ビジネスメールの件名の書き方｜シーン別の件名例やマナー、ポイントも紹介

現在ではビジネスシーンでもさまざまな形でメールを活用するようになっています。ビジネスメールにおいて、内容が重要であることはいうまでもありません。しかし、それと同じくらいに件名も大きな意味を持ちます。

本記事では初めての挨拶メール、お詫びメールなど、シーン別にビジネスメールの件名の具体例を紹介。マナーやポイントに注意点、なぜメールの件名が重要なのかも解説します。

• ビジネスメールにおいては件名も重要となります

ビジネスメールの件名の書き方例【シーン別】

早速、シーン別にビジネスメールの件名例をご紹介します。

初めての相手に挨拶メールを送る場合

初めての相手にメールを送る場合は、件名に会社名や名前を入れるといいでしょう。見知らぬ人からメールを送られた相手からすると、そのメールがどこの誰から送られたかという情報が重要になります。

問い合わせメールを送る場合

問い合わせメールでは何に対する問い合わせかが重要になります。そのため、簡潔にまとめた問い合わせ内容を件名に入れるといいでしょう。

アポイントを依頼するメールを送る場合

アポイントを依頼するメールでは、すでに取引がある関係性か、初めてのアポイントかといった相手との関係性や、会える可能性が高いか、低いかによって件名の書き方が変わります。

お礼メールを送る場合

お礼メールでは何のお礼かが件名でわかるようにしましょう。

お詫びメールを送る場合

お詫びメールも、お礼メールと同様に何に対するお詫びかを件名で記載しましょう。また、謝罪メールの場合は、お詫びの内容によってはメール送信後に電話をする等の対応も検討しましょう。

• メールの内容と同時に件名にもこだわりましょう

ビジネスメールの件名のマナー

ビジネスシーンでも当たり前にメールが使用されるようになったこともあり、さまざまなマナーも誕生しています。

もちろん、件名も例外ではありません。件名を入力しないこともマナー違反の一つです。続いてはビジネスメールの件名についてのマナーをご紹介します。

内容が一目でわかるようにする

もっとも大切なマナーは内容が一目でわかることです。メールを開封しなくても用件がわかるような件名を心がけましょう。件名を見ても用件がわからないメールは受け取る側にとってもストレスになりますし、場合によっては開封されない可能性もあります。

やってしまいがちなミスが「ありがとうございます」や「お世話になっております」といった挨拶を件名にしてしまうというものです。一見丁寧に思えるかもしれませんが、用件がまるでわかりません。また「ご報告」といった具体性のない件名もやはり用件がわかりにくいので避けるべきでしょう。

メールの重要度、緊急度を示す

メールの重要度や緊急度を示すことも重要なポイントです。重要性や緊急性が高く、すぐに確認してもらう必要のあるメールの場合は「重要」「至急」「緊急」といったワードを入れることによって、開封の優先度を相手に伝えることができます。

また、確認するだけではなく返信が必要な場合は「要返信」といった言葉を入れるケースもあります。

ただ、開封してもらいたいがためにむやみに「重要」「至急」といったワードを入れるのはNGです。相手を混乱させてしまうことになりますし、こちらの信用を失ってしまう可能性もあります。これらのワードは、ここぞという時にのみ使用しましょう。

返信時の件名には「Re:」を入れるようにする

相手からのメールを返信する場合、基本的には返信であることがわかるように件名は書き換えずにそのままにして、「Re:」を入れるのがマナーです。

複数のメールのやりとりを同時進行で行っている場合、届いたメールが返信であることがわかることはとても重要なポイントとなります。

なお「Re:」については、基本的にメールに対して「返信」をすると自動的に付くような仕様になっているものが多いため、あまり意識する必要はないでしょう。

日付を入れる

打ち合わせやイベントなどの日時を伝えるメールの場合、件名に日付を入れることも大切です。単に「イベントのお知らせ」では何のことだかわからなくても「【○月△日】イベント開催のお知らせ」であればより具体性があり、相手にもわかりやすくなります。

また、件名に日付が入ることによってより注意を引きやすくなるというメリットもあります。

• 相手に用件が伝わりやすい件名を考えることも大切です

ビジネスメールにおける件名の書き方のポイントや注意点

ビジネスメールにおいて件名が重要であることはわかっても、どのように書けばいいのかわからないという方も多いでしょう。そこで、ビジネスメールの件名の書き方をいくつかのポイントに分けてご紹介します。

「【】」なども活用し、メリハリのある件名の書き方を

件名にメリハリをつけることも重要です。文字だけでなく墨付き括弧(【】)などの記号などを入れると、件名にメリハリがつきますし、目立つ件名にすることができます。

ただし、目立つだけで内容が伝わらなければ意味がありません。あくまでわかりやすさを意識しながら記号などを使用するようにしてください。

重要なことは前半に

いろんなことを意識して件名を考えているとつい長くなってしまうことがあります。もちろん、すべて表示されるのであれば件名だけである程度の情報を伝えることができますが、あまりに長くなってしまうと最後まで表示されないケースもあります。

メールソフトなど受信環境によっても異なりますが、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末でメールを確認する場合、件名として表示できる文字数はかなり制限されます。そのため、メールの件名を考える際には、確実に表示される前半部分に重要なことを書くようにしましょう。

前半に本題、後半はその補足という形にすると件名をつけやすくなります。

話題が変わるときは件名変更するのがマナー

メールを返信する場合、基本的には件名はそのままで送信します。しかし、やりとりが長く続き、話題が変わったのであれば件名も変更しましょう。

同じタイトルでのやりとりが長く続いていると、後で再度確認する際にどのメールを開けばいいのかわからなくなってしまう可能性があります。

話題が変わるたびにわかりやすく簡潔なタイトルに変更することを意識しましょう。

機種依存文字の使用はNG

機種依存文字はPC環境によっては文字化けする可能性があります。相手のPC環境が問題ないかどうかはわからないため、文字化けする可能性のある機種依存文字は避けるのがベターです。

• 開封してもらえる件名を目指しましょう

メールの件名が重要なワケ

メールの内容についてはしっかり考えていても、件名はいつも適当に入力してしまうという方も多いのではないでしょうか。しかし、件名だけでメールの開封率や返信率にも影響してしまう可能性があります。どんなにすばらしい内容のメールであっても開封してもらえなければ意味がありません。

特にビジネスシーンでは多くのメールを受信することになりますので件名の重要性はより高いものとなります。

そこで、件名の役割や重要性について詳しくご紹介していきましょう。

件名の役割・重要性

使用しているメーラーやツールなどによって多少の違いはありますが、多くの場合メールを受信して最初に目にするのが件名です。メールが1件のみであればそれほど迷うことはありませんが、複数のメールがボックス内にあると件名を確認してどのメールから開封するのかを決めることになります。

広告メールなどを含めて毎日多くのメールを受信している場合、件名を見てあまり重要ではないと判断されてしまうと後回しにされてしまったり、そのまま開かれなかったりするといったケースもあります。

件名にはメールの内容を知らせるという意味だけではなく、その重要度を伝えるという役割もあります。どのようなメールでも、まずは開封してもらえなければ意味がありません。また、早急に返信が必要なメールの場合、後回しにされてしまうと業務に支障が出たり、貴重なビジネスチャンスを逃してしまったりする可能性もあります。

このように、ビジネスメールにおいて件名はとても重要なのです。

件名を空欄にするのは失礼?

件名が思いつかなかったり、面倒になったりしてつい空欄にしてしまうという方もいるのではないでしょうか。しかし、件名が空欄では開封するまでどのような内容のメールなのか相手にはわかりません。

確認するためにわざわざ開封する必要がありますので、相手にも手間をかけさせてしまいます。それだけではなく、メールソフトやシステムによっては迷惑メールに振り分けられて相手のメールボックスに届かないといった可能性もあります。

最近ではスマートフォンのSNSやチャットツールなどでやりとりをする機会が増えていることから、件名欄の存在を忘れてしまいがちです。しかし、ビジネスでメールのやりとりをするのであれば必ず件名を入力するようにしましょう。

件名は営業メールの開封率にも影響する

今日ではメールは重要な営業ツールでもあります。毎日のように営業メールを送信しているという方も多いでしょう。

営業メールにおいて重要となるのが開封率です。どんなに魅力的なオファーを用意することができても、開封してもらえなければ意味がありません。そのため、できるだけ多くの人に開封してもらう必要があるのです。

先ほども少し触れましたが、件名はメールの開封率にも大きく影響します。どのような件名にするか、内容と同じくらいにしっかりと考えなければならないのです。

ビジネスメールの件名(タイトル)を工夫してコミュニケーションを円滑に

メールを作成するというと、本文ばかりを意識してしまって件名のことまで頭が回らないという方も多いのではないでしょうか。しかし、ビジネスメールにおいては内容と同じくらいに件名が重要となります。また、件名に関するマナーもありますので相手に対して失礼にあたる可能性もあります。

今回ご紹介した件名に関するマナーや書き方のポイントを押さえてビジネスメールに生かしてみてください。