現在ではビジネスシーンでもさまざまな形でメールを活用するようになっています。ビジネスメールにおいて、内容が重要であることはいうまでもありません。しかし、それと同じくらいに件名も大きな意味を持ちます。

そこで、今回はビジネスメールにおける件名の重要性やマナーなどについてご紹介します。

  • メールの件名とは?

    ビジネスメールにおいては件名も重要となります

メールの件名が重要なワケ

メールの内容についてはしっかり考えていても、件名はいつも適当に入力してしまうという方も多いのではないでしょうか。しかし、冒頭でも触れた通り件名だけでメールの開封率や返信率にも影響してしまう可能性があります。どんなにすばらしい内容のメールであっても開封してもらえなければ意味がありません。

特にビジネスシーンでは多くのメールを受信することになりますので件名の重要性はより高いものとなります。

そこで、まずは件名の役割や重要性についてくわしくご紹介していきましょう。

件名の役割・重要性

使用しているメーラーやツールなどによって多少の違いはありますが、多くの場合メールを受信して最初に目にするのが件名です。メールが1件のみであればそれほど迷うことはありませんが、複数のメールがボックス内にあると件名を確認してどのメールから開封するのかを決めることになります。

広告メールなどを含めて毎日多くのメールを受信している場合、件名を見てあまり重要ではないと判断されてしまうと後回しにされてしまったり、そのまま開かれなかったりするといったケースもあります。

件名にはメールの内容を知らせるという意味だけではなく、その重要度を伝えるという役割もあります。どのようなメールでも、まずは開封してもらえなければ意味がありません。また、早急に返信が必要なメールの場合、後回しにされてしまうと業務に支障が出たり、貴重なビジネスチャンスを逃してしまったりする可能性もあります。

このように、ビジネスメールにおいて件名はとても重要なのです。

件名を空欄にするのは失礼?

件名が思いつかなかったり、面倒になったりしてつい空欄にしてしまうという方もいるのではないでしょうか。しかし、件名が空欄では開封するまでどのような内容のメールなのか相手にはわかりません。

確認するためにわざわざ開封する必要がありますので、相手にも手間をかけさせてしまいます。それだけではなく、メールソフトやシステムによっては迷惑メールに振り分けられて相手のメールボックスに届かないといった可能性もあります。

最近ではスマートフォンのSNSやチャットツールなどでやりとりをする機会が増えていることから、件名欄の存在を忘れてしまいがちです。しかし、ビジネスでメールのやりとりをするのであれば必ず件名を入力するようにしましょう。

件名は営業メールの開封率にも影響する

今日ではメールは重要な営業ツールでもあります。毎日のように営業メールを送信しているという方も多いでしょう。

営業メールにおいて重要となるのが開封率です。どんなに魅力的なオファーを用意することができても、開封してもらえなければ意味がありません。そのため、できるだけ多くの人に開封してもらう必要があるのです。

先ほども少し触れましたが、件名はメールの開封率にも大きく影響します。どのような件名にするか、内容と同じくらいにしっかりと考えなければならないのです。

  • メールの件名とは?

    メールの内容と同時に件名にもこだわりましょう

ビジネスメールの件名のマナー

ビジネスシーンでも当たり前にメールが使用されるようになったこともあり、さまざまなマナーも誕生しています。

もちろん、件名も例外ではありません。件名を入力しないこともマナー違反のひとつです。続いてはビジネスメールの件名についてのマナーをご紹介します。

内容が一目でわかるようにする

もっとも大切なマナーは内容が一目でわかることです。メールを開封しなくても用件がわかるような件名を心がけましょう。件名を見ても用件がわからないメールは受け取る側にとってもストレスになりますし、場合によっては開封されない可能性もあります。

やってしまいがちなミスが「ありがとうございます」や「お世話になっております」といった挨拶を件名にしてしまうというものです。一見丁寧に思えるかもしれませんが、用件がまるでわかりません。また「ご報告」といった具体性のない件名もやはり用件がわかりにくいので避けるべきでしょう。

内容がわかりにくい件名の例 :
件名 : 先日はありがとうございました
件名 : ご報告

内容が一目でわかる件名の例 :
件名 : 〇月〇日打ち合わせのお礼
件名 : 担当者変更のご報告

メールの重要度を示す

メールの重要度を示すことも重要なポイントです。重要性が高くすぐに確認してもらう必要のあるメールの場合、至急や重要といったワードを入れることによって開封の優先度を相手に伝えることができます。また、確認するだけではなく返信が必要な場合は要返信といった言葉を入れるケースもあります。

例 :
件名 : 【重要】〇月△日セミナーのスケジュール変更のご案内
件名 : 【要返信】セミナー登壇スケジュールのご確認

ただ、開封してもらいたいがためにむやみに至急や重要といったワードを入れるのはNGです。相手を混乱させてしまうことになりますし、こちらの信用を失ってしまう可能性もあります。

返信時の件名

相手からのメールを返信する場合、基本的には返信であることがわかるように件名はそのままにするのがマナーです。複数のメールのやりとりを同時進行で行っている場合、届いたメールが返信であることがわかることはとても重要なポイントとなります。

返信時の件名の例 :
Re : 【要返信】セミナー登壇スケジュールのご確認

なお、この点については基本的にメールに対して「返信」をすると自動的に「Re : 」が付くような仕様になっているものが多いため、あまり意識する必要はないでしょう。

日付を入れる

打ち合わせやイベントなどの日時を伝えるメールの場合、件名に日付を入れることも大切です。単に「イベントのお知らせ」では何のことだかわからなくても「【○月△日】イベント開催のお知らせ」であればより具体性があり、相手にもわかりやすくなります。

また、件名に日付が入ることによってより注意を惹きやすくなるというメリットもあります。

日付を入れた件名の例 :
件名 : 【〇月△日】イベントのお知らせ
件名 : 【〇/△開催】SNSマーケティングの成功事例をご紹介!
件名 : 【〇/△の打ち合わせについて】事前資料をお送りします

  • ビジネスメールの件名のマナー

    相手に用件が伝わりやすい件名を考えることも大切です

ビジネスメールにおける件名の書き方のポイント

ビジネスメールにおいて件名が重要であることはわかっても、どのように書けばいいのかわからないという方も多いでしょう。そこで、最後にビジネスメールの件名の書き方をいくつかのポイントに分けてご紹介します。

メリハリのある件名の書き方を

件名にメリハリをつけることも重要です。文字だけでなく墨付き括弧などの記号などを入れると、件名にメリハリがつきますし目立つ件名にすることができます。

ただし、目立つだけで内容が伝わらなければ意味がありません。あくまでわかりやすさを意識しながら記号などを使用するようにしてください。

重要なことは前半に

いろんなことを意識して件名を考えているとつい長くなってしまうことがあります。もちろん、すべて表示されるのであれば件名だけである程度の情報を伝えることができますが、あまりに長くなってしまうと最後まで表示されないケースもあります。

メールソフトなど受信環境によっても異なりますが、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末でメールを確認する場合、件名として表示できる文字数はかなり制限されます。そのため、メールの件名を考える際には、確実に表示される前半部分に重要なことを書くようにしましょう。

前半に本題、後半はその補足という形にすると件名をつけやすくなります。

話題が変われば件名も変更

メールを返信する場合、基本的には件名はそのままで送信します。しかし、やりとりが長く続き、話題が変わったのであれば件名も変更しましょう。同じタイトルでのやりとりが長く続いていると、後で再度確認する際にどのメールを開けばいいのかわからなくなってしまう可能性があります。

話題が変わるたびにわかりやすく簡潔なタイトルに変更することを意識しましょう。

  • ビジネスメールの件名の書き方のポイント

    開封してもらえる件名を目指しましょうA@ビジネスメールの件名の書き方のポイント

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メールを作成するというと、本文ばかりを意識してしまって件名のことまで頭が回らないという方も多いのではないでしょうか。しかし、ビジネスメールにおいては内容と同じくらいに件名が重要となります。また、件名に関するマナーもありますので相手に対して失礼にあたる可能性もあります。

今回ご紹介した件名に関するマナーや書き方のポイントを押さえてビジネスメールに活かしてみてください。