社会で働いていると、相手に謝らないといけない場面を一度は経験したことがあるかもしれません。日常的に「すいません」や「すみません」という言葉で謝罪をすることは多いと思いますが、これらの言葉はメールでの謝罪に使ってもよいのでしょうか。今回はビジネスメールにおける「すいません」や「すみません」の使い方について解説していきます。

  • 謝罪にふさわしい言葉とは?

    謝罪にふさわしい言葉とは?

「すいません」「すみません」の語源と漢字表記

「すいません」は「すみません」の口語表現であり、話し言葉として使われてきたものです。意味としてはどちらも同じです。成り立ちは「済む」からできあがったもので、漢字で書くと「済みません」になります。

ビジネスメールで使えるか

「すいません」と「すみません」のどちらも、ビジネスメールでは使えません。理由として「すみません」は敬語ではあるものの丁寧語になるため、「すいません」は口語表現になるためです。

仕事上は上司やお客様に対して自分をへりくだって敬意を示す謙譲語を使うのが適切ですから、ふさわしいとは言えません。同様に「ごめんなさい」もビジネスメールでは不適切です。

ビジネスメールで使える謝罪の言葉と例文を紹介

ビジネスシーンでの「すいません」や「すみません」の代替表現として「申し訳ありません」「申し訳ございません」「お詫び申し上げます」といった謝罪表現があります。

実際にどのような使い方をするのか、例文とともに見ていきましょう。

<謝罪例文>

・「心よりお詫び申し上げます。」

「お詫び申し上げます」という表現は、文書で正式にお詫びをする場合などに使われることが多いです。記者会見など公の場所での謝罪にも適しています。

・「多大なるご迷惑をおかけしたことを深謝いたします。」

「深謝」には深い感謝の意と、謝罪の意を表す場合の二つがあります。謝罪の意の場合、相手方に多大な迷惑をかけたような場合に、深いお詫びの気持ちを表すことができます。

・「メールの返信が遅くなり、失礼いたしました。」

「失礼」とは、相手に対して礼儀に欠けていることを意味します。そのため「失礼いたしました」は基本的には相手に対して礼儀に欠けた言動をしてしまった場合に謝罪する表現です。しかし実際には短く簡潔に相手に謝罪を伝える言葉として比較的使いやすいものだと言えるでしょう。

・「お忙しい中恐れ入りますが、こちらの書類を○日までにご返送ください。」

「恐れ入ります」という言葉は「相手を上に見て、自分がへりくだる」という状態です。謝罪するようなことはないが、「手間や迷惑をかけて申し訳ない」といったニュアンスを伝えたいときに使うのが適切でしょう。

・「今回の件を厳粛に受け止め、陳謝いたします。」

「謝罪」とどう違うのか、という疑問が湧いてきそうなので、「陳謝」と「謝罪」の違いを簡単に説明すると、「謝罪」は「罪を認めてお詫びをする」という意味であり、経緯の説明や対応策について述べなくても使用可能です。一方、「陳謝」は事情や経緯を説明したうえで謝罪の意を述べる際に使われます。

関係や状況では「すみません」が望ましい場合も

今回は主に会社内や取引先とのやり取りにおける謝罪にフォーカスしましたが、実際は謝罪の言葉は関係性や場所に応じて変化させることが大切です。謝罪の際によく使われる「申し訳ございません」も関係性によっては硬いと思われることもあるでしょう。

たとえば居酒屋のような場所では「申し訳ございません」より「すみません」「すいません」の方が口語的で望ましいと言えます。謝罪をするときは相手の立場に立ち、自分ならどのように謝ってほしいかを立ち止まって考え、適切な言葉選びをしていきたいですね。

後輩、部下から「すいません」は納得できる?

では実際、部下から「すいません」と言われた場合、上司はどんな印象を受けるのでしょうか。そこで30代～60代のマイナビニュース会員301名にアンケート調査を実施。

「Q1.後輩や部下が取引先に送信したメールに『すいません』と記載していたら納得できますか?」「Q2.気になった場合に指摘をしますか?」という質問に回答していただきました。

  • Q1.後輩や部下が取引先に送信したメールに「すいません」と記載していたら納得できますか?

    Q1.後輩や部下が取引先に送信したメールに「すいません」と記載していたら納得できますか?

Q1については「気になる」が76.1%、「気にならない」が23.9%と、8割近くの上司が納得できないという結果に。

  • Q2.気になった場合に指摘をしますか?

    Q2.気になった場合に指摘をしますか?

Q2については、「する」が75.1%、「しない」が24.9%と、4人中3人が指摘をすると回答しました。「指摘する」とした人の回答を一部ご紹介します。

  • 「メールで取引先に対して不適切な表現なので」(50代男性)
  • 「間違えはすぐに直さないと大変なことになるから」(40代男性)
  • 「ビジネスマナーを教えるため」(50代男性)
  • 「取引先とのトラブルを避けるため」(30代男性)

このように、教育的立場から指摘すると回答した人が多い印象でした。また「すいませんは口語だからビジネスの場面にふさわしくない」(50代男性)など、「すいません」が口語表現であることを指摘した回答も。また、「信用の大切さを教えるため」(60代男性)という、仕事上での教訓のようなコメントもありました。

調査時期: 2020年2月1日
調査対象: マイナビニュース会員
調査数: 男女301名
調査方法: インターネットログイン式アンケート