い位置で名刺交換

同時に名刺を差し出すとき、相手の名刺よりも低い位置にすると謙虚さのアピールにつながります。相手が名刺を受け取りやすい高さをキープしつつ行うことを心がけてください。

顔を下げたまま名刺交換

名刺に視線を向けたまま交換するのは、失礼にあたる行為と相手に受け取られることも。笑顔を忘れず、相手の目に視線を合わせると好印象です。

名刺入れ以外の収納場所から名刺を取り出す

名刺は基本的に、名刺入れで管理するのがビジネスマナーとされています。スーツや鞄のポケットなどから取り出した名刺を差し出すのはやめましょう。傷や汚れが生じる可能性も考えられるので、きちんと名刺入れで管理してください。

企業のロゴや氏名の上に指を置く

相手の名刺を持つときは指を余白部分に置くことが大切です。企業名やロゴ、相手の氏名に指がかかると、相手が「軽視されている」と感じて不快に思うことがあります。

相手の名刺をすぐ片付ける

受け取った名刺を片付けるタイミングは、相手よりも後にするといいです。受け取った直後に片付けると、相手から「興味がなく早く帰りたいのでは」と思われてしまう可能性があります。商談前に名刺交換をした場合は、すぐに片付けず、商談中は名刺入れにのせた状態でテーブルに置くようにしましょう。

しかし受け取った名刺を片付けず、その場に忘れるのもマナー違反。信用を失墜させることも考えられるので、受け取った名刺は忘れずに持ち帰りましょう。

相手の名刺をむやみに触る

名刺交換直後や会話中は、必要以上に名刺に触れないよう注意してください。無駄に触るのは相手に対して失礼にあたります。

  • 名刺の同時交換で避けるべきNG行動

    名刺の同時交換を成功させるにはマナーのある立ち居振る舞いが求められます

名刺の同時交換は正しいマナーで好印象につなげよう

近年では同時交換が主流となっています。同時交換の方法をしっかりと押さえておきましょう。立って交換する、名刺を受け取るときに「頂戴いたします」と言うなどの基本的なマナーは、従来の名刺交換と同じです。同時交換の際は、自分の名刺を差し出しつつ、相手の名刺を受け取るので、名刺にばかり気を取られて顔が下がったままにならないように注意しましょう。

第一印象が、その後の関係性に影響することも充分にあり得ます。名刺の受け渡しだけでなく、名刺を受け取る前、受け取った後のマナーもしっかりと確認して、初対面の相手に好印象を与えられるように心掛けてください。