リモートワーカーが教える、WEB会議ツールの選び方

在宅勤務の推進により、近年さらに需要が高まっているWEB会議ツール。離れていても手軽にコミュニケーションをとることができるという点が、このツールの最大の魅力です。

私自身、リモートワーク歴は2年とまだ浅いですが、日々旅をしながら各地で仕事をする中で、WEB会議ツールにはかなり助けられてきました。

そこで今回は、私が今まで実際に使ってきたWEB会議ツールを中心に、それぞれの特徴や選び方、活用方法などをご紹介します。

• リモートワーカーが教える、WEB会議ツールの選び方

WEB会議ツール選びのポイント

近年では、様々なWEB会議のツールが存在します。選ぶときのポイントをいくつかご紹介しましょう。

利用料

まず確認したいのは、料金です。無料で使えるものもありますが、有料のサービスも多く存在します。サービスを利用する前に、どこまでの機能が無料で利用でき、どこからが有料になるのか、確認しておくことが大切です。

機能

次は、機能です。各サービスによって、画面が共有できたり、チャットができたり、中には名刺交換ツールがついていたりするなど、機能の内容がさまざまに違います。まずは「どういう使い方をしたいのか」をイメージしてから、各サービスの機能を比較すると、どのツールを活用するのが良いのか、判断しやすいでしょう。

通信速度

通信速度は、WEB会議用のツールではかなり重要なポイントとなります。

通信速度が弱いと言葉が途切れ途切れになってしまい、会議の妨げになってしまいます。まずは使ってみて、違和感が生じないようなサービスを選びましょう。

対応デバイス

そして最後に忘れてはならないのが「対応デバイス」です。

中にはパソコンを持っておらず、スマホやタブレットでWEB会議に参加するという方もいらっしゃるかもしれません。そういう方のために、使おうとしているツールがスマホにも対応しているか、事前に確認しておくことが親切だと思います。

実際に使っているWEB会議ツール

Skype

無料通話アプリとして有名なSkype。通話のみならず、WEB会議のツールとしても使用することができます。

• Skype公式ホームページより

音声通話、インスタントメッセージ、グループビデオ通話、画面の共有などの機能を無料で使用することができます。友達同士のコミュニケーションに使われているケースが多いかもしれません。

本格的なWEB会議となると、有料になりますがSkype for Businessというサービスがあります。最大250人による会議が可能で、たくさんの方と会議内容を共有することができます。PowerPointなどのOfficeを利用した会議も可能でその品質も良く、モバイル版だと画面コントラストも設定することができます。

また、内容の暗号化などセキュリティ面がしっかりしているので、外に情報が漏れづらいという利点があります。

実は個人的にはあまり使っていないツールですが、大企業の方とお話しする場合は、Skype for Businessを指定される場合が多いです。URLが送られてきて、そこをクリックすると会議に参加することができます。企業で取り入れやすいWEB会議ツールだと思います。

Zoom

社会現象ともなっているZoom。最近では会社や教育現場をはじめ、オンラインで飲み会を楽しむ「Zoom飲み会」というものも誕生し、多種多様な使用法が注目を集めています。

• Zoom公式ホームページより

Zoomの良いところは、その手軽さ。ホストが会議を設定しさえすれば、告知されたURLをクリックするだけで、すぐに参加することができます。

また、画質や音質がきれいなことも特徴で、会議中にフリーズしてしまった経験も、私自身ほとんどありません。

ただし、最近はセキュリティ面で不安を感じています。Zoomでの会議中に、見知らぬ外国人が乱入してきて、突然画面がフリーズするという出来事が起こったからです。便利なツールではありますが、セキュリティ面では対策をして利用した方が良さそうです。

Whereby(旧appear.in)

Wherebyは、シンプルな作りで使いやすい点が特徴。海外を中心に多くの方が利用されています。

• Whereby公式ホームページより

こちらのサービスも会議のURLを相手に知らせるだけで、すぐにWEB会議を始めることができます。画面共有や録画機能も無料で利用でき、機能も充実しています。

しかし、会議に参加可能な人数の上限がそんなに多くないので、大人数が参加する会議には適しません。少人数での会議の際に使うことをオススメします。

私自身は、単発の会議や普段WEB会議にあまり慣れていない人とのミーティングに使用しています。

Hangouts Meet

Google Hangoutから2018年5月に移行が開始された、G suiteが提供する新たなWEB会議のツールです。

• Google Hangouts Meet公式ホームページより

月額料金(680円～)がかかりますが、Googleサービスと連携できる点が、このサービスの大きな魅力です。例えば、Googleカレンダーでスケジュールを設定すると、会議のリンクが入り、クリックするだけで会議に参加することも可能です。

普段からGoogleカレンダーでスケジュール管理をしているという方には、とても便利なツールと言えるでしょう。

機能では、画質も音質も問題なく使えますが、私の経験上、スマホのアプリを使うとフリーズしてしまいやすいと感じています。

会社やプロジェクトなど、長期的に関わっていく人たちとのWEB会議で使用することをおすすめします。

WEB会議ツールを使ってみよう

おすすめのWEB会議ツールについてご紹介してきましたが、いかがでしたか。まずは使ってみることで、自分に合うサービスなのか、どのようなシーンで使いやすいのか、分かっていくと思います。

自分にぴったりのサービスを見つけ、在宅勤務をよりよいものにしていきましょう。