入社してまだ1カ月。知らない用語が多すぎてついていけない。今週もまた、「今回のアジェンダは」「アジェンダ作成した?」なんて言葉が飛び交っていたけど、どういう意味?

  • アジェンダの意味や書き方を理解していますか?

というわけで今回は、「アジェンダ」の意味や書き方について解説します。

アジェンダとは

アジェンダは、「議題」「予定表」「重要な政治課題」などの意味を持つ英単語【agenda】から来たカタカナ用語です。予定表といった意味を持つことから、「スケジュール帳」にも【agenda】と書かれていることがあります。

政府や官公庁などの公的機関では、「政治的な検討課題」「行動計画」「政策」の意味で用いられていますが、一般的なビジネスシーンでは、主に会議や打ち合わせ、講演会やセミナーなどの場面で「議題」「議事日程」といった意味で用いられる事がほとんどです。

アジェンダの使い方と例文

議題

アジェンダは、会議の「議題」そのものを指します。

-会議のアジェンダを前もって共有しておきましょう。
-今日のアジェンダは、新キャンペーンの内容についてです。
-次回のアジェンダの提案がある方はいらっしゃいませんか?

会議の進行表

ビジネスでは、会議の議題や参加者、時間配分などを記した資料のこともアジェンダと呼びます。アジェンダを作成する目的は、会議をスムーズに進行することにあります。

アジェンダを事前に配布しておくことで、会議の主旨を全員が理解した上で始めることができるため、本題に入りやすいほか、議論する時間配分も決められているため、ぐだぐだと長引くような進行を避けることができます。

アジェンダをきちんと活用するためには、「事前に全員に配布すること」「前もって目を通しておくこと」が重要です。

-全員にアジェンダを配布してもらえましたか?
-来週のセミナーのアジェンダを作成してください。
-お手元のアジェンダに沿って進めてまいります。

政治的な検討課題や行動計画もしくは政策

政府や官公庁などの公的機関では、「政治的な検討課題」「政策」の意味で用いられます。また、世界規模など、大規模な「行動計画」についても用いられ、施策名に使う場合には「アジェンダ○○」などという形で表現されることが多いでしょう。

-今後のアジェンダを立てるのに、専門家から意見を聞きたい。
-地球サミットで「アジェンダ21」が採択された。

アジェンダとレジュメの違い

アジェンダと間違われやすい用語に、「レジュメ」という言葉があります。レジュメも会議や講演会などで用いられる資料ですが、「要約・概略」という意味を持っています。

講演会を例に両者の違いについて説明するならば、講演会全体の流れやテーマなどが記載された進行表のようなものが「アジェンダ」、講師が発表する内容を要約した資料が「レジュメ」です。

アジェンダの書き方

会議の事前資料としてアジェンダを作成する場合には、目的や日時、場所、議題、時間配分など、必要な情報を明確に記載する必要があります。記載する一般的な項目は次のとおりです。

1.議題
(どんな会議なのかがわかるよう簡潔に)
2.開催日時
(間違いのないよう正確に)
3.開催場所
(必要に応じて、住所や地図も掲載)
4.参加者
(漏れや敬称ミスなどがないように)
5.目的
(会議の主旨を明確に)
6.議題と時間配分
(議案ごとに持ち時間を記載)

複数の議題がある場合には、それぞれの内容に適した時間配分をする必要があります。主に報告がメインであれば5分程度、意見を出し合うような議題であれば30分など。

参加者全員に時間を意識してもらうことで、話が横道にそれたりするのを防いだり、進行役が「あと5分しかないので」「時間ですのでこの件は……」などと発言しやすくなったりするでしょう。

アジェンダの見本

第4回○○○○会議

日時:2019年5月20日(金)13:00~15:00
場所:○○ビル3階 第2会議室
参加者:○○部長、○○工場長、○○……
目的:時間外と労務管理について、ライン作業における異物混入問題について

議題:
1.先月の時間外実績報告(5分)
2.労務管理の現状と課題(20分)
3.ライン作業における異物混入問題について(30分)


働き方改革による時間外削減や、プライベート重視の傾向が高まっている近年、最も無駄な業務の1つが「会議」といわれています。

アジェンダを上手に活用し、少しでもスムーズに有意義な会議が開催されるよう心がけましょう。