社会人に必須! 「メールサンプル」の上手な使い方

書籍やネットに掲載されているメールサンプル。みなさんは、どのように活用していますか。「こんなとき、どう書いたらいいかな? 」そんな疑問を解消してくれるメールサンプルは、とても便利ですが、ちゃんと「自分のもの」にしていますか。

メールサンプルは、あくまでもサンプルですので、そのまま利用することは、お勧めできません。「書き直して使っています!」という方も、どこを直しているかがとても重要です。「宛名」「日付」などの固有情報を書き直すのは、基本中の基本。でも、それだけでは不十分であることを、ご存じでしょうか。

メールサンプルは、メールを書く時間を短縮し、相手の方に失礼のないメールを書くことができる、まさに一石二鳥のツール。上手に使うコツを覚えて、業務の効率化に役立てましょう。

キーワードは「自分らしさ」

メールサンプルの利用において、とても大切なこと、それは「自分の文章に近づける」ことです。例えば、同じ人が下記のような2つのメールを書いたとしたら、いかがでしょうか。

この違い、みなさんは、お分かりになりますか。この2つのメール文章の大きな違いは、「漢字の使い方」と「送り仮名の使い方」です。

小さなことですが、この違いは、読み手に「違和感」を与えます。まだ、お付き合いが浅い相手であれば、気付かないかもしれません。ところが、何度もメールでのやりとりをしていると、相手の文章の書き方や言葉の使い方がわかってくるようになります。

すると、上記のような普段のメールと違う「送り仮名」や「漢字使い」が、なんとなく違和感となり、「もしかして、サンプルを使っているのかな? 」と思われてしまう可能性があります。

こういった「違和感」を相手に与えないようにするために、メールサンプルの文章は、必ず普段自分が使っている「送り仮名」や「漢字使い」に変更するようにしましょう。それだけで、「自分らしい」文章に近づけることができます。

「言葉使い」にも「自分らしさ」を

もうひとつ、「違和感」の原因になるのが、「言葉使い」です。例えば、次の2つのメールを比較してみましょう。

このように、普段カッチリとした印象の言葉使いでメールを書く人が、急にやわらかい印象の言葉を使っていると、「あれ? ○○さんが書いたメール? 」という「違和感」につながります。

自分が普段あまり使わない言葉を使っているメールサンプルを利用したときは、必ず「自分の言葉」に置き換えるようにしましょう。

よく使う文の「マイルール」が便利!

メールを書くときによく使う「よろしくお願い申し上げます」という文は、様々な書き方が考えられます。

・よろしくお願い申し上げます
・宜しくお願い申し上げます
・よろしくお願い申しあげます

こういった「よく使う文」は、どのように書くか、自分なりのルールを決めておくと良いでしょう。

例えば、私は下記のような「マイルール」を決めています。

・よろしくお願い申し上げます
・ご連絡いたします
・お知らせください

基本的に、「いたします」「ください」など、漢字とひらがなで迷う言葉は、ひらがなで書くのが私の「マイルール」です。ひらがなの方が「やわらかい」印象になるため、好んで使っています。

普段自分が使う文の書き方を決めておくと、メールサンプルを使ったとき、「どっちの言葉使いにしよう」「漢字がいいかな? ひらがながいいかな?」と迷わずに、自分のルールに当てはめて修正することができます。

このように、メールサンプルを利用するときは、いかに「自分の文に近づけるか」が、とても大切です。そうすることで、「サンプル」だったメールの文章を、「あなたの文」にすることができるのです。