Jabra(GNオーディオジャパン)の調査結果によると、「オンライン会議に関して不満やストレスを感じることがありますか」という質問に対して、「発言タイミングに困る」(26.8%)が最も多く、次いで「相手の音声が聞きづらい」(20.5%)、「相手の反応がわかりづらい」(16.7%)など、会議に様々なストレスがかかっていることが分かりました。
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オンライン会議に関する不満やストレス調査 出典：Jabra(GNオーディオジャパン)「オンライン会議と相手に抱く印象に関する調査」2021年2月1日発表より
今回は、オンライン会議の活性化につながるポイントをお伝えします。
会議前の事前準備で会議の活性化へ
会議前には2つの準備をお勧めしています。まずは「Zoom機能の確認」です。オンラインファシリテーターもしくはサポート役の人はZoomの機能を使いこなせるようにチェックしておきましょう。
例えば、事前に投票機能を設定しておき、当日の参加感を醸成します。ボタン1つで自分の意見を投票できるので、手軽に参加感を醸し出せるのです。
2つ目は「事前にサクラを用意しておくこと」です。発言が多い人、場を盛り上げてくれる人を事前に頼んでおきます。場合によっては、参加者の中でリーダーを作る場合もあります。
オンラインファシリテーターだけでなく、周囲を巻き込む形で会議の雰囲気を作ることで活発な議論が生まれやすくなるのです。
進行役はメンバーを受け止め、次の発言へつなげる
オンライン会議を進める上では「参加者が積極的に参加したくなる気持ちを作ること」が重要です。
まずは参加者にカメラをオンにしてもらい、全員の表情が見えるように依頼しましょう。オンライン会議の場合、パソコンの画面からでは感情が伝わりにくいのです。全員の顔が見えることで、反応も分かり、適度な緊張感も生まれます。
また、進行役の人のテンションは普段の1.8倍で、大きな相づち、溢れんばかりの笑顔、身振り手振りを大きく、リアクションはオーバーにし、会議のメンバーを引き込むことが大切です。
話が長い、発言が少ない、初対面同士など、会議にはさまざまなメンバーがいます。誰かが発言し続けるなど、一方通行のコミュニケーションにならないように、ファシリテーターが間に入って、つなぎ役になりましょう。
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ファシリテーターの役目 提供：ニット
例えば、上司が話した内容をメンバーにかみ砕いて伝える、若手の発言に対して「〇〇さんの意見、▲▲という観点が入っていて、すごく良いですね!」と発言を受け止める、自分の意見も伝え、拍手しながら褒めるなど。
このようにファシリテーター次第で、その場の空気が良い方向に変化します。
建設的で、活発な議論が飛び交う空間にしたいのであれば、参加者の意見は一旦受け止め、発言に対してまず感謝をしましょう。そして、良い部分を褒め、違う部分は誰かに意見を求めていく。こうすることで、発言者の心理的安全性を確保しながら、良い議論へつなげることができます。
また、一定の緊張感を保つために、参加者の人をランダムに当てていきましょう。最初は「当てられたくない」と思っているメンバーも、発言を褒められると嬉しく感じ、さらに積極性を引き出すことができます。
オンライン会議ではファシリテーターの技術やコミュニケーション力が肝になります。皆さまの日々の会議が充実し、活性化するものになれば嬉しいです。
ご一読いただき、ありがとうございました!
