緊急事態宣言が解除されつつあるが、首都圏ではもう少しオフィスへの出社を控え、テレワークが継続されるだろう。

今後も新型コロナウイルス感染症(COVID-19)と私たちとの戦いは続く。これは長期戦だ。それに伴い、私たちの働き方が変わるのも自然なことだといえる。

ウィズコロナ、アフターコロナの社会で、テレワークは「当たり前」になると言っても過言ではない。私たちはテレワークに慣れる必要があり、出社すること=「普通の働き方」と認識してはいられなくなる。

だから今、テレワークの先駆者から知見を授かりたい。今回はCMSプラットフォームのMovable Typeをはじめとする製品・サービスを提供する、シックス・アパートの事例をご紹介する。

シックス・アパートでは2016年夏より、大半の社員が各人の必要なタイミングで月1~3回出社する、テレワークを中心とした働き方(SAWS=Six Apart Working Style、サウス)を実践してきた。

普段は各自の都合のいい場所で働くことで、通勤時間の大幅な削減、住む場所の自由度アップ、社員の満足度向上が叶ったという同社の働き方は、令和元年度の「テレワーク先駆者百選」において、総務大臣賞を受賞したほど。

一体どんな働き方なのか。SAWSが生まれるまでの経緯から振り返ってみたい。なお、取材はWeb会議によって行った。

それは出社しないとできない業務? 棚卸しで検証

2001年に米国で創業したシックス・アパートの日本法人ができたのは2003年。転機は8年後、東日本大震災が起きた年だった。

「震災の影響で電力需要がひっ迫していた2011年夏、政府は企業に対し消費電力15%削減を要請しました。それを機に、弊社でも夏期限定で週1日を在宅勤務にしようと、毎週水曜を自宅作業日としたのです。出社を週5→週4にしたことで、消費電力を20%削減することができました」

こう語るのは、同社代表取締役の古賀早(こが はじめ)氏。全員が週1在宅勤務をする日も、オフィスにいるときと同じように業務を遂行できるよう、システム整備を含めたさまざまな準備をしたという。

  • シックス・アパート 代表取締役 古賀早(こが はじめ)氏

「夏季限定・週1在宅勤務」が大きく転換したのは2016年、EBO(社員による企業買収、経営権取得)によって独立を果たしたときだった。

百数十坪あった赤坂のオフィスから、神保町のコンパクトなオフィスに移転。約50席あった座席は10席に。社員は30人程度なので、全員が同時に出社することはできない。

移転と並行して行ったのは就業規則の改定だった。「出社不要」「出社→業務開始、退社→業務終了」とし、請求書や領収書、給与明細を扱う経理業務やその他あらゆる業務のデジタル化で、ペーパーレス化を推し進めた。「出社しないとできない」業務を一つひとつ潰していったのだ。

さらに、業務可視化ツールとしてGitHubやRedmine、人事・総務用ツールとしてSmartHRやマネーフォワード クラウド経費、コミュニケーションツールとしてSlackやZoomなど、さまざまなソフトウェアを導入し、テレワークを実現する仕組みを整えた。従業員が利用するPCについても年に一度、ITチームによるシステム点検を行っている。

テレワークにかかる費用に充ててもらおうと、社員に「SAWS手当」として1.5万円/月を支給し始めたのもこのときからだ。モニターやデスク、自宅の通信費など用途は自由だという。

社員の業務を可視化すれば、監視なんて必要ない

テレワークと好相性と考えられるIT・システム関連企業のシックス・アパートでは、テレワーク導入/活用における「壁」はなかったのではと予想していたが、一部社員の士気が下がりかける出来事が過去にあったという。

「はじめのうちは、出退勤を1日1回だけ打刻できる勤怠管理システムを使っていました。これだと、例えば細切れに働いたり、数時間の休憩を挟んでその前後にまとめて働いたりした場合でも、“実態”とは別の記録をしないといけない。

場所や時間にとらわれない柔軟な働き方をしているはずなのに、自分の実働を正確に打刻できないことに、ストレスを抱えていた社員がいました。特に几帳面なタイプの社員は、そのことで意欲が下がっていたといいます。

その後、出退勤を1日に何度でも打刻できて、自分が働いた時間の通りに入力できるシステムに変更しました」(古賀氏)

出社がなくなり、会社でPCに向かう姿ではなく、業務のアウトプットが評価対象になったことで、逆にプレッシャーが高まったと話す社員もいたという。これに対し、広報の壽かおり(ことぶき かおり)氏は次のように語る。

「業務のアウトプットでコミットするのは、自然なことではないかと思います。忠誠心ではなく、どんな活動を行い成果を出したかで評価される世界は、とてもフェアだと感じます」

  • シックス・アパート 広報 壽かおり(ことぶき かおり)氏

メンバーが今どんな仕事をしているのか、進捗具合は目標に対してどうなのか。全員の業務はすべて、前出のツールで一目瞭然となっている。

エンジニアはGitHub、マーケティング系職種はRedmine、総務や経理などのバックオフィス系職種はSmartHRという具合だ。

「テレワーク未導入の会社から、テレワークだと社員がサボらないか不安、逆に働きすぎないか心配、といった声を聞くことがあります。しかし、私たちは社員のことを信頼した上で、ツールを活用して業務を可視化しています。だから監視する必要もありません。業務の可視化はテレワークに限らず、必要なことだと考えます」(古賀氏)

会社にいるときとは違いテレワークでは、社員が何をしているかわからないから、「見張らなければいけない」と思い込んでしまう。しかし、各社員が何に取り組んでいるか視覚化すれば、見張るために使う時間も、見張るための人員も不要になり、社員が自然と自律化するのだ。

  • 社員がテレワークする様子

「国内外、場所を問わず働く」を4年続けて得た4つのいいこと

SAWSが誕生した当時から「国内外、場所を問わず働く」という軸に変わりはない。ただ、制度が始まってもうすぐ4年。その過程でいくつものうれしい変化が生じていた。

1つ目は、社内外のコミュニケーションが、以前より活発かつ濃密になったことだ。いわゆる「暗黙の了解」は激減。対面で話せない分、主語・述語を明確にした会話が徹底され、すべての会議前にはドキュメントを用意する。「あの件は?」といった表現は消えた。社内外でのテレワークが活発化するにつれ、必要になるスキルであるため、とてもいい傾向だという。

2つ目は、場所にとらわれない採用活動ができるようになったことだ。シックス・アパートでは数年前、長野県在住のエンジニアを採用した。東京から北関東エリアに引っ越した人もいる。自分たちの仲間になってほしい人が遠方にいても、仲間が遠方で暮らすようになったとしても、共に働くことができる。

3つ目は、もともとフラットだった組織がさらにフラット化したことだ。各プロジェクトを率いるのはプロジェクトマネージャーで、その中に上下関係は存在しない。全社員が何らかのプロジェクトに入ると一メンバーという扱いになり、全員の役割が業務を透明化するツールで可視化される。組織全体がバーチャルでもフラット化しているのだ。

4つ目は、コストカットができたことだ。オフィス引っ越し直後の半期に限ると、前半期(4~9月)より4000万円のコスト削減(10~3月)を実現。オフィスの規模が小さくなったことで賃料も下がり、光熱費も20~30万/月→2~3万/月と1桁下がった。通勤がないので定期券代も発生しない(※月数回の出社時や外出時の交通費は別途精算)。

テレワークできそうな仕事を家で試すことから始めて

最後に、テレワーク未導入の企業が必要なとき、できる限り迅速にテレワークへと切り替えられるよう、事前に備えておきたいことを尋ねた。

「テレワークに適したツールはたくさんあり、それらを活用すれば、テレワークを始めることはできます。しかし、社員のモチベーションを維持しながら継続するのは、決して簡単なことではありません。自分たちが仕事しやすいスタイルを考えて、より良い手段があれば取り入れていくことが大事です」(古賀氏)

評価が高いツールを導入しさえすれば、テレワークが上手くいくとは限らない。自社の文化にそのツールが合っているか、吟味する必要がある。社員の増減やチームの変化によって、時にアップデートすることも求められるだろう。

「まずはテレワークに向くと考えられる業務を整理することです。そして、これまで会社でやってきた仕事を家で一つひとつやってみて、これは家でできるか、できないか、できる方法はないか探ってみてください。例えば、ハンコをなくす動きが起きたように、“出社しなくても対応可能”な方法がないか、考えてみるのです」

こう語るのは壽氏。まだテレワークを始めていない企業でも、これなら実験的にスタートできるだろう。

「2つ目は会社が社員を信頼し、任せることです。会社から信用されていると実感すると、ひとりのプロフェッショナルとして、自分のやるべきことをやって、会社に貢献しようと自律的に動けるもの。社員がサボるのではないかと疑う前提で、監視アプリなどを用いると逆効果だと思います。社員も“仕事をしているフリをしておけばいいでしょ”と、投げやりな気持ちになってしまいます」

将来的に、仕事も評価も“本質”に近づくと、壽氏は予想しているという。会社に出社さえしていれば仕事をしていると見なされることはなくなり、物理的に離れていても測定可能な、プロセスや活動を含めた仕事内容のアウトプットをもとに評価するしかない。私たち一人ひとりに「自らをマネジメントするスキル」が、これまで以上に求められるようになるのだろう。