「リマインド」という言葉をご存知ですか。普段何気なく使っていても、正しい意味や使い方を知らないという方もいるでしょう。「リマインド」は、主に電話やメールで使うビジネス用語です。社内・社外問わず使われる言葉でしょう。

さまざまなビジネスシーンで活用可能な言葉のため、間違った使い方をしないよう注意が必要です。この記事では、「リマインド」の意味や使い方について紹介します。

  • パソコンで作業している男性

    「リマインド」とはどんな意味なのでしょうか

リマインドの意味

「リマインド」とは、思い出させること、思い起こさせることという意味の言葉です。ビジネスシーンにおいては、大事な約束事の再確認をする方法として電話やメールを活用することを「リマインドコール」や「リマインドメール」といいます。

「リマインドコール」とは

「リマインドコール」とは、直接電話を使って確認やお知らせを行うことを指します。イベントの出欠確認や、商品案内などで活用するテレマーケティングの方法です。

リマインドを電話で行うメリットは、相手に細かいニュアンスまで伝えられることや、相手の反応をその場で確認できることが挙げられます。

デメリットとしては、タイミングが悪いと相手に不快感を与えてしまう場合や、また文面に残らないことでトラブルになる可能性があるでしょう。

「リマインドメール」とは

「リマインドメール」とは、忘れてはいけないイベントや期日が近付いたことをお知らせするメールのことです。社内・社外を問わず使われることが多く、自分が受け取ることもあるでしょう。

リマインドメールのメリットは、相手のタイミングを待たなくてもこちらの都合でメールを送信できることや、直接会話をしないため緊張せず落ち着いて連絡できることなどが挙げられます。また、内容を文章で見返すことも可能です。

デメリットとしては、いつ確認してもらえるか、きちんと確認してもらえるかが不確かなことでしょう。また、文面から細かいニュアンスが伝わりづらく、文章によっては誤解を生んでしまう可能性もあります。

  • 机の上に広げた手帳やスマホ

    「リマインドコール」と「リマインドメール」を活用しましょう

ビジネスにおけるリマインドの使い方

ビジネスシーンにおいて使うことの多い「リマインド」は、具体的にどのような場面で使うのが適切なのでしょうか。

「リマインド」の正しい使い方を理解して、より適した場面で使えるようになりましょう。シーン別に紹介していきます。

重要な会議が迫っているとき

重要な会議が迫ってきているときにリマインドメールを送ることで、日時や場所、内容の再確認が可能です。また、情報の行き違いなども防げるでしょう。

冒頭の挨拶、次に会議の時間・場所・内容について確認し、締めの挨拶を記載するのが一般的です。

費用を徴収したいとき

費用を徴収したいときにも、リマインドメールを送ることが有効です。期限内に徴収でき、金額の不備を防ぐことにもつながるでしょう。

開催日時に加えて必要な金額や徴収の期限などを記載します。また、都合が悪くなった場合の対応方法や連絡先なども記載しておくと良いでしょう。

提出期限が近付いているとき

提出期限が近付いているときにリマインドメールをすることで、提出期限内に回収することや提出物の不備を防ぐことにもつながります。

提出期限のリマインドメールである旨と提出期限の日時を記載しましょう。

出欠の確認がしたいとき

出欠の確認がしたいときにリマインドメールをすることで、日時や出欠の再確認ができ直前のキャンセル等を防ぐことにつながります。

冒頭の挨拶と出欠の確認がしたい旨を記載し、日時や場所、内容、返答期限を確認して、締めの挨拶をしましょう。また、以前は出席としていて急遽欠席したい方に向けて、出欠を変更する場合の対応なども記載しておくと良いでしょう。

  • パソコンと資料を使って話し合いをしている様子

    ビジネスシーンで正しく「リマインド」を使いましょう

ビジネスにおけるリマインドメールの書き方

ビジネスシーンにおけるリマインドの使い方は理解できましたが、実際にはどのようにメールを書くのが良いのでしょうか。

リマインドをすることでクライアントとの日程調整や依頼内容、出欠の有無などの必要事項が確認・共有できるでしょう。また、コミュニケーションを図れるため、仕事をスムーズに進めることにもつながる可能性があります。

失礼のないリマインドメールが書けるようになりましょう。

リマインドに対するお礼を送る場合

リマインドメールを受け取ったら内容を確認して返信しましょう。冒頭の挨拶、確認事項へのお礼と返答、そして締めの挨拶の順番になります。

「リマインド」は思い出させるという意味のため、「思い出させてくれてありがとう」というお礼を相手に伝えましょう。

件名にリマインドを入れる場合

リマインドメールを送る際は、件名・タイトルに「リマインドです」や「リマインドですが」などと直接入れてしまうと、要件を早く実行するように催促する失礼なニュアンスで伝わり、不快な思いをさせてしまう可能性があります。

そのため「リマインド」と直接入力するよりは「ご確認」や「すでにご連絡させていただきましたが、念のための確認です」、「再送」などと言い換えるほうが、より丁寧で柔らかいニュアンスで伝えられます。

メールではニュアンスが伝わりづらいことがあるため、送信する前に改めて見直しを行い、誤解を生むことのないように注意しましょう。

リマインドメールを一斉送信する場合

大人数にリマインドメールが必要となり、一斉送信する場合にも注意が必要です。

例えば軽い連絡や通知程度のメールであれば問題はないでしょう。しかし、他社の方や顧客などで面識もないのに返信が必要なメールが一斉送信によって送られてきた場合、大事にされていない、いい加減な対応だと受け取られてしまう可能性があります。

また、返信や提出が済んでいる方へも一斉に送信してしまう場合があります。リマインドメールは相手によって文章を変えたり、まだ済んでいない方だけを確認して送信したりするなど、工夫が必要です。

  • パソコンを使っている様子

    リマインドメールの書き方を覚えましょう

リマインドをするときの注意点

リマインドはトラブルが発生してしまうのを未然に防ぐ、フォローするなどの効果が期待できます。

相手に不快な思いをさせないように、丁寧な言葉遣いやわかりやすい文章を心がけましょう。また、リマインドしすぎても相手に煩わしい印象を与えてしまいます。

  • 誰も居ないオフィスの風景

    注意事項を守って相手と良好な関係を築きましょう

リマインドの英語表記

「リマインド」の英語表記は「remind」です。もう一度という意味の「re」と、気にするという意味の「mind」が組み合わさっており、「リマインド」の語源といわれています。

「Please remind me of~」で「~を思い出させる」という意味になります。

リマインドとリマインダーの違い

英語では「リマインド」は動詞、「リマインダー」は名詞という違いがあります。日本語で「リマインダー」という言葉は、通知やアラームの機能を指すことが多いでしょう。似た言葉ですが、使われるシーンや相手の捉え方が異なるため、使用する際には意味を正しく理解しておきましょう。

***

ビジネスシーンで頻繁に用いる「リマインド」という言葉。特にリマインドメールは、相手に不快な思いをさせないよう記載の内容や送る相手、タイミングなどに気を付ける必要があります。

リマインドの意味を正しく理解し、仕事をスムーズに進めていきましょう。