普段、Wordなどのソフトで文書を作成していると、Teamsのチャットメッセージでも改行時に[Enter]キーを押してしまいがち。しかしTeamsの場合、[Enter]キーを押すとメッセージはそのまま送信されてしまいます。このようなうっかりミスは誰にも経験があるのではないでしょうか。
本記事ではTeamsの改行の仕方や、うっかり送信してしまうミスを防ぐ設定をご紹介します。また、メッセージを読みやすくするための改行の入れ方も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
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Teamsの改行方法について解説します
Teamsの改行方法
Teamsのようなチャットメッセージは改行することで読みやすくなります。改行するときはどうしても[Enter]キーを押したくなりますが、Teamsの場合にこれは禁物。[Enter]キーを押すとメッセージはそのまま送信されてしまいます。
改行は[Shift]+[Enter]
Teamsの場合、デフォルトの設定は[Enter]キーでメッセージが送信されるようになっています。改行のつもりで押してしまわないように注意しましょう。
Teamsで改行するには以下の方法があります。
- Windowsの場合: [Shift]キーを押しながら[Enter]キーを押す
- Macの場合: [Command]キーを押しながら[Return]キーを押す
- モバイル端末の場合: キーボードの [改行] キーをタップ
ただし、Windowsでは[Shift]キーと[Enter]キーを同時に押した場合、[Enter]キーが少しでも早く押されるとその時点で送信されてしまいます。必ず、[Shift]キーを長押しした状態で[Enter]キーを押すようにしましょう。
送信は[Enter]または「送信」ボタン
Teamsのチャットメッセージは、[Enter]キーのほかにも、メッセージボックスの「送信」ボタンを押すことで送信することができます。
- [Enter]キーを押す
- 「送信」ボタンを押す(下の図の右下)
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Teamsの改行方法1
なお、その他のTeamsの便利な機能については「キーボードショートカット」から確認できます。
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Teamsの改行方法2
Teamsの改行時に誤送信を防ぐには
Teamsの改行は[Shift]+[Enter]と覚えても、急いでメッセージを打っているとうっかり[Enter]だけを押してしまうこともあるでしょう。そこでTeamsでは、[Enter]だけを押しても送信されることがないように、書式設定機能で入力モードを変更することができます。
入力モードを変更すると、文字のフォントや太さ、サイズなどを変更することが可能に。そして[Enter]キーを押しても改行されるだけで、送信されることはありません。送信するときにはメッセージボックスの右下に表示される「送信」ボタンをクリックします。
入力モードを変更する方法は、以下のとおり3つの方法があります。
入力モードの変更方法1_アイコンで切り替える
Teamsのチャットメッセージの書式設定機能を変更するには、メッセージボックスの下に表示されるアイコンのなかから、一番左端の「書式」を選んでクリックします。アイコンがブルーになったら、入力モードが変更されています。
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Teamsの改行方法3
元のモードに戻すには、もう一度「書式」をクリックすればOKです。
入力モードの変更方法2_ショートカットキーで切り替える
Teamsの入力モードはショートカットキーでも変更できます。
- Windowsの場合： [Ctrl]+[Shift]+[X]
- Macの場合：[Command]+[Shift]+[X]
もう一度ショートカットキーを押せば、元のモードに戻ります。
入力モードの変更方法3_[Tab]キーで切り替える
Teamsの入力モードは[Tab]キーでも変更できます。下図のように[Tab]キーを押し、「書式」アイコンが選択された状態で[Enter]キーを押すと切り替わります。
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Teamsの改行方法4
元に戻すときはもう一度、同じ操作を行えばOKです。
モバイル端末では改行ボタン
Teamsのチャットメッセージをモバイル端末で打つ場合は、いつものようにキーボードの[改行]をタップすればOK。うっかり送信されるという心配はありません。
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Teamsの改行方法5
メッセージを入力したら、入力画面の横にある[送信]ボタンをタップすれば送信できます。
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Teamsの改行の方法は[Shift]+[Enter]キーです
Teamsにおける改行の活用方法
そもそもTeamsのようなチャットツールでは、いかにメッセージをわかりやすく表示させるかがポイントとなります。その際に効果的となるのが、改行です。ここからは、Teamsのメッセージをわかりやすくするための改行のコツを紹介します。
ビジネスにおけるチャットとメールの使い分け
Teamsのようなチャットツールは、ビジネスのどのようなシーンで効果的なのでしょうか。以下に挙げてみます。
- メッセージを複数人に周知させたいとき
- メッセージに緊急性があるとき
- 社内連絡として送るとき
チャットの強みは、複数の人に、必要な情報だけを瞬時に届けられる点にあります。
改行で、メッセージをよりわかりやすく
Teamsのチャットの強みを前述しましたが、いくら瞬時に届けられるツールであってもメッセージそのものがわかりにくければ意味がありません。文字がつらつらと続くだけでは読みづらいものです。
そこで、改行を効果的に入れることでメッセージはぐんと読みやすく、わかりやすいものになります。以下に挙げるのは、改行の入れ方のポイントです。
- 1行当たり30文字を目安に改行する
- 途中、空白の行を入れて、意味をまとまりごとに分ける
- できるところは箇条書きにする
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チャットツールの文は、読んで理解するよりも「見てわかる」こと意識しましょう
Teamsで誤送信してしまった場合は
Teamsの改行の仕方を覚えていても、無意識のうちに[Enter]キーを押して誤送信してしまうこともあるでしょう。そのときは、送信してしまったメッセージを削除するか、編集するかで対処します。
メッセージの削除方法
送信してしまったメッセージの右上にある「…」を選択して、「削除」をクリックします。
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誤送信してしまった場合の対応方法1
メッセージの編集方法
送信してしまったメッセージをあとから編集する場合には、3つの方法があります。使いやすい操作方法を覚えておきましょう。
- 右上の「…」を選択して「編集」を選択する
- 新しいメッセージボックス上で、「↑」キーを押す
- 返信フォームを表示させ、そのうえで「↑」キーを押す
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誤送信してしまった場合の対応方法2
メッセージの誤送信を防ぐには
Teamsのチャットメッセージ誤送信を防ぐには、あらかじめ別の文書ソフトでメッセージを作成し、Teamsのメッセージボックスにコピペするのも手です。じっくりと考えながら文章を練ることができ、誤字脱字も減らすことができます。
また、TeamsのWeb版で作成されるメッセージは、一度に表示される行数が11行ほど。それより文章が長い場合は自動でスクロールされていきます。全体を読み返して文章を確認するためにも、別の文書ソフトでメッセージを作成するのはおすすめです。
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誤送信してしまった場合の対応方法3
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誤送信のメッセージはあとから削除、編集が可能です
Teamsの改行の仕方を覚えて誤送信をなくそう
Teamsのチャットメッセージを改行するのは、[Shift]+[Enter]です。[Enter]キーだけでは、メッセージの入力途中でも送信されてしまうので注意が必要です。
誤送信を防ぐために、[Enter]キーだけでは送信できないように設定することが可能です。メッセージボックスの「書式」アイコンをクリックして、書式設定機能から入力モードを変更しましょう。
万が一、メッセージを誤送信してしまったら、あとから削除または編集することができます。焦らずに対処しましょう。
