Web会議のマナーを解説! カメラのオフはマナー違反? 正しい服装は?
新型コロナの影響によるテレワークの導入をきっかけに、Zoomなどのツールを使ってWeb会議をする企業が増えていますね。Web会議は場所を選ばずに打ち合わせできるなどメリットが多い半面、服装や発言のタイミングなどに戸惑う人もいるでしょう。
本記事では、Web会議における基本的なマナーを解説します。服装や会議に参加する際の注意点、また会議開始前に準備しておきたいポイントも説明しますので、参考にしてみてください。
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Web会議のマナーについて紹介します
Web会議の服装のマナー
Web会議に自宅から出席する場合は、仕事とプライベートの境目が不明瞭になりやすく、つい楽な服装で会議に出席しがちです。しかし、Web会議はあくまでビジネスの場ですので、身だしなみに配慮する必要があります。
服装はビジネスカジュアルが基本
Web会議に参加する際の服装は節度をもって選びましょう。たとえ在宅ワークの場合でも、ビジネスシーンに相応しくない服装では他の参加者からの印象はよくわりません。
シャツまたはブラウスを着用するなど、実際に対面しても支障のない格好を心がけてください。
必要最低限の身だしなみを意識する
Web会議へ参加するマナーとして、最低限の身だしなみを整えることは大切なポイントです。会議中の画面にだらしない見た目で長時間映ると相手に不快感を与えてしまう可能性があります。
身だしなみはオフィスに出社するとき同様、寝ぐせは事前に直し、ひげも剃り残しがないよう丁寧に処理しておきましょう。少しでも肌が明るく映るように、メイクなども事前に済ませておくといいでしょう。
Web会議のツールによっては、健康的な肌の色に加工できる機能もありますので、時間がないときなどは活用してみるのもおすすめです。
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Web会議に適した服装のマナーについて解説しました
Web会議の事前準備
Web会議も対面の会議同様、社内外問わずさまざまな人の参加が想定されます。
万が一、会議中にトラブルが起きてしまうと進行の妨げになります。他の参加者に迷惑をかけないためにも、あらかじめ準備しておきましょう。
ここでは、Web会議の開始前に確認しておきたいポイントを紹介します。
接続テストで通信環境を確認しておく
Web会議にスムーズに参加できるよう、あらかじめ接続テストをしてインターネット環境を確認しておきましょう。
開始直前に接続トラブルが生じてしまうと、開始時間に間に合わない可能性があります。Web会議に使用するツールの設定だけでなく、カメラやマイクなど周辺機器も接続に問題がないかチェックしてください。
前回のWeb会議の際は問題なく接続できたとしても、インターネット回線の接続状況は常に安定しているとはいえません。同じツールを使用する場合でも、必ず動作確認を行うようにしましょう。
会議に必要な資料は先に準備しておく
Web会議の中で資料を使って説明する場合は、事前に参加者にも資料を共有しておきましょう。前もって議題の内容や補足データを把握してもらうことで、会議がスムーズに進行できます。
また会議がスタートする前に、資料を画面共有する準備も忘れずにしておいてください。会議の最中に資料の展開で手間取ってしまうと、進行の妨げになりかねません。
画面上で事前に最小化しておき、必要なタイミングになったら資料をすぐに展開できるようにしておきましょう。
入室時間に余裕をもつ
時間厳守は社会人にとって最低限のマナーです。Web会議に遅刻して、他の参加者の迷惑にならないよう時間に余裕をもって入室を済ませましょう。
会議の参加者が多い場合は、入室に時間がかかる場合もあります。開始時刻ぎりぎりの接続では、予定時刻に遅れてしまうことも十分考えられます。少なくとも5分前には入室しておくと安心です。
画面の映り込みに注意する
Web会議が始まる前に画面を確認して、背景に無駄な映り込みがないかどうかもチェックしておきましょう。
Web会議に参加する際は、背景に壁しか映らない場所、または整理整頓された場所で行います。Web会議ツールに搭載されているバーチャル背景を利用する場合は、シンプルなデザインのものを選ぶといいでしょう。
自宅からの出席であっても、Web会議はあくまでもビジネスの場です。背景に映り込む部屋が散らかっていると、他の参加者が会議に集中できないこともあります。Web会議中は、背景をぼかす機能を使うのもおすすめです。
部屋を明るく調整する
Web会議中は、画面越しでも相手が自分の表情を認識しやすいように部屋の照明を明るくしておくことも大事なマナーです。部屋が暗いと、口角の上がり方や目の動きなどが伝わりづらくなってしまいます。
部屋の照明をつける以外にも、自然光が入りやすい場所を選んだりパソコンの隣に照明を置いたりするなど工夫しましょう。また、逆光になる場所は、Web会議を行う場所としてふさわしくありませんので注意しましょう。
静かな環境で参加する
Web会議には、騒音がない静かな場所から参加するのが基本です。パソコンから聞こえる工事の音や車の走行音などは、他の参加者が会議に集中できず迷惑になってしまいます。
また、自宅で家族がそばにいる空間から参加する場合は、話し声も雑音になってしまいます。会議中は静かにしてもらうなど、事前に協力を仰いでおきましょう。
どうしても環境を整えられないときは、ヘッドセットを活用してみましょう。周囲の雑音をカットしつつ、相手には自分の声だけが聞こえやすくなります。キーボードやマウスの操作音も抑えることができおすすめです。
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Web会議の事前準備について解説しました
Web会議中のマナー
Web会議は開始してからも注意するべきマナーがありますので、参加前に確認しておきましょう。
画面上には自分の名前を表示したままにする
Web会議におけるマナーとして、画面上で常に自分の名前を表示しておきます。特に、社外の参加者がいるWeb会議では、漢字フルネームを表示しましょう。普段から仕事をしている同僚などと会議をする場合は、ニックネームのままでも問題ありません。
マスクは可能な限り外して参加する
自宅、もしくは周囲に人がいない環境下であれば、マスクを外してWeb会議に参加しましょう。口元が見えるだけで、相手に表情が伝わりやすくなり、会議の円滑な進行にもつながります。
会議の開始時・終了時には挨拶をする
初対面の人や取引先などが参加するWeb会議では、はじめに自分の名前とともに挨拶をするのがマナーです。同僚との社内会議であれば「お疲れ様です」のひと言で構いませんので、挨拶を心がけましょう。
会議終了時にも「ありがとうございました」「失礼します」など、実際に会議室から退出するときのようにひと言を添えます。何も言わずに退出してしまうと、失礼ととられる場合もあるので注意しましょう。
相づちはうなずくだけでOK
Web会議の場では他の参加者の発言に対して、うなずきながら聞くのがマナーです。「なるほど」「そうですね」などと声を発してしまうと、発言者の言葉が聞き取りにくくなります。
また相づち同様、笑顔で話を聞くことも適切なリアクションのひとつです。
ミュート機能を活用する
Web会議中、他の人の発言を聞いている最中はミュート機能をオンにしておきます。そうすることで雑音が入らず、会議をスムーズに進行できます。
ミュート機能を活用しないと周囲の音や話し声をマイクが拾ってしまい、会議の邪魔になってしまうケースもあります。また、マイクがオンになったままだと、タイピング音などの余計な音も拾ってしまうため注意しましょう。
上座と下座への配慮は不要
通常の対面で行う会議の場では、上座と下座を意識する必要がありますが、Web会議においては上座や下座の位置に明確な決まりはありません。
Web会議の場では、いかにスムーズに意思疎通がとれるかという点を重視しましょう。
カメラ機能のオン・オフは柔軟に対応する
カメラ機能のオン・オフは、Web会議の目的や出席者に応じて切り替えを行うのが適切です。資料を確認しながら打ち合わせをする社内会議や、在宅ワークでカメラを起動するのが難しい場合には、カメラオフでの参加で差し支えありません。
相手が初対面の場合は、カメラをオンにして参加するのが望ましいでしょう。画面越しに相手の顔が見えている方がコミュニケーションも取りやすくなるため、なるべくカメラをオンにした状態で参加するようにしましょう。
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Web会議中のマナーについて解説しました
Web会議で発言するときのマナー
Web会議では、自分の意見を述べるときにも注意すべきマナーがあります。
発言はタイミングを見計らう
Web会議は対面で行う会議とは異なり、発言のタイミングが難しいこともあるでしょう。
Web会議では自分が話し始める前に軽く挙手して合図を出すだけでも、発言の意思表示になり、他の参加者のタイミングとも被りにくくなります。発言する前にひと言「よろしいでしょうか」などと添えるのも有効的です。
はじめに所属先と名前を述べてから話す
出席者の多いWeb会議では、どの部署の誰が参加しているのかひと目でわかりづらい場合があります。発言をする際は、冒頭に所属先と名前を付け加えることで発言者が明確になり、内容も伝わりやすくなるでしょう。
最後に「発言は以上です」などの締めの言葉を添えると、発言終了のタイミングもよりわかりやすくなります。
発言は大きな声で、ゆっくり、はっきり、丁寧に
発言した内容を参加者全員にしっかり伝えるためには、普段よりもハキハキとした喋りを意識することも重要です。もともと早口気味という人は、丁寧にゆっくり話すことを心がけるだけでも聞き取りやすくなります。
パソコンやスマートフォンのスピーカーを通した声は対面時と比較してこもりやすく、聞き取りにくいものです。Web会議では、聞き手のことを考慮して発言するように心がけましょう。
会議中はカメラに視線を向ける
会議中に発言する際の目線は画面ではなく、カメラに向けると好印象です。カメラを見ながら話すことで、相手の画面には自分が正面を向いた状態で話しているように映ります。目線を外した状態が続くと、会議への積極性がないと評価されてしまうこともありますので気をつけましょう。
画面共有機能を活用する
画面共有機能があるWeb会議ツールを使用している場合は、画面上に資料を表示させながら説明することが可能です。
資料の重要なポイントをカーソルで指し示すことで、的確に解説することができます。特に、図式や画像を用いた説明には便利ですので、ぜひ積極的に利用しましょう。
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Web会議で発言するときのマナーについて解説しました
Web会議では出席者からの見え方に気を配りましょう
Web会議では対面で行う会議と同様、身だしなみや服装を整えて参加するようにしましょう。また、会議中は相手が話している最中も相づちをうちながら話を聞くと、とても好印象です。
インターネットを通じて行うWeb会議は、接続の乱れを防止するためにも、事前に通信環境を確認しておくようにしましょう。会議中は聞き取りやすい話し方を意識するなど、他の参加者のことを考慮した対応が求められます。
ここで紹介したWeb会議のマナーを参考に、今後のビジネスシーンに役立てみてください。
