アジェンダの意味とは? - 使い方や書き方も解説【ビジネス用語】

入社してまだ1カ月。知らない用語が多すぎてついていけない。今週もまた、「今回のアジェンダは」「アジェンダ作成した?」なんて言葉が飛び交っていたけど、どういう意味? というわけで今回は、「アジェンダ」の意味や書き方、またレジュメとの違いについて解説します。

• アジェンダの意味や書き方を理解していますか?

アジェンダの意味とは

アジェンダは、「議題」「予定表」「重要な政治課題」などの意味を持つ英単語【agenda】から来たカタカナ用語です。予定表といった意味を持つことから、「スケジュール帳」にも【agenda】と書かれていることがあります。

政府や官公庁などの公的機関では、「政治的な検討課題」「行動計画」「政策」の意味で用いられていますが、一般的なビジネスシーンでは、主に会議や打ち合わせ、講演会やセミナーなどの場面で「議題」「議事日程」といった意味で用いられる事がほとんどです。

アジェンダを利用する３つのメリット

• 出席者全員が共通認識を持つことができる

会議に先立ちアジェンダを作成しておくことで、異なる立場の会議出席者の間で、共通認識を持って会議に臨めるようになります。

• 会議が効率的に進む

アジェンダを準備しておくと、会議の前に議題や議論すべき情報の共有ができるため、効率的に会議を進めることができるので、スピード感を持った議論が可能になり、プロジェクトのクオリティを高めることにもつながります。

• 意見交換がスムーズになる

アジェンダを通じて事前に会議で話し合いたい議題を共有しておくことで、出席者は会議までに発言したいことを考えることができます。そのためアジェンダは、会議中の意見交換をスムーズにするメリットがあります。

アジェンダの使い方と例文

アジェンダは1992年に開催された「地球サミット」をきっかけに、日本のビジネスシーンでも使われるようになったとされており、環境保全を目的とした「アジェンダ21」という規範が作成されて以降、日本のビジネスの現場でもアジェンダという言葉が浸透していったといいます。

なおビジネスシーンでは、アジェンダという言葉を使う際には、「議題」「議事日程」といった意味で、以下のフレーズのように使われることが多いです。

• 本日のアジェンダはこちらになります。
• 本日のアジェンダは、新商品のプロモーション施策についてです。
• 来週までに会議のアジェンダを作成し、出席者への配布をお願いします。
• アジェンダの配布は終わりましたか?
• お手元のアジェンダに沿って進めていきます。

アジェンダの例文とテンプレート

アジェンダの書き方

会議の事前資料としてアジェンダを作成する場合には、目的や日時、場所、議題、時間配分など、必要な情報を明確に記載する必要があります。記載する一般的な項目は次のとおりです。

1.議題
(どんな会議なのかがわかるよう簡潔に)
2.開催日時
(間違いのないよう正確に)
3.開催場所
(必要に応じて、住所や地図も掲載)
4.参加者
(漏れや敬称ミスなどがないように)
5.目的
(会議の主旨を明確に)
6.議題と時間配分
(議案ごとに持ち時間を記載)

複数の議題がある場合には、それぞれの内容に適した時間配分をする必要があります。主に報告がメインであれば5分程度、意見を出し合うような議題であれば30分など。

参加者全員に時間を意識してもらうことで、話が横道にそれたりするのを防いだり、進行役が「あと5分しかないので」「時間ですのでこの件は……」などと発言しやすくなったりするでしょう。

アジェンダとレジュメの違い

アジェンダと間違われやすい用語に、「レジュメ」という言葉があります。レジュメも会議や講演会などで用いられる資料ですが、「要約・概略」という意味を持っています。

講演会を例に両者の違いについて説明するならば、講演会全体の流れやテーマなどが記載された進行表のようなものが「アジェンダ」、講師が発表する内容を要約した資料が「レジュメ」です。

働き方改革による時間外削減や、プライベート重視の傾向が高まっている近年、最も無駄な業務の1つが「会議」といわれています。

アジェンダを上手に活用し、少しでもスムーズに有意義な会議が開催されるよう心がけましょう。