仕事をする中では、上司に飲み会に誘われたものの予定があって出席できない、クライアントに仕事を頼まれたがやむを得ない理由でできないなど、どうしても断らなければならない場面もあるだろう。そこで、今回は上司や取引先に対して断るときの言い回しについて、敬語コミュニケーション講師を務める山岸弘子さんにご解説いただいた。

上司や取引先に対して断るとき、どのように伝えるのがいいの?

上司や取引先に対して、誘いを断るとき

飲み会を断らなければならない場合を考えてみましょう。
1. まずは誘ってくださったことへのお礼を伝えます。
例:「本日はお誘いいただきまして、ありがとうございます」
2. 次に、理由を具体的に述べましょう。
例:「せっかくのお誘いですが～ (具体的な理由)」
3. 最後に一言
例:「また是非、お誘いいただけたら、有り難いです」
という3段階で伝え、誘ってくださった方への配慮を示すと良いと思います。

上司や取引先に対して、仕事の依頼を断るとき

定型:「クッション言葉＋断り＋代案」
上司や取引先の依頼をやむを得ず断らなければならない場合には、代案を出すことが望ましいでしょう。
例:「○日までには間に合いませんが、●日まででしたらできます」「現在、在庫がございませんが、来週には必ずご用意できます」などと代案を提示することで、周りからの信頼感が上がります。

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監修プロフィール:山岸弘子
敬語コミュニケーション講師
NHK学園で講師を務め、NHK「視点論点」にて敬語の解説を担当。
国内最大手航空会社社内教育、教師研修などに携わる。
著書に『あたりまえだけどなかなかできない敬語のルール』『臨床現場で求められるコミュニケーションのヒント』などがある。