ふだんの友人との会話と仕事で使う言葉が異なるように、ビジネス英会話も、日常の英会話とは少々異なります。でも、あまり心配しなくて大丈夫。このシリーズでは、知っておくときっと役立つ“ビジネス英語のキホン”を、英会話イーオンさんに教えてもらいます。
前回に引き続き、「オンライン会議」のお作法をみていきます。日本ではリモートワークが定着する過程で「背景(壁紙)」「メイクや服装」「カメラを映す・映さない」といったトピックが話題になりましたが、英語圏では、服装などのマナーに違いはあるのでしょうか。
英語のオンライン会議のマナーとは?
日本と同様に、英語圏のオンライン会議においても、ホストと参加者両方が、事前に周到に準備する必要があります。
■服装
顔出しする可能性がある場合は、適切な服装をしましょう。 英語圏では、Tシャツやパーカなどのカジュアルな服装でも、きちんとしていれば着用可能です。面接などフォーマルな場合はスーツやジャケット、ワイシャツやブラウスなどを着用するようにしてください。
■参加する部屋
ミーティングに参加する前に、周りの環境を確認しましょう。顔出しする場合、会議の参加者全員が、カメラに映っているあなたの部屋の様子を見ることが出来るということを忘れないようにし、 整理整頓をしておきましょう。整理整頓されていない部屋の様子を見られることは、相手の気を散らすだけでなく、あなたのプロフェッショナリズムを疑われてしまいます。
■音
静かな環境を選びましょう。可能であれば、マイク付きのヘッドセットを用意してください。コンピューターのマイクを使用するより音声がクリアになり、周りのノイズを最小限に抑えられます。
すぐに使える! 「オンライン会議」定番フレーズ集
それでは、実際に「オンライン会議」で使える定番のフレーズをみていきましょう。
■画面を共有する
・Let me share my screen with you.／I’m going to share my screen/desktop.(画面を共有します)
・Can I share my screen with you?(画面共有をして良いでしょうか)
・I’m going to pull up my (PowerPoint) presentation.(プレゼンテーション資料をお見せします)
・Do you want me to make it bigger?(画面(資料)を大きくしましょうか)
■会議中
・Let’s move on to the next item.(次の項目へうつります)
・Moving on, let’s take a look at (next point)＿.(では進みまして＿をごらんください)
・Let’s pencil in another meeting for next Wednesday.(来週の水曜日の予定に会議を入れておきましょう)
参加者は主催者に対して、礼儀正しく丁寧に接することを心がけましょう。質問や確認などで発話をする際に使えるフレーズもご紹介します。
■礼儀正しいクッションことば
・I’m sorry. Do you mind if I ask a question?(すみません、質問してもよろしいでしょうか)
・Just to clarify, are you saying that＿.(確認ですが、＿ということでよろしいでしょうか)
・Could I interrupt you for a second?／Can I stop you for a second?(少しよろしいでしょうか)
／Can I butt in??(ちょっと〔口はさんでも〕いい? ※カジュアルな表現)
・One minute, please. It seems we haven’t discussed….(少しよろしいでしょうか。＿のことをまだ話していないようですが…)
日本と英語圏におけるオンライン会議において、マナー、服装などに大きな違いはありませんが、非ネイティブスピーカーだからこそ、これらの定番フレーズやポイントを覚えておくことで、よりスムーズに会議を進行できるでしょう。
次回は「ビジネスメール」のポイントをご紹介します。
