ビジネスメールに添付ファイルをつける場合のマナーや注意点【圧縮方法も紹介】

メールにファイルを添付するときは、ファイルの容量やウイルス対策などに気を配る必要があります。また、メール本文にもファイル名や内容を記載するなど、受信者にわかりやすくするために気をつけておきたい点です。

本記事ではメールにファイルを添付して送る場合に意識しておきたいポイントやメール本文の書き方について、例文をまじえてくわしく解説します。ファイルが開けないなどのトラブル解決方法もご紹介しますので、マナーとあわせて覚えておきましょう。

• 添付ファイルのあるメールの書き方とマナーを確認しておきましょう

添付ファイルのあるメールのマナー

メールにファイルを添付して送信する場合には、受信者にどんなファイルが添付されているのかわかるように、注意すべきマナーがあります。不要なトラブルを避けるためにも、覚えておきましょう。

■添付ファイルの内容を本文と件名に書く

添付ファイルがある場合は、メールの件名に添付ファイルがあることを明記します。本文には「ファイル名」「ファイルの内容」と「添付しているファイルの数」を明記します。内容を明記すれば相手が確認しやすくなるだけではなく、送信する側も添付漏れに気づきやすくなります。

本文が長くなると添付ファイルを見落とされてしまう可能性があります。件名や本文の冒頭に添付ファイルがあることを明記すれば、見落としも防げます。

また、添付ファイルの内容についての問い合わせ方法や問い合わせ先も記載しておくといいでしょう。「添付資料の内容に関しては、担当●●までメールにてお問い合わせください」などと記載しておくことで、問い合わせや返答のやりとりがスムーズに行えるようになります。

■重要なファイルにはパスワードを設定する

職務の内容によっては、個人情報や機密文書などをメールでやりとりするケースもあります。情報漏えい防止のためにも、重要なファイルにはパスワードを設定しましょう。

パスワードは、主に以下のような方法で設定できます。

• 添付ファイルを圧縮したZIPファイルにパスワードをかける
• ストレージのファイル共有機能を使ってダウンロードURLを生成してから、パスワードと有効期限を設定する
• 「Word」や「Excel」はファイル保存時にパスワードを設定する

• 添付ファイルがあるメールを送信するときにはマナーを守りましょう

添付ファイルのあるメールの例文

添付ファイルのあるメールの例文を紹介します。テンプレートとしても使えるので、ぜひ参考にしてください。

• 件名と本文に添付ファイルがあることを明記しましょう

メールにファイルを添付するときの注意点

メールにファイルを添付する際に注意したいポイントがいくつかあります。

スムーズにファイルをやりとりするために、確認しておきましょう。

大容量のファイルを添付する時はZIPなどに圧縮する

メール1通の容量制限はプロバイダやサーバーによって異なりますが、添付ファイルの容量が3MBを超えると、相手が受け取れなくなる可能性が生じます。大容量のファイルを添付する場合は、ZIPに圧縮するなどしてサイズを小さくしてから送信するようにしましょう。

以下で具体的な圧縮の方法を紹介します。

■Windowsのファイル圧縮方法

Windowsでファイルを圧縮したいときには、圧縮したいファイルを右クリックして「圧縮」を選び「.zip」をクリックします。

• 添付ファイルの容量に注意する

■iPhoneのファイル圧縮方法

iOS 13以降のiPhoneなら、「ファイル」アプリから圧縮したいファイルを選択して長押しし、「圧縮」をタップするだけでファイルの容量をZIPに圧縮できます。圧縮したファイルをメールに添付する場合は、ZIPファイルを長押しし、「共有」から「メール」を選択することで、新規メールに添付することが可能です。

• 添付ファイルの容量に注意する

10MBを超える場合はオンラインストレージやクラウドサービスも検討しよう

GmailやOutlook、Yahoo!メールといった主要フリーメールサービスのメール容量制限は、1通あたり25MBですが、受信できるメールの容量を制限している企業もあります。仮に受信できたとしても、 データ量の大きなファイルはダウンロードするのに時間がかかるため、相手のネットワークに負荷をかける恐れも。

スムーズに添付ファイルをやりとりするためにも、容量の大きなファイルは圧縮してから送信するようにしてください。圧縮しても10MBを超えるファイルなどは、オンラインストレージサービスの利用も考慮に入れましょう。

相手の環境を確認する

添付ファイルのあるメールを送信するときは、相手のネット環境を事前に確認しましょう。PCの機種によって添付ファイルの拡張子(xlsx、docx、pdf、jpgなど)を使いわければ、ファイルが開けないといったトラブルの可能性を減らせます。相手の負担を少なくする意味でも、可能な範囲でOSや機種の情報などを聞いておきましょう。

ウイルス対策などのセキュリティ面も万全に

PCやネットワーク環境のウイルス対策も重要です。使っているPCがウイルスに感染した場合、自分だけではなく会社や取引先にも影響を及ぼします。予期せぬ情報漏えいにも結びつく可能性もあるので、添付ファイルだけではなく、常にOSをアップデートしウイルス対策ソフトを入れておくなど、セキュリティを高めておくことが大切です。

• 添付ファイルの容量やウイルス対策にも気を配りましょう

添付ファイルがあるメールのトラブルと解決方法

それぞれくわしく解説します。

■ファイルが壊れている

ファイルを保存したときは問題がなくても、受信した相手側でファイルが破損しており開けないというケースがあります。このようなときには、破損ファイルを修復するソフトの使用を促しましょう。無料で利用できるファイル修復ソフトも少なくありません。

■ファイル名が文字化けしている

MacとWindowsのPC間で添付ファイルを送信すると、ファイル名が文字化けを起こしてうまく解凍できないことがあります。

相手から「文字化けして開けない」と連絡があった場合には、専用の解凍ソフトの使用を促しましょう。「Windows→Mac」と「Mac→Windows」のどちらで文字化けした場合でも、専用ソフトを使えば簡単に解決します。

また、添付するファイル名を半角英数字のみに変更するなど、送信側も気を付けるようにしましょう。

■パスワードがわからない

パスワードを設定した添付ファイルを送信する場合は、パスワードも相手に送らなければいけません。このとき、同じメールでパスワードを送るのか、別のメールでパスワードだけ送るのかといった送り方を本文中に添えておくといいでしょう。

• 添付ファイルがあるメールのトラブルと解決方法

メールには相手への気配りが大切

メールにファイルを添付するときには、ファイルの容量やウイルス対策など、気を配るべきポイントがいくつかあります。相手の環境によっては文字化けやファイルが開けないなどの問題も発生するので、事前の確認も欠かさないようにしましょう。

不要なトラブルを避けるためにも、送信先への気遣いを忘れないことが何よりも大切です。