請求書を入れる封筒の書き方とは? 横書きと縦書きの記載例を紹介

近年は請求書をメールで送るケースが増えているため、郵送や手渡しする時のルールについて戸惑うことがあります。社会人として押さえておきたいビジネスマナーであるのはもちろんのこと、迅速に入金処理を進めてもらうためにも封筒の記載には注意したいもの。

この記事では、請求書を入れる封筒の書き方や郵送時の注意点などを紹介します。

請求書を手渡しや郵送する時に役立つ内容なので、ぜひ参考にしてみてください。

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  請求書を入れる封筒の書き方を記載例とともに紹介する記事です

請求書を入れる封筒の表面に記入する内容

請求書を郵送または手渡しする時は封筒に入れますが、渡し方によって封筒への記入内容は異なります。それぞれのやり方を覚えておきましょう。

ここでは、請求書を郵送する時に封筒の表面に記入する内容と、手渡しする時に省略できる内容などを紹介します。

宛先の住所

請求書を入れる封筒には、請求書に印字された宛名を表示できるタイプの窓付き封筒と、一般的な封筒があります。

一般的な封筒を用いて請求書を先方に郵送する場合は、住所の記入が必要です。送付先の郵便番号や住所をしっかりと確認した上で書き入れましょう。誤配達にならないよう、番地や建物名なども省略せずに正式名称で記入してください。

宛先の会社名と担当者名

住所を書いた後は、宛先の会社名や担当者名を記入しましょう。この時、担当者名に敬称を付け忘れないよう注意してください。敬称の例は下記の通りです。

御中に注意

担当者宛に送る場合、会社名の後に「御中」は必要なく、担当者名の後の敬称だけで構いません。

また、請求書を送る際にありがちな間違いが二重敬語です。

上記のようなケースは誤った敬語の使い方になるので、宛名を書く際は注意しましょう。

請求書在中と記入

請求書を入れる封筒には、内容物がわかるよう青や朱書きで「請求書在中」と記入するのが一般的。

シヤチハタなどのスタンプで押印するケースが多いですが、印字されている封筒を使う方法や手書きでも差し支えありません。「請求書在中」と記入する位置は、縦書きと横書きで異なるので注意してください。

手渡しする時は宛先は不要

請求書を郵送せずに手渡しする場合、封筒に相手の住所と宛名を記入する必要はありません。ただし、「請求書在中」の表示は必要なので、忘れずに記入してください。

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  請求書を入れる封筒の表面へ記入する内容を紹介しました

請求書を入れる封筒の裏面に記入する内容

ここからは、請求書を郵送する時に、封筒の裏面に記入する内容を紹介します。

送り主の住所

封筒の表面に会社名が印字されていない封筒を使う場合は、封筒の裏面に自社の情報を記入しましょう。

宛先の時と同じく、自社の住所も省略せずに記入してください。シヤチハタなどで押印しても構いません。

また、封筒の表面と縦書き・横書きの体裁をそろえて送り主の情報を記入しましょう。

送り主の会社と氏名

自社の住所を記入したら、会社名と氏名も記入しましょう。会社名や氏名は、住所よりやや大きめの文字で書くのが一般的です。

会社名や部署名だけでなく、問い合わせ先がわかるように担当者名も必ず記入してください。こちらも会社の住所と同様、シヤチハタなどで押印する方法もあります。

送付日

請求書を送る封筒には、送付日も記入しましょう。送付日を書く位置は、裏面の左側上部が一般的です。

縦書きの場合は漢数字で、横書きの場合は算用数字で書き入れてください。

封じ目

請求書を封筒に入れて糊付けをしたら、封じ目に封字を記入しましょう。封字には「〆」「封」「緘」などがありますが、請求書を送る際は「〆」を使うのが一般的。

請求書を送る機会が多いなら、シヤチハタなどのはんこを使って封字できるようにしておくと便利です。

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  請求書を入れる封筒の裏面へ記入する内容を紹介しました

請求書を入れる封筒の書き方

請求書を入れる封筒の書き方は、縦書きと横書きで書き方が異なるので覚えておきましょう。ここでは、請求書を入れる封筒の書き方を、縦書き・横書き別に記入例とともに紹介します。

【横書き・表面】の書き方

請求書を入れる封筒を横書きする場合、切手を貼る位置は右上です。郵便番号を左上に記入して、その下に住所を記入しましょう。ただし郵便番号枠が右側に印字された封筒を使うなら、枠内に記入してください。

会社名を記入する場合には、住所の上端から1文字分右の位置から会社名・部署名を書き始めます。続けて担当者名を記入しましょう。

封筒の右下に「請求書在中」と記入するのを忘れないでください。

表面に自社の会社名が印字されている場合は、担当者名を記入しましょう。

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  請求書を入れる封筒の書き方1

【横書き・裏面】の書き方

請求書を入れる封筒は裏面も忘れずに記入しましょう。封筒の左上には送付日を記入します。差出人の住所・氏名は封筒の下部3分の1程度に配置できるよう記入すると、きれいに見えるでしょう。

差出人の名前は、表の宛先より小さい文字で記入してください。請求書を封筒に入れた後は、封じ目に封字を記入すればOKです。

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  請求書を入れる封筒の書き方2

【縦書き・表面】の書き方

請求書を入れる封筒を縦書きする場合、切手を貼る位置は左上になります。郵便番号は右上に記入して、その下に住所を縦書きしましょう。

会社名を記入する場合には、住所の上端から1文字分下げた位置から会社名・部署名を書き始めてください。続けて担当者名を記入しましょう。

「請求書在中」と記入するのは封筒の左下です。

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  請求書を入れる封筒の書き方3

【縦書き・裏面】の書き方

請求書を入れる封筒裏面を縦書きする時は、封筒の左上に送付日を漢数字で記入します。

差出人の住所・氏名は表の宛先よりも小さい文字で記入しましょう。郵便番号枠が印字されている封筒ならその下または上に、印字されていないなら封筒の中央下部に記入してください。

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  請求書を入れる封筒の書き方4

請求書を封筒に入れた後は、封じ目に封字を記入しましょう。

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  請求書を入れる封筒の書き方を記入例とともに紹介しました

請求書を封筒に入れて送る時の注意点

ここからは、請求書を封筒に入れて送る時に注意すべきポイントを紹介します。

請求書の折り方

請求書の多くは横書き。長形3号の封筒に入れる際は、三つ折りにして入れます。最初に下から折って、次に上を折ってください。

封筒から出して開いた時に「請求書」と書かれた面が一番上に来るように折ることを覚えておくと間違いにくいです。

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  請求書を封筒に入れて送る時の注意点1

ただし、窓付き封筒で送る時は、請求書に印字した住所が外側にくるように折ってください。

折る幅は封筒の幅に合わせて判断しましょう。

請求書の入れ方

封筒を裏返しにしたら、請求書の右上が右側にくるように封筒に入れましょう。縦長の封筒では「請求書」と書かれた部分が右側に、横長の封筒では「請求書」と書かれた部分が上になります。

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  請求書を封筒に入れて送る時の注意点2

封筒の選び方

請求書を送る封筒には長形3号がよく使われます。折らずに請求書を入れたい場合などは、角形2号サイズの封筒を使いましょう。

早めに出すのがマナー

請求書が出せる状態になったら、できるだけ早く出しましょう。大きな会社では、請求書や見積書の締め切りが厳密に決められていることも多いです。

早めに請求書を送らないと、先方の担当者に迷惑をかけることもあります。入金が遅れる原因にもなるので、請求書は早めに出しましょう。

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  請求書を封筒に入れて送る時の注意点を紹介しました

請求書の封筒の書き方を覚えよう

今回は、請求書を入れる封筒の書き方について紹介しました。

請求書を封筒に入れて郵送または手渡しするなら、必ず「請求書在中」とわかりやすく記入しましょう。あらかじめ印字された封筒や、はんこを用いても構いません。また、スムーズに処理できるよう、相手先の担当者名や差出人の氏名も忘れずに記入してください。

書き方は縦書き・横書きで少し異なるので、注意が必要です。請求書を手渡しする場合は宛先の記入は必要ありませんが、差出人の氏名は記入してください。

封筒がわかりにくいと、請求書の処理が遅れてしまうこともあります。スムーズに入金してもらえるよう、書き方にも配慮しましょう。