Teamsのビデオ会議の使い方とは? 開催方法やスマホでの参加方法などを解説

アメリカに本社を置くMicrosoft(マイクロソフト)社が提供するTeamsは、チャットやファイル共有機能だけでなく、ビデオ会議もできる便利なツールです。リモートワークが身近になった昨今、名前を目にすることも多いのではないでしょうか?

本記事では、Teamsで会議に招待された場合の参加方法や開催方法、また会議で役立つ便利機能などをご紹介します。

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  Teamsで会議を行う方法をご紹介します

Teamsの会議機能とは?

Teamsの会議機能とは、Teamsに実装されているビデオ通話ができる機能のことで、ネット環境さえあれば場所を問わず会議に参加できるのが魅力です。会議だけでなく、大勢の人が参加するオンラインセミナーなどにも活用できます。

アカウントには無料プランと有料プランがあります。無料プランでも必要最低限の機能であれば十分利用可能ですが、下記でその違いについても説明していきます。

ビデオ会議に参加可能な最大人数は?

Teamsの参加可能人数は、プランによって異なります。プランは個人利用か、法人利用かでも異なりますが、今回は一般法人向けのプランで説明します。

無料のプランでは、一つの会議で最大100人まで参加可能となっています※。月額430円(税別・記事内以下同)で利用できる「Microsoft Teams Essentials」以上のプランにすると、最大参加可能人数が300人となります。

※2022年3月現在、新型コロナウイルス感染症による影響に配慮し、一時的に無料プランでも上限が300人になっています。

会議の時間制限やストレージは決まっている?

ビデオ会議の利用時間やデータのストレージについても、プランによって制限があります。時間でいうと、無料のプランでは最長60分の会議設定が可能となっています※。

一方で「Microsoft Teams Essentials」以上のプランでは、最長30時間の会議が可能です。

データストレージに関しても、無料のプランではユーザー一人につき5GBのクラウドストレージが使用できますが、「Microsoft Teams Essentials」のプランでは、10GBまでとなっています。

10GBでも足りないという人には、「Microsoft Teams Essentials」のもう1段階上のプランで月額650円の「Microsoft365 Business Basic」以上のプランにすると、1TBのストレージを使用できます。

※2022年3月現在、新型コロナウイルス感染症による影響に配慮し、一時的に無料プランでも上限が30時間になっています。

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  Teamsの会議機能にはプランによって参加人数制限や時間制限などがあります

Teamsの会議機能の使い方

ここでは、Teamsの会議機能の基本的な操作方法をご紹介します。

Teamsの会議の開催方法・招待方法は?

会議の設定をするにはTeamsにサインインする必要があります。方法はいくつかありますが、ここでは代表的なものを紹介します。

画面左側に表示されるメニューの「カレンダー」をクリックしたら、右上に表示される「今すぐ会議」を選択します。

すると、カメラやマイクの設定画面に切り替わるので、適した設定にして「今すぐ参加」を押します。

会議の部屋に入室できたら、下部に表示されているツールバーから「…」をクリックし「会議の詳細を表示する」を選択します。

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  会議情報を取得するために「会議の詳細を表示する」をクリックします

すると、画面の右側に下記のような情報が表示されるので、「参加情報をコピー」をクリックして、会議のURLをコピーしてください。

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  画面の右側に表示される会議情報をコピーします

コピーしたURLをメールなどで相手に送信したら、相手はそのリンクから入室することができます。

招待されたTeamsの会議に参加するには?

招待されたTeamsの会議に参加するには、上記の方法で相手から送られてきたリンクをクリックします。

またサインイン済みで下記のような通知が来た場合は、そこから参加することもできます。

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  会議の通知から参加することもできます

PCやスマホからゲストとしてTeamsの会議に参加するには?

PCでは、招待URLをクリックすると、アプリをダウンロードするか、Web(ブラウザー)上で参加するかの選択を求められる画面に移動します。ゲストとして参加する場合は「代わりにWeb上で参加」を選びます。会議で表示される名前を入力した後に「今すぐ参加」を押せば、アカウントが無くても会議に参加することができます。

一方スマホでは、Web(ブラウザー)には対応していません。そのため、あらかじめTeamsのアプリをダウンロードしておく必要があります。招待URLをクリックするとアプリが起動するので、「ゲストとして参加」をクリックします。

次の画面で表示名を入力し「会議に参加」をクリックすればOKです。

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  Teamsにはさまざまな機能があります

Teamsの会議に使える便利機能

ここではTeamsで会議をするにあたって、知っておくと便利な機能をご紹介します。シチュエーションに応じて使いこなせるようにしましょう。

会議の予約

先ほど説明した、今すぐ会議を設定する方法以外に、会議を予約することができます。Teamsのトップ画面にて左側に表示されるメニューの「カレンダー」をクリックし、右上に表示される「新しい会議」を選択します。

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  先ほど設定した「今すぐ会議」の右側の「新しい会議」をクリックします

そうすると以下のような画面が開くので、会議のタイトルや出席者、日時などを入力して「保存」を押せば予約完了です。

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  会議の詳細情報を入力し設定しましょう

背景画像の変更・カメラオフの方法

会議中に背景画像を変更したい場合は、画面下部のツールバー内にある「…」のアイコンから、「背景効果を表示する」を選びます。画面右側に表示されるバーチャル背景から好きなものを選択したら「適用」をクリックして会議に戻ります。同様に「ぼかし」を選択すれば、背景がぼやけ、自分だけにピントが合うようになります。

会議前にセットしたい場合は、会議に参加する前のマイクやカメラをセッティングする画面にて、「背景フィルター」というボタンから設定可能です。

なおこの際、カメラをオフにすれば声だけの参加とすることもできるので、顔をあまり見せたくないときや、参加者が多く回線の負荷を抑えたいときなどに活用してもいいでしょう。

画面共有

画面共有の機能を使用するには、会議に入室後、画面下部のツールバーにある「デスクトップを共有する」というアイコンをクリックします。

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  会議中に画面を共有するには「デスクトップを共有する」をクリックします

共有するのは画面全体なのか、特定のウィンドウのみなのか、などを選んだら、右下の共有ボタンをクリックすることで、共有が開始されます。

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  状況に応じて、共有する範囲を選びましょう

画面共有を終了させる場合は、先ほどと同じツールバーのアイコンを再びクリックしましょう。

録画・録音

Teamsの会議には、録画・録音機能が存在します。録画・録音機能は、会議に出席できなかった人に共有するためや議事録代わりとして、とても便利な機能です。会議中に画面下部に表示されているツールバーの「…」のアイコンから「記録を開始する」をクリックすればOKです。

こちらの機能はサインインした状態で、かつ有料プラン(「Microsoft365 Business Basic」以上)のみで使用可能です。また録画・録音機能を使う際は、事前に参加者全員から許可を得るようにしましょう。

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  予約機能や画面共有機能など、会議に便利な機能がたくさんあります

Teamsで会議を行う際の注意点

最後に、Teamsで会議を行う前に注意しておくべきことを確認しておきましょう。

注意点を確認しておかないと、制限時間を過ぎて会議が途中で終わってしまうなど、トラブルが起きてしまいます。必要な機能や設定は事前にすべて確認しておくことが大切です。

ブラウザーではなくアプリを使用する

会議を行う際は、極力ブラウザーからではなく専用のアプリから開始、または参加するようにしましょう。というのも、ブラウザー版では、一部の機能を使用することができないからです。

Teamsでの会議を滞りなく行うためにも、最大のパフォーマンスが発揮される専用のアプリをダウンロードするといいでしょう。

会議参加前に設定を完了させてから入室する

Teamsの会議に参加する際は、事前に必要な設定をすべて完了させておきましょう。急いで参加すると、画角の中に自分が映っていなかったり、マイクが音を拾わなかったり、カメラがうまく起動しなかったりといったことがあります。

会議に参加する直前の画面では、カメラやマイクのチェック、背景画像の設定などが行えるので、事前にすべてのセットやチェックを終え、落ち着いた状態で会議に入室しましょう。

会議に必要なツールをすべて使える状態にしておく

前述のように、プランによって使用できる機能に違いが存在します。参加者数が多すぎて全員会議に入れなかったという事態や、制限時間を過ぎて途中で会議が終わってしまったなどという事態に巻き込まれないよう、必要であれば事前にプランのアップグレードをするなどの対応をしておきましょう。

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  会議中に慌てないように、事前に設定を完了させておきましょう

Teamsの会議機能を使いこなして業務を効率化しましょう

Teamsはビデオ会議ができるとても便利なツールです。

会議に招待したり、参加したりするのも簡単な上に、背景を変更・ぼかすことのできる機能や、画面共有、録画機能など、会議で使える便利な機能が詰まっています。

Teamsをうまく活用して、よりスムーズに業務を進めてくださいね。