新型コロナウイルス(COVID-19)の感染拡大に伴い、日本において緊急事態宣言が発令されてから早くも1カ月半が経過した。これを機にテレワーク・リモートワークに切り替えた企業も少なくない。しかし、一方でテレワークへの切り替えに苦慮している企業も多く存在している。今回、4月22日にオンラインで開催された「~リモートワークの「悩み」を切る!~withコロナ時代へのアップデート」と題したイベントの取材機会を得たため、スピーカーの1人である富士通 シニアエバンジェリストの松本国一氏の話を紹介する。

オフィスの感覚をテレワークに持ち込むのはお門違い

同イベントは松本氏に加え、総務省 行政評価局 総務課長の箕浦龍一氏、Box Japan 執行役員 アライアンス・事業開発部 部長 兼 働き方改革推進担当の安達徹也氏、ソニックガーデン 創業者、代表取締役社長の倉貫義人氏の5人によるグループディスカッション形式で実施した。

Boxの安達氏は「テレワークリテラシー」を定義しており、レベル1はできない(そもそもリモートワークの仕組み、ITや制度が整っていない)、レベル2はできるけどやりにくい(ハンコ、紙がプロセスに入りリモートワークできない=制度、VPNやVDIのキャパシティの問題からパフォーマンスに難=IT)、レベル3は問題なくできる(ゼロトラスト、プロセスもデジタルで問題ない)、レベル4はオンラインファースト(オンラインが主でリアルが補完的手段)と位置付けている。

  • 安達氏が定義する「テレワークリテラシー」

    安達氏が定義する「テレワークリテラシー」

松本氏によると、同氏のもとには従来から働き方改革に関する相談が多くの会社からあり、内容としては現状の働き方を大きく変えずITを活用して効率化を進めたり、リモートワークしたりすることができないかといったものだという。これらの相談について、同氏は次のように語る。

「オフィスワークの感覚を、そのままテレワーク・リモートワークに切り替えられないかと考えている方が多くおられますが、自宅でオフィスと同様の環境は無理です。と言うのも会話は成立するものの、オフィスにいる際の温度感や情報量は違ったものになるからです。また、雑談をWeb会議でやることはナンセンスであり、そもそもオフィスでの人とのつながりと、オンライン上でのつながりは別物となるため、変えざるを得ないと思います。そもそものスタート地点は、そこにあります」(松本氏)

  • 富士通 シニアエバンジェリストの松本国一氏

    富士通 シニアエバンジェリストの松本国一氏

同氏は、Web会議において顔出ししないことは最初に乗り越えるカベであり、バーチャル背景が当たり前になりつつあるため、今後は出社したくない人、対面で話したくない人が大量に現れてくるとしており、ネットワーク上の人格とリアルの人格の違いがプライベートのみならず、会社内でも起きるのではないかと指摘している。

テレワークできる人はオン・オフのリズムが作れる

プライベートと勤務時間が、これまでは例えば9~17時で分けられていたが、家にいることでオフィスの勤務と違う感覚になっており、家に勤務を取り込むということはWeb会議が必要であれば、それなりの恰好しなければならなく、逆にWeb会議の必要がなく、業務の効率が向上するのならば服装を気にする必要はないという。

松本氏は「つまり、会社の時間だから仕事ばかりするのではなく、テレワークに切り替えたのであれば、時間の使い方を自由にしてパフォーマンスを最大に発揮できる環境が望ましく、会話や顔出しが必要な場合はマナーが求められます。その切り替えができればいいのではないかと思います」と話す。

また、同氏はテレワークに慣れしていない人はオフィスでの会議や対応などをテレワークに持ち込みたがるという。これは、時間を設定して会議で集まり、報告会や連絡会をWeb会議でやろうとしており、仕事のやり方自体が変わっていないと主張する。

一方で、テレワークができる人はいつでも構えつつ、くつろげることができ、オン・オフのリズムを自分の中で作れており、オフィスのリズムを家に持ち込むような人はテレワークが難しく、業務上の相談もしづらくなっているという。

さらに、多くの企業のテレワーク勤務制度では勤務時間中は業務への集中が求められ、業務以外はやってはいけないというルールがあり、業務と並行して別のことにも取り組めるような制度構築が今後は必要だとしている。

富士通の場合、PCで利用できるタイムカードシステムの「WebOTR」を導入しているため、9時~17時の勤務時間内にプライベートの用事が発生した際には一時停止ができ、5~10分以上、別の作業がしたい場合は一時停止ボタンを押せばプライベート時間、戻って再開ボタンを押せば業務を再開できるという。

同氏は「時間勤務制の話をテレワークに適用するために導入しており、このやり方であればどこでも仕事ができます。スタイルを決めないテレワークができるような制度を構築していくことが望まれますし、そうしないと単なる在宅勤務に終始してしまいます。固定した仕事環境でない方が望ましいのです。アフターコロナを迎えるにあたり、働き方の自由度があがればいいのではないかと思います」と説明する。

制度面、IT面だけを考えずにマネジメント層は“現場”を知るべき

松本氏によると、家族間のコミュニケーションについて尋ねるとリビングなどで2~3時間も会話している家庭は多くない代わりにLINEを用いており、しかも同期コミュニケーションではなく、家族の誰かが書き込んだとしても、すぐに返信せずに時間が経過してから対応する非同期コミュニケーションだという。

そのような観点からすると、社内でも同様の使い方ができるのではないかと同氏は述べている。しかし「オフィスワークだからチャットツールを使うと失礼になる」「コミュニケーションとして礼儀正しくない」といった固定観念に縛られているため、企業ではメールが活用される傾向にあるとしている。

「メールが正しいコミュニケーションの仕方だと思っていることから、若い人からすれば全く歩み寄ってくれないツールをいまだに使っていると考えています。マネジメント層が気にせずに舵さえ切ればいいと思います」と、松本氏は上司・部下間におけるツールに対する認識の齟齬を指摘する。

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、仕事のやり方を変えなければいけないとなった時点でマネジメント層の歩み寄りは非常に重要なものだという。これまでオンラインに慣れ親しんできた人たちは若い世代=デジタルネイティブ世代であるため、若い人にどのようにしたらコミュニケーションが円滑に進むのかということを聞くのも手段だという。

同氏は「いろいろな会社の相談内容をみると、テレワーク自体を進めたいが、制度面、IT面の課題に加え、そもそもどのようにやればよいのかという質問が多いですね。意外とITの大手企業からも相談されます。働き方のなにが難しいかと言えば、現場の人たちがどのような働き方をしているのかということを把握せずに制度面やIT面だけに絞って考えているように感じます」と、マネジメント層の現場への理解が不足している点に懸念を示していた。

例えば、会社のイントラにアクセスするために、営業担当者が顧客の前でVPNを用いて業務に取り組むことは違和感があり、それと同様にテレワークの際に在宅も含めてイントラと同一環境でなければいけないから、全従業員の自宅にVPNでイントラを構築することが本当に正しいのかどうかを再考すべきだという。そうすれば、VPNのキャパシティ不足の解消やBoxなどツールの活用により、社員間の情報共有や共有した情報を提案につなげることも可能になるものの、企業として許容できる否かは重要なポイントだとしている。

松本氏は「テレワークに移行した時点で上司・部下など、それぞれの関係性の距離感をいま一度整理した方がいいかもしれません。雑談がしやすいというのは対等な関係であり、オンラインがメインになると先輩であるという意識をわざわざ持たせないように、コミュニケーションに誘導をかけていくことが重要になってきます。そうしないと、相談をしづらくなります。ただ、これはオフィスにいるときからやるべきことです」と話す。

同氏によると、今後テレワークに切り替えられるか否かが、将来的な企業としての道筋になることから、ここでうまく移行できれば従来から取り組んできたことの良し悪しが判断できるため、出社させることにこだわった企業とテレワークを導入した企業では平時に戻れば、いわゆる“失われた30年”のギャップが生じてくるのではないかという。

そして、同氏は中国を引き合いに出し「現在、中国のホワイトカラーは約4億人いますが、今回の新型コロナウイルスの感染拡大に伴い約2億5000万人がテレワークに切り替え、部分的な在宅勤務も含めると8割超がテレワークに移行しています。一方で、日本は30%未満です。中国は約2カ月に及ぶ外出規制により、ここまでテレワークが浸透しているのです。今後、スピード感や無駄を省いた仕事で、どんどん日本の先に行くものと考えられることから、日本も追従するためにはテレワークを浸透させる必要があるのです。これまで通りの満員電車に乗る出勤スタイルを継続するならば、差が生まれ、淘汰されていく気がします。企業が変われるチャンスであり、変化できないのであれば厳しい局面を迎えると思います。変化できない企業にしがみつくのか、それとも変化していく企業どちらを選ぶのか、だからこそ今回はテレワークを浸透させるためのチャンスなのです」と力を込めていた。

テレワーク浸透のためにはセキュリティの見直しは必須

このように、日本においてはテレワークの浸透を早急に進める必要があるものの、企業においてはセキュリティに対する懸念も依然として根強い。この点について松本氏は以下のように説明する。

「企業のセキュリティポリシーも見直すべきだと思います。個人情報と会社の情報を同一のレベルで扱っているため、企業はVPNを用いたイントラの中で業務に取り組んでもらいたいと考えています。これは、現場で使う情報などのセキュリティレベルを把握していないため、最下層からガードしているからです。自宅にイントラを構築することは限界があるため、コンプライアンス上である程度レベル感を示して、レベルが低いものについてはクラウドに移行してもよいのではないかと感じています」(松本氏)

これにより、仕事がスムーズにでき、イントラも圧迫しないようになり、古い基幹システムに残る個人情報などはアクセスする社員だけVPNを使えば、企業としてもテレワークへの投資を抑制できることから、セキュリティポリシーを見直す機会だという。

そのため、社内で利用するツールの選択はセキュリティの必要性に合わせて、使い分けることが今回のテレワークにおけるIT投資の正しい姿であり、現状のITインフラのままで取り組もうとすれば、すべて破綻してしまう恐れがある。見直せる会社は成長が望めるだろうし、これまでと同じ働き方に縛られるようであれば、うまくテレワークできずに今後厳しい状態になる、と指摘している。

最後に松本氏は「仕事のスタイルに型はなく、仕事を変えていければいいと感じています。会社では不可能と思わずに、各個人が仕事のスタイルとして“あり”なんだと考え、効率性を追求していけばテレワークだろうが、ワーケーションだろうが、変わっていきます。変化を恐れずに受け入れて楽しみつつ、自分のスタイルを考え、会社に落とし込むために試行錯誤してほしいです。それぞれの課題、会社をまたいで色々な問題を考えて解決していくことが必要だと思います」と、強調していた。