オンライン商談で伝わる「プレゼン資料作り」のコツ

オンライン商談ではどのような営業資料が理想とされるのだろうか。オンライン商談システム「bellFace」を提供するベルフェイス株式会社セールスグループの岩田恭行 ゼネラルマネージャーに、資料作りのコツについて伺った。

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  オンライン商談で伝わる「プレゼン資料作り」のコツ※画像はイメージ

オンライン商談用に資料を作り直そう

オンライン商談で使う資料は、実際に訪問し、お客様にお会いして話す前提のもと作られた資料とはストーリーや見せ方が異なります。そのため、訪問用の資料をそのままオンラインで使っている場合、抜本的に作り替えた方が良いでしょう。

一度、上司や同僚などとロールプレイングをして、訪問用の資料の見づらさや分かりにくさを指摘してもらうのがオススメです。指摘された点を修正していけば、自然とオンライン商談で提案しやすい資料が出来上がると思います。

資料作りは「ビジュアルメインで端的に」

訪問時と大きくは変わりませんが、特にオンラインの場合意識したいのは、「ビジュアルをメインにしたスライド」を作ること。「1スライド1メッセージ」とし、必要以上に文字情報を盛り込まないことが重要です。見やすさを重視したいので、文字の大きさも20ポイント以上を推奨しています。

また、説明するスライドの間には、こまめに質問を受け付けるスライドを入れておくと、双方向の会話を促すきっかけになりますよ。

資料を共有するタイミングは?

もし可能なのであれば、資料は事前に送っておくのがベター。画面共有ができないトラブルに備えることができますし、最悪、商談ツールが全く使えない事態になっても、お互い資料を手許で見ながら、電話だけで商談ができるからです。

ただ、オンライン商談用の資料は特に、プレゼンテーションありきの内容になりがちなので、先にお客様が目を通してしまうと、商品やサービスの価値が伝わらないというデメリットもあります。

オンライン用の資料でプレゼンし、「今説明した内容はこちらの資料に詳しく記載しています」と、より詳細な内容の資料をすぐに提示できるのが理想です。

資料の展開方法で気を付けたいこと

オンライン商談の場合、資料の動きの前後関係がわかりづらいため、聞いている側は非常に疲れます。ですので、その部分をしっかりケアすることが重要です。

画面共有した資料をスクロールするときは、「マウスホイール」(マウスの真ん中に搭載された車輪上の装置)ではなく、「スクロールバー」を使いましょう。

対面であれば、ジェスチャーなどで資料の遷移を分かりやすく伝えることができますが、オンラインでは難しいからです。「これからこの資料の右の部分を説明します」「次の資料に移ります」など、言葉でも補足できるといいですね。

弊社のシステムでは、資料上に表示されるお互いのポインターが見える仕組みになっていますが、説明している箇所はどこなのか、いつも以上に丁寧に指示できると、お客様にとって分かりやすい提案につながりますよ。