Q.自分の今の仕事を効率的にするために、導入したいことを教えてください

効率よくテキパキ仕事して、さっと時間には切り上げて退社……そんなできる人の仕事スタイルを目指したいもの。今回はマイナビニュース会員のうち男女300名に、自分の今の仕事を効率的にするために、導入したいと考えていることを教えてもらった。

Q.自分の今の仕事を効率的にするために、導入したいことを教えてください

■効率化の鉄則
・「(分単位の)タイムマネジメント: いつも残業してしまうから」(26歳女性/マスコミ・広告/クリエイティブ職)
・「todoリストを作る: 一日にやることを明確化したいから」(27歳女性/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)
・「スケジュールキーパー: 仕事に熱中すると打ち合わせを忘れそうになるから」(27歳女性/医療・福祉/クリエイティブ職)
・「スケジュール管理アプリ: 部内の関係ある人とスケジュールを共有したい」(21歳女性/自動車関連/事務系専門職)
・「スマホによる予定の管理: 同僚がそのようなアプリを使っているが便利そうだから、予定時刻になるとアラームで教えてくるので、ミスが少なくなりそう」(30歳男性/学校・教育関連/専門職)

■持ち歩きに便利
・「スマホ: 出張の時便利そう」(37歳男性/機械・精密機器/事務系専門職)
・「タブレット: 会議中なども資料確認ができる」(31歳女性/情報・IT/事務系専門職)
・「タブレット端末の導入: 資料作成や検索等で効率が上がりそう」(31歳男性/商社・卸/営業職)
・「BYOD: もっと私生活で便利なツールをどんどんつかいたいから」(34歳男性/機械・精密機器/技術職)

■デジタル化を望む!!
・「デジタル化と裁量権が必要である: 紙ベースの非効率な仕事と、いちいち確認しなければならない裁量権のなさがビジネスを阻害している」(27歳男性/学校・教育関連/事務系専門職)
・「ペーパーレス化: コピーの時間とコストが高すぎるから」(29歳女性/情報・IT/秘書・アシスタント職)
・「パソコン2台: 画面が2つほしいので」(34歳女性/商社・卸/秘書・アシスタント職)
・「使いやすいマウス: 今使っているものが使いにくいから」(32歳女性/情報・IT/技術職)

■データベース化
・「部内の過去の業務を検索できるシステム: 過去の在籍者がやってきた仕事が埋没してしまっている……それを生かせればもっと効率的になると思う」(34歳女性/金属・鉄鋼・化学/事務系専門職)
・「名刺のデータベース: 効率的になるから」(28歳男性/金融・証券/営業職)
・「社内の人材データベースの構築: 仕事をする時に、適材適所でひとを探しアドバイスをもらいたいことが多々あるので」(54歳男性/電機/技術職)
・「過去のデータ整理: 繰り返し使えるものがある」(48歳男性/建設・土木/技術職)

■マニュアル化と自動化
・「マニュアルとフロー、期限などの様式を作って実践: 実際にやって効率化が進んだ」(49歳女性/通信/事務系専門職)
・「マニュアル整備: マニュアルがないと思わぬ落とし穴にひっかかったりするから」(28歳女性/医薬品・化粧品/事務系専門職)
・「資料のマクロ化: 一から資料を作成せず、マクロで自動生成して欲しいから」(28歳女性/機械・精密機器/技術職)
・「自動でリスト化するようなプログラム: 毎回手作業で編集しているから」(38歳男性/通信/技術職)

■そのために必要なスキル
・「エクセルのマクロ: 時間短縮」(27歳男性/自動車関連/技術職)
・「エクセルの知識を増やしたいので、研修など: 周りの人もできない人が多いので」(29歳男性/食品・飲料/営業職)
・「Excel vba: 仕事の自動化のため」(25歳男性/機械・精密機器/技術職)
・「VBA: 単純作業はすべて自動化したい」(30歳女性/自動車関連/事務系専門職)

■就労制度の見直し
・「フレックスタイム制: 無駄な残業が少なくなると思う」(28歳男性/自動車関連/技術職)
・「時間単位の休暇: 育児との両立で１時間だけ早く帰りたいときなど半休を使わなくちゃいけないから」(36歳女性/ソフトウェア/技術職)
・「時短勤務: 自分の仕事が終わったら帰ってもいいというシステムだったら気合を入れて仕事すると思う……何時まで席に座っていないといけないと思うとだらだらしてしまうから」(34歳女性/商社・卸/その他)
・「自宅で仕事ができるシステム: いちいち現場に行かなくても多少のことを家でやれるようになりたい」(32歳女性/医療・福祉/専門職)
・「裁量労働制: 自由に仕事したい」(36歳男性/機械・精密機器/販売職・サービス系)
・「朝早く出勤して一人で完結する業務はやってしまう: みんなが出勤すると電話対応や、その他もろもろで時間を取られるから」(23歳女性/人材派遣・人材紹介/営業職)

■人材不足の解消
・「社員を増やしてほしい: 社員を増やさないとこれ以上の効率化は無理だから」(30歳男性/商社・卸/秘書・アシスタント職)
・「マンパワーの増員: 会社に人が少ないから」(31歳女性/不動産/専門職)
・「事務員をやとってほしい: 総合職なのに事務負担が多い」(26歳男性/電力・ガス・石油/事務系専門職)
・「新入社員を入れる: 人手が足りてない、入った人がすぐやめるから」(27歳女性/人材派遣・人材紹介/事務系専門職)

■休息こそが最大の効率化
・「お茶のセルフサービス: 無駄な時間だから」(41歳女性/建設・土木/事務系専門職)
・「コーヒーサーバーの導入: コーヒーを買う時間がもったいないから」(28歳男性/建設・土木/事務系専門職)
・「シエスタ: 昼食後に睡眠をとることで、頭がすっきりするから」(27歳女性/食品・飲料/営業職)
・「リフレッシュできる場所: 二人部屋なので息抜きしたい」(32歳女性/その他/その他)
・「空気清浄機や加湿器を導入してほしい: 気持ち的に楽そう」(28歳男性/自動車関連/事務系専門職)

■総評
仕事を効率化する上で導入したいと考えていること、さまざまなレベルでのアイディアが集まった。

まずは、効率化の鉄則「To Doリスト」と「スケジュール管理」。そのために、アプリなどを導入して、スケジュールを部内の人と共有したいという意見もあった。そのために便利な「スマホ」や「タブレット端末」の導入を望む人もいた。「紙ベースは非効率」と社内のデジタル化・ペーパーレス化を進めたいと考える声もあったが、反対に「PC撤廃」を唱える人も。"デジタル化"に捉われすぎると、仕事が増えてかえって非効率になる場合もあるようだ。

具体的には「データベース化」「マニュアル化」「自動化」と、ルーティンワークを機械にやらせたいと考える人が多いようだ。そのために、エクセルのマクロやVBAを勉強したい、という声が非常に多かった。そこまで大がかりでなくても、過去のデータを整理して、アクセスしやすい状態にしておきたいという意見もあった。確かに、デスク上もPC内もきれいに整理整頓するだけでかなり効率アップするかもしれない。

就労制度の見直しをボヤく意見も多かった。「フレックスタイム導入」「時短出勤」「在宅勤務」「朝活」など、ライフスタイルに応じた多様な働き方を認めてもらえるようになれば、確かにもっと効率も上がるかもしれない。制度以前に、とにかく根本的な「人不足」を嘆く声も見られた。「人を増やさないとこれ以上の効率化は無理」という悲鳴、かなり切迫している。

休息する時間を充実させた方が、結果的に仕事の効率がアップすると考えている人もいた。コーヒーサーバーや昼寝タイムの導入はもはや市民権を得ている印象だが、空気清浄機や個室、リラックスするためのアロマを欲しがる声もあり、一口に効率化といっても人それぞれだとよく分かる。アンケートの意見を参考に、さまざまな効率化改革してみてはいかがだろうか。

調査時期: 2015年4月14日～4月16日
調査対象: マイナビニュース会員
調査数: 男性125名 女性175名 合計300名
調査方法: インターネットログイン式アンケート